淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

文/王青 果帥珂 李小翠 王敏 宋昕 李汝恬，遼寧電力中心醫(yī)院

在社會經(jīng)濟迅速發(fā)展的背景下，信息技術(shù)得以迅速發(fā)展。當下我國已然進入了信息時代，信息管理與信息應(yīng)用已然成為了我國社會經(jīng)濟發(fā)展的重要舉措。檔案信息化管理工作可謂是一項十分復(fù)雜的工程，能夠有效提升檔案管理工作效率與質(zhì)量。但是當前檔案管理工作依舊存在諸多問題，嚴重影響到了檔案管理工作的順利開展。鑒于此，本文深入分析“信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策”具有極為重要的現(xiàn)實意義。

1　信息時代檔案管理工作面臨的諸多問題分析

1.1　缺乏規(guī)范的檔案管理信息化標準

傳統(tǒng)檔案管理工作要想實現(xiàn)信息化管理，就需要推廣使用各種檔案管理軟件。雖然檔案管理軟件能夠?qū)n案內(nèi)容實現(xiàn)信息化與數(shù)據(jù)化，但是依舊存在諸多問題，具體表現(xiàn)在系統(tǒng)建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不協(xié)調(diào)，造成檔案信息難以實現(xiàn)共享，同時由于不同軟件的兼容性不一致，導(dǎo)致一些系統(tǒng)難以滿足當前需求[1]。此外，我國并沒有建立統(tǒng)一的信息化標準，不利于檔案信息化管理工作的開展。

1.2　檔案安全性不足

通常情況下，電子檔案管理系統(tǒng)的登陸需要兩個環(huán)節(jié)的保護，具體為登錄名的驗證以及密碼保護。但是一旦密碼或者用戶名泄漏，將會讓一些不法分子惡意進入系統(tǒng)當中，盜用信息或者更改信息，這樣一來嚴重影響到了檔案使用的安全性。

1.3　缺乏完善的法規(guī)體系

近年來，我國對檔案管理工作引起了高度重視，并且頒布了相應(yīng)的法規(guī)，但是檔案信息化管理法規(guī)并不是十分完善，難以滿足時代發(fā)展的實際需求。這一問題已然受到了重視，并定期更新檔案管理法規(guī)，為檔案信息化管理提供相關(guān)法律依舊。然而實際情況是檔案信息化管理的實現(xiàn)并不是一日之功，還需要長時間實踐與修正。

2　信息時代檔案管理工作問題相對應(yīng)的解決措施分析

2.1　加強信息化建設(shè)，確保管理軟件兼容

信息時代檔案管理工作實現(xiàn)信息化管理是一項十分重要的工作，信息化管理主要目的是實現(xiàn)檔案信息共享，以此充分發(fā)揮檔案信息的價值。為此，檔案管理部門首先需要加強信息化建設(shè)，具體為采用當前最為先進的信息技術(shù)，同時實現(xiàn)檔案自動化處理，從而有效提升檔案檢索效率[2]。此外，為了確保檔案信息化建設(shè)早日完成，就需要檔案管理部門對各系統(tǒng)進行編程，利用計算機技術(shù)對檔案信息實現(xiàn)自動分類，并進行存儲，以此實現(xiàn)軟件的兼容。這樣不僅僅有助于實現(xiàn)檔案信息的共享，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)化，有利于長時間保存。

2.2　制定統(tǒng)一規(guī)范的檔案信息化管理標準

檔案管理部門制定統(tǒng)一規(guī)范的檔案信息化管理標準對檔案管理工作的開展具有極為重要的現(xiàn)實意義。尤其是在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案信息化管理手段的增多，就需要制定統(tǒng)一規(guī)范的管理標準，才能為檔案管理工作的開展提供一定的指導(dǎo)。值得注意的是在實際管理過程中，必須采取有效措施落實這一標準，避免管理標準的流于形式。除此之外，在實際管理過程中，需要實施責任制，并明確各崗位的工作內(nèi)容，才能確保日常檔案管理工作順利開展，從而有助于促進檔案信息化管理水平的提升。

2.3　提升檔案安全性與完善相應(yīng)法規(guī)

檔案信息的安全直接關(guān)系社會經(jīng)濟發(fā)展，為此有必要提升檔案信息的安全性，具體為更新管理理念，提升檔案管理人員的安全意識。最為主要的是對檔案管理系統(tǒng)實施監(jiān)控，避免不乏分子侵入[3]。除此之外，檔案管理部門需要在計算機系統(tǒng)當中安裝最新版本的殺毒軟件，定期做好殺毒工作，同時做好檔案信息數(shù)據(jù)備份，以此提升檔案的安全性。

檔案信息化管理的安全保障，關(guān)鍵在于是否具有完善的相應(yīng)法規(guī)。為此，相關(guān)部門需要結(jié)合時代需求，深入分析當前檔案管理需求，對當前檔案信息化法規(guī)加以完善，以此滿足檔案信息化管理發(fā)展需求。

3　結(jié)語

綜上所述，隨著社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展，人們對檔案信息的重視度逐漸增加。尤其是在信息時代，檔案管理作為企業(yè)日常管理工作尤為重要的一部分，直接關(guān)系到企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。為此，檔案管理部門需要更新傳統(tǒng)管理理念，注重信息化建設(shè)，制定統(tǒng)一規(guī)范的檔案信息化管理標準、提升檔案安全性與完善相應(yīng)法規(guī)，才能確保檔案管理效能的充分發(fā)揮。

【參考文獻】

[1]魯明君.議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].經(jīng)貿(mào)實踐,2017,19:186.

[2]王學(xué)武,馬迎秋,于長海.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策探析[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2017,17:65-66.

[3]都業(yè)慧.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].赤子(上中旬),2017,07:208.