外事出國業(yè)務管理特點與技巧

洪小岑

中交第三航務工程勘察設計院有限公司 上海 200032

隨著中交集團“一帶一路”建設的開展，公司在海外工程項目的承攬與拓進，外事外派任務也日益繁重，國外項目考察、跟蹤和海外已簽合同需現(xiàn)場設計和施工的任務，使出國人員大幅增加，外事管理和服務的工作量也相應加大，在不斷變化的新環(huán)境、新情況中，只有通過科學掌握外事出國業(yè)務管理的關鍵，才能發(fā)揮出外事工作的作用，保障出國人員順利完成出國任務。

1 外事出國業(yè)務管理的種類

外事出國業(yè)務的管理工作可以分為五大類，分別是：

1.1 出國（境）團組的立項和審批

主要針對因公出國（境）請示報告的審核，明確申請出國的人員名單、目的地、業(yè)務事項、執(zhí)行任務性質和在當?shù)赝Ａ舻臅r間、在境外費用的支付方等內容填寫的是否完整清楚。

1.2 因公護照辦理及管理

核驗因公出國（境）人員的護照、收集申請人的個人資料（包括身份證、戶口本、個人簽名和指紋的采集等，及時受理出國人員的護照申辦，登記、發(fā)放，并按時收回回國人員的護照，妥善保管護照并進行定期檢查等。

1.3 因公出國（境）團組簽證辦理

在上級同意了出國團組的出國（境）執(zhí)行任務事項后，外事人員就要查看一下所赴國家的出行條件，當目的國家為免簽證國，或者該國可以在抵達時辦落地簽入境的，則需要上級外事部門開具出境證明，為團組準備好對方邀請函等相關資料，以保證人員順利成行。

當所赴國家需要辦理簽證的，要提前收集人員的各項信息，預留出上級每個審批環(huán)節(jié)以及領館簽證的工作日時間，按時按刻的為出國人員辦好手續(xù)。

1.4 外事教育培訓

主要對首次出訪團、首次出國（境）的成員進行常規(guī)的外事培訓，包括涉外常識、整個行程的航班路線、當?shù)氐娘L俗人情、氣候、外事紀律、財務報銷制度，還有財物和人身安全等，并為長期出國開展境外工作的人員提供海外防恐培訓。

1.5 因公出國（境）相關費用核算

主要審查出國（境）費用，將項目金額與各種票據進行核驗，檢查外幣補助和各種報銷單據，核算沒有單據的報銷數(shù)額，出具外幣報銷單等其他工作[1]。

2 外事出國業(yè)務管理的特點

因公出國管理制度是我國特有的管理體制，所有企事業(yè)單位和地方政府都有相應的外事部門，歸口管理、審批出國任務和出國人員，集中管理因公護照和簽證。雖然現(xiàn)在的世界越來越開放，個人出國也方便了，但我們是央企單位，集團按照國家制度也規(guī)定我們下屬公司不能持因私護照執(zhí)行公務活動。在工作的矛盾中我們不斷摸索經驗，理順環(huán)節(jié)，為公司實現(xiàn)年度經營目標著想，結合生產的形勢，我們外事繼續(xù)履行好管理的職能[2]。

2.1 出國審批的嚴格性

收到出國的請示，嚴格審核對外出訪任務、核查申請人提交的各種材料、對人員的行程安排等方面內容，必須要求實事求是，不管是黨政干部的出訪考察，還是跟蹤國外項目的申請，都必須嚴格按照規(guī)章進行審核。

有明確公務內容和公務目的。根據真實的海外項目（公務內容）立項。

依據工作需要進行派遣。出國人員必須服從工作安排，具備完成相關任務的能力和經驗，將工作需要放在第一位，嚴禁出現(xiàn)關系出國、輪流出國等現(xiàn)象。必須派遣相應的專業(yè)人員出國執(zhí)行任務，。出訪費用必須嚴格依照財政規(guī)定執(zhí)行，嚴格控制出國經費，不能接收客戶的資助。嚴格控制出國經費，應依照國家標準執(zhí)行。

堅持小而精的組團原則。團組結構設置要合理，對相同單位和部門的主要領導，在通常情況來講不允許在同一團組中出訪、或在同時分別出訪相同國家。在隨團人員的安排上必須要求人員的專業(yè)水平和能力，合理規(guī)劃出訪路線。

注重出訪效果。在結束任務回國后，應及時總結經驗，提交出訪報告，積極落實出國考察項目，鞏固考察成果。

2.2 出國手續(xù)辦理的高效性

為了確保出國人員在規(guī)定時間里順利出國，從出國任務有立項時，外事專管人員就可以有計劃、按程序的行使外事管理職能并盡可能提供完善的服務。具體到出國團組的上報審批、簽證時間的預留、行程方案的預訂和確認、行前教育、出國費用的保障和成行。在團組回國后，督促盡快上繳因公護照，給出國人員審核境外時間，在外費用津貼的報銷。同時，應該加強各種臺賬的管理，特別是長期有效簽證臺賬，對持有美國、加拿大、英國等國的持有長期簽證的人員進行匯總，為團員下次出行提供參考。

