研究信息化在高校人事管理工作中的運(yùn)用

文/王若斐，四川外國語大學(xué)成都學(xué)院

1 人事管理信息化帶來管理觀念的變化

管理信息化從根本上是要為管理提供服務(wù)。在人事管理信息化的過程中，管理的服務(wù)職能凸顯，更加強(qiáng)調(diào)人本管理。

1.1 人事管理信息化提高了人本管理的可能性。人事管理信息系統(tǒng)大體上由人事檔案管理、學(xué)院部門管理、合同管理、薪酬管理、社保管理、績效管理、考勤管理、培訓(xùn)管理、招聘管理以及系統(tǒng)管理這十大功能組成。目前已經(jīng)有比較多的高校開發(fā)了自己的人事管理系統(tǒng)。在人事管理系統(tǒng)中，教職工可以選擇性地看到自己的基本信息，可以在線提交業(yè)務(wù)并隨時(shí)關(guān)注業(yè)務(wù)的流程動(dòng)態(tài)，可以看到考核以及績效評(píng)價(jià)的結(jié)果，相關(guān)的通知公告也可以在人事信息系統(tǒng)中一站式獲得。這種溝通與交流的直接性以及獲得信息的便利性大大提高了教職工參與管理的幅度。在教職工參與管理的過程中，用價(jià)值觀來培育和強(qiáng)化教職工的歸屬感、滿意感、成就感和責(zé)任感，讓他們感覺到自己是值得信賴和尊重的，激發(fā)了教職工的進(jìn)取心和創(chuàng)造性，為文化管理的最高層次開辟了通道。

1.2 人事管理信息化提高了人本管理的必要性。人事管理不只是人事部門的管理，而是一個(gè)實(shí)現(xiàn)學(xué)校整體發(fā)展藍(lán)圖的工具。通過有效的人事管理，可以實(shí)現(xiàn)學(xué)校的總體發(fā)展目標(biāo)與規(guī)劃，體現(xiàn)各學(xué)院、各部門的發(fā)展方向與重點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)教職工個(gè)人的職業(yè)生涯規(guī)劃。因此人事管理要?jiǎng)?chuàng)造條件支持學(xué)校各學(xué)院、部門以及學(xué)校教職員工的積極參與，提供信息溝通與交流的平臺(tái)，發(fā)展以教職工為中心的激勵(lì)、創(chuàng)新和參與的人事管理環(huán)境。

信息化使得人力資源管理從簡單的重復(fù)勞動(dòng)中解放出來，從單一的、自上而下的管理模式向互動(dòng)、多方位、專業(yè)化的方向發(fā)展，促進(jìn)了全員參與管理，形成了新的互動(dòng)管理的局面，人本理念逐步提升，在管理過程中更強(qiáng)調(diào)“關(guān)心人、理解人、尊重人、保障人”。

2 人事管理信息化帶來管理機(jī)構(gòu)的重組

在一個(gè)組織機(jī)構(gòu)中，根據(jù)機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)以及人員的具體情況，以提高效率為準(zhǔn)則，對(duì)于管理層次和管理幅度的劃分應(yīng)該有一定的比例。一個(gè)組織機(jī)構(gòu)成功的關(guān)鍵問題就是處理好管理層次與管理幅度之間的關(guān)系。傳統(tǒng)組織的特點(diǎn)表現(xiàn)為層級(jí)結(jié)構(gòu)，當(dāng)組織的規(guī)模擴(kuò)大時(shí)，提高效率的有效辦法是增加管理層次。但是在信息化社會(huì)中，由于信息技術(shù)的應(yīng)用，信息處理渠道的增多，信息溝通與交流加強(qiáng)，也可以通過增加管理幅度來提高效率。當(dāng)一個(gè)機(jī)構(gòu)不是通過增加管理層次而是通過增加管理幅度來提高效率時(shí)，其組織形式就會(huì)趨于扁平化。這一改變使得組織結(jié)構(gòu)緊湊、干練，反應(yīng)迅速，各層級(jí)之間的溝通快速順暢，合作協(xié)調(diào)關(guān)系加強(qiáng)。

