檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題

嘎日迪

內(nèi)蒙古交通設(shè)計研究院有限責任公司 內(nèi)蒙古呼和浩特 010010

檔案管理的信息化建設(shè)是推進部門單位信息化建設(shè)的關(guān)鍵要素。檔案管理的信息化建設(shè)需要通過正確的定位，以實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展為目標，從全方位對檔案信息進行科學規(guī)劃，通過信息化的建設(shè)來提高對信息資源的利用率，從而可以在部門單位內(nèi)實現(xiàn)信息資源的真正的共享，從而可以為部門單位的發(fā)展提供推動力。

1 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)期間存在的不足

1.1 人才建設(shè)存在的不足

受檔案工作人員知識素養(yǎng)、技術(shù)能力、專業(yè)背景的影響，使得工作過程中對計算機信息系統(tǒng)功能、用戶需求等理解存在誤區(qū)，影響信息系統(tǒng)建設(shè)工作的深入開展，也無法對用戶需求進行分析，導致用戶的參與度低，雙方無法進行交流，用戶的眾多需求無法在系統(tǒng)建設(shè)期間實現(xiàn)。這一問題的出現(xiàn)，主要是企業(yè)單位人才不足，企業(yè)單位缺失專業(yè)性和復合型人才，對現(xiàn)有人才也沒有再教育和培訓，以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設(shè)[1]。

1.2 缺少科學化的系統(tǒng)規(guī)劃

近年來我國的檔案管理系統(tǒng)雖然有所發(fā)展，但是在實際建設(shè)過程中依然存在許多問題需要解決。系統(tǒng)建設(shè)和檔案管理發(fā)展目標如果與戰(zhàn)略目標相違背，就會影響系統(tǒng)的正常建設(shè)。部分項目已建成系統(tǒng)解決問題的效率比較低下，導致其難以滿足當前社會環(huán)境的變化以及當前組織變革需求，也會影響到工作的正常進行。一些地區(qū)的組織結(jié)構(gòu)比較陳舊，導致內(nèi)部管理存在滯后的問題，且工作人員的個人素質(zhì)比較低，嚴重影響了檔案管理信息系統(tǒng)的正常建設(shè)。因為國內(nèi)檔案管理工作開展的比較落后，且相對應(yīng)的技術(shù)方案也不夠合理，所以導致系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)運行、系統(tǒng)維護標準存在滯后性，與檔案管理相接軌的規(guī)范也比較混亂。檔案管理方面的資源存在短缺的問題，且項目的經(jīng)費投入比較少，但是相關(guān)部門的領(lǐng)導卻對檔案管理系統(tǒng)建設(shè)提出了很高的要求，這種低投入高要求的工作模式嚴重影響著國內(nèi)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的正常進行。上述問題的產(chǎn)生，主要是因為當前人們過分關(guān)注如何去建設(shè)管理信息系統(tǒng)，但是卻缺少對管理信息系統(tǒng)的關(guān)注程度，導致相關(guān)部門的工作人員缺少系統(tǒng)化檔案建設(shè)方案思考，對后續(xù)工作的影響較大。

1.3 系統(tǒng)開發(fā)過程中用戶參與程度低

用戶在管理活動中的信息需求是管理信息系統(tǒng)各階段工作的重要依據(jù)由于專業(yè)背景不同信息系統(tǒng)專業(yè)人員對用戶需求的理解和用戶對計算機化的信息系統(tǒng)功能的理解只能隨著建設(shè)工作的進展逐步加深在多數(shù)系統(tǒng)建設(shè)過程中用戶參與程度低系統(tǒng)建設(shè)工作主要由信息系統(tǒng)專業(yè)人員承擔信息系統(tǒng)專業(yè)人員所習慣的工作結(jié)果的描述方式用戶難以理解雙方缺乏有效的溝通用戶的許多需求難以表達在建設(shè)過程中也難以反映出來.

2 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中應(yīng)注意的幾個問題

2.1 注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，為系統(tǒng)建設(shè)儲備人才

檔案管理工作是一個專業(yè)性要求嚴格的崗位，要求工作人員熱愛自己的本職工作，明確自身的職責，忠于職守并愛崗敬業(yè)，也要求檔案管理人員具備扎實的理論知識和科學知識，具有實際操作能力和管理能力等。為了更好地應(yīng)用信息技術(shù)進行檔案管理工作，建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，明確教育培訓目標，對工作人員進行科學知識、專業(yè)知識、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓，這樣才能完善人才的知識和技能，不斷提高自身，更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應(yīng)提高對自己的要求，在工作期間，不斷學習，尋找差距，迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結(jié)，不斷豐富文化知識素養(yǎng)，盡快掌握工作需要的先進技術(shù)，使自己的能力滿足崗位需求。

2.2 提高計算機信息化素養(yǎng)為檔案信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)

檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，愛崗敬業(yè)，既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識在工作中不斷提高文書檔案管理質(zhì)量提高其利用率掌握一定的先進技術(shù)具備一定的信息能力使自己的能力適應(yīng)日新月異的科學技術(shù)的需要。

2.3 做好檔案管理信息化建設(shè)工作

檔案管理信息化，是我國檔案管理十分關(guān)鍵的一個內(nèi)容，同時也是保證檔案管理正常進行的關(guān)鍵問題之一?？茖W且規(guī)范的檔案管理，可以衡量單位業(yè)績水平以及單位的整體管理工作水平，可以將其當作標桿來對待。保證檔案管理工作規(guī)范化以及檔案管理工作標準化的基本工作目標，就是要從根本上提升檔案保管利用價值，讓檔案保管利用價值可以最大化的發(fā)揮出來，方便后期檢索。將以本單位為主作為立卷歸檔最關(guān)鍵的問題，結(jié)合各種相關(guān)方法來實現(xiàn)目標，做好目標管控。在工作開展的過程中，多關(guān)注下述三方面的問題；首先保證文件立卷以及文件歸檔工作實效性，其次要做好立卷歸檔分工工作，最后要將以本單位為主的理念深入到歸檔原則條件下，并保證其完整性。因為當前社會發(fā)展速度比較快，各種信息化技術(shù)、理念層出不窮，在極短的時間內(nèi)就會進行一次改動，所以檔案管理工作部門必須要做好對應(yīng)的系統(tǒng)建設(shè)工作，并時刻關(guān)注最新的工作理念、工作方法，隨時對檔案管理系統(tǒng)進行更新，保證其可以滿足當下社會發(fā)展要求[2]。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理是為滿足社會需要進而開展的相關(guān)信息的存檔和編輯的過程檔案管理工作的范圍較廣、工作量大。因此傳統(tǒng)的檔案管理方法很難實現(xiàn)理想化的檔案管理由于信息技術(shù)發(fā)展的不斷深入檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)是檔案管理發(fā)展進程中的重要里程碑為提供真實有效的材料依據(jù)以及信息化資源平臺建設(shè)都有著重要的意義同時也是我國檔案管理工作發(fā)展的新標志。