2.3 外事教育培訓的嚴肅性。

外事管理應注重行前事項教育和安全培訓的工作，防患于未然。在出國前提醒人員遵守政治紀律和保密紀律等，對執(zhí)行海外工程業(yè)務的人員要進行海外防恐培訓等。我們外事部門對常規(guī)的國家和地區(qū)制定了相關的出入境須知，包含當?shù)氐娘嬍沉晳T、宗教信仰、禁忌、海關規(guī)定等，并由外事專員對出國人員進行統(tǒng)一詳細講解。在對長期赴境外開展項目工作的人員進行外事教育培訓時，還著重要求提高人員自身的防范意識和避險能力。

3 外事出國業(yè)務專管人員應具備的素質和工作技巧

3.1 外事專管人員必須具備良好的政治素養(yǎng)

外事工作具有政治性、政策性、協(xié)調性、技巧性、時效性和服務性的特點。外事出國業(yè)務管理人員必須具備堅定的政治立場和良好的道德修養(yǎng)。平時要信仰組織，依靠政府的力量，保證出國事項能夠“找得到人，講得上話，辦得成事”，讓出國人員能夠順利成行。千萬不能因出國人員著急出國，嫌辦手續(xù)麻煩耽誤事而“病急亂投醫(yī)”，聽取不恰當?shù)慕ㄗh把護照交給旅行社辦理等等，這些都是嚴重違反政策和紀律的。外事專管人員必須具備優(yōu)秀的工作作風，對待工作認真負責，能夠準確及時地完成相關工作[3]。

3.2 外事專管人員必須具備相應的業(yè)務技能

在今天互聯(lián)網高速發(fā)展的時代，“世事如棋局局新”，站在新高度，眺望全世界，以我們外事人員的綿薄之力總有無法企及的新知識新領域新問題需要解決，經常會遇到新的挑戰(zhàn)。外事工作管理人員一定要不斷吸收先進知識經驗，根據國家和社會的發(fā)展需求，不斷提高自身的業(yè)務技能和外事工作能力。

3.3 外事專管人員還應具備全局意識和服務意識

現(xiàn)在企業(yè)都要考慮經濟效益，對外事人員也要進行考核。外事工作人員不能局限于片面的管理，還要顧全大局考慮節(jié)約成本的需要，貫徹“勤儉辦外事”的方針，本著務實、高效、精簡、節(jié)約的原則開展工作，努力提高工作效率和工作質量。譬如對出國人員的行程安排有多種途徑和多種方案，外事工作如果提前了解情況，早做準備多想辦法，還是可以為海外業(yè)務節(jié)省簽證和交通費用的成本開支的。將外事管理與服務有機統(tǒng)一，不斷探索管理的效率，把管理溶于服務之中，在公司“統(tǒng)一領導、歸口管理”中不斷完善本單位的規(guī)章制度和審批程序，以實現(xiàn)外事工作的科學化、制度化、規(guī)范化和程序化，使外事管理工作能夠健康有序地進行，真正成為為生產經營、對外交往活動服務的有機組成部分。不斷提高管理成效和服務水平[4]。

同時，外事出國業(yè)務管理人員必須加強服務意識。在公司大力承攬海外項目，進一步擴大對外交往范圍的背景下，保證海外業(yè)務合同的執(zhí)行成了公司經營的重點工作，外事管理工作為適應形勢的發(fā)展準確定位于服務海外業(yè)務拓展、服務生產經營和改革發(fā)展這一中心任務上，始終堅持正確的工作方向為企業(yè)發(fā)展提供服務。在有計劃、按程序的行使外事職能管理的同時，盡可能為出國人員提供完善的“一條龍”服務，有時工程迫切、時間緊急，還爭分奪秒一環(huán)套一環(huán)的聯(lián)絡好，加班加點的填好簽證表，及時送進使領館，并銜接好飛機航班及其它出國準備工作，保證出國人員能按時順利的出國完成任務。

4 結語

綜上所述，在新中國成立后特別是改革開放以來，我國外事出國業(yè)務管理工作變得尤為重要。在開展工作過程中，應根據外事出國業(yè)務類型，合理開展不同業(yè)務工作，在審核階段，應該嚴格按照相關制度規(guī)定，對人員資格和提交材料進行仔細的審查。同時，應該明確出國團組的出國任務和內容，對參與國際會議應注意符合相關的國家規(guī)定。在派遣人員時，應該嚴格按照工作需要，不得出現(xiàn)輪流出國等行為，在對人員進行外事教育培訓時，應根據出國人員的類型開展相應的培訓活動。最后，對外事出國業(yè)務管理人員的素質提出了要求，為優(yōu)化外事部門的工作效率，將管理與服務相結合，不斷提高我國的外事部門工作水平。