從根本上來看，信息化也是一個(gè)過程，是一個(gè)技術(shù)+管理變革+人員素質(zhì)+業(yè)務(wù)流程整合和優(yōu)化的過程，其目標(biāo)是給相關(guān)的組織和人員提供便利，提高效率與管理功效。在信息化的過程中，需要對(duì)管理流程、工作方法進(jìn)一步梳理，優(yōu)化管理流程，這一過程帶來人事組織機(jī)構(gòu)的進(jìn)一步重組。

3 人事管理信息化帶來管理水平的提高

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校的人力資源管理也進(jìn)入了資源整合階段，其表現(xiàn)為：人事管理不再僅僅是人事管理，而應(yīng)該以高校的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)為依托，以人事管理信息化為契機(jī)，實(shí)現(xiàn)人事、財(cái)務(wù)、教學(xué)、科研等管理系統(tǒng)的一體化，實(shí)現(xiàn)總體管理水平的提高。這個(gè)具體體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。

3.1 實(shí)現(xiàn)了各部門的資源共享，各個(gè)系統(tǒng)的管理都必須以基本的數(shù)據(jù)為依據(jù)，人事管理信息化的過程也是基本數(shù)據(jù)信息化的過程。通過對(duì)基本數(shù)據(jù)的有效管理，學(xué)校各部門都可以對(duì)這些數(shù)據(jù)加以利用，實(shí)現(xiàn)了各部門的資源共享。人事信息系統(tǒng)使原本獨(dú)立的管理模塊有了互相溝通的紐帶，加強(qiáng)了各部門之間的溝通和協(xié)作。

3.2 提升了人事部門的服務(wù)水平 ，人事部門作為服務(wù)部門，在組織中具有承上啟下的作用，教職工、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及主管部門都會(huì)對(duì)人事管理工作提出更多、更高的要求。人事管理信息化使人事部門由簡單地提供人力資源信息轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┤肆Y源管理知識(shí)和解決方案，其強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)和分析報(bào)表功能使管理者能夠在第一時(shí)間了解和掌握教職工的詳細(xì)信息，經(jīng)過研究、分析，使決策者更加準(zhǔn)確、高效地進(jìn)行管理。

4 人事管理信息化給高校人事管理帶來的啟示

要抓住信息化的機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化 在信息化的過程中，不能把辦公自動(dòng)化簡單地等同于信息化，要抓住信息化的機(jī)遇，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理和改革。人事管理信息化從根本上說， 就是從流程、指標(biāo)、職責(zé)、權(quán)限等各個(gè)方面深刻規(guī)范高校人事管理過程，把高校人事管理的全部流程、標(biāo)準(zhǔn)、制度等重新深入細(xì)化，對(duì)原來的管理業(yè)務(wù)流程做重新思考和徹底的重新設(shè)計(jì)，用計(jì)算機(jī)語言進(jìn)行深層次的規(guī)范，把標(biāo)準(zhǔn)固化到管理細(xì)節(jié)中去。流程優(yōu)化的過程堵住了粗放式人事管理的漏洞，降低了管理成本，提高了工作效率。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化可以按照以下四個(gè)步驟來進(jìn)行：第一，改變思維習(xí)慣，樹立業(yè)務(wù)工作的流程觀。第二，分析關(guān)鍵成功要素，確定關(guān)鍵流程，對(duì)問題嚴(yán)重、機(jī)能失調(diào)的流程以及舉足輕重、影響巨大的流程制定切實(shí)可行的流程方案。第三，對(duì)現(xiàn)行流程重新設(shè)計(jì)。第四，實(shí)施新流程并獲得反饋。

5 結(jié)束語

人事信息系統(tǒng)的作用不僅僅是減少工作量，更大的作用是規(guī)范人事管理工作，以適應(yīng)各管理信息系統(tǒng)的信息對(duì)接；同時(shí)要協(xié)調(diào)好職能部門與集成的管理需求之間的矛盾，建立合理的工作流程。高校人事管理信息化給人事管理帶來了巨大的變革，學(xué)校在尋求進(jìn)一步發(fā)展的過程中，要抓住信息化的機(jī)遇，科學(xué)理解，慎重實(shí)施，循序漸進(jìn)，全面落實(shí)，積極進(jìn)行機(jī)構(gòu)變革以及管理觀念的革新，使信息化的過程和管理的過程相互促進(jìn)，為高校事業(yè)又好又快發(fā)展提供助力。