街道辦事處檔案管理現(xiàn)狀分析及對策探討

文/陳曉輝，山東省萊陽市城廂街道辦事處

近年來伴隨我國社會與經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，再加上城鎮(zhèn)化步伐的不斷深入，街道辦事處的作用變得愈發(fā)關(guān)鍵，社會各界對于街道辦事處的重視程度也就越來越高。街道辦事處檔案其不僅屬于街道辦事處管理、服務(wù)以及發(fā)展的真實(shí)歷史記錄，同時(shí)也是經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、計(jì)劃制定、問題處理以及管理優(yōu)化的重要依據(jù)，是否能夠加強(qiáng)檔案管理直接關(guān)系到街道辦事處各項(xiàng)工作的開展。因此，如何加強(qiáng)街道辦事處檔案管理就成為當(dāng)前急需解決的重要課題。

1 街道辦事處檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較差

因?yàn)椴糠纸值擂k事處本身經(jīng)濟(jì)方面的制約，再加上思想方面對于檔案管理的認(rèn)知不足，往往在檔案管理方面的資金投入存在不足?？v觀當(dāng)前街道辦事處的檔案管理?xiàng)l件，檔案室整體較為簡陋，甚至存在作為雜物堆房間的情況。與此同時(shí)，因?yàn)橘Y金方面的限制，檔案管理僅僅是簡單的配備了電腦，但這些電腦本身的年代較長，性能顯然已經(jīng)難以滿足當(dāng)前這個(gè)時(shí)代的相關(guān)要求。

1.2 檔案管理規(guī)章制度不完善

因?yàn)閮?nèi)部對于檔案管理的認(rèn)知存在缺失，導(dǎo)致街道辦事處在檔案管理實(shí)際工作中存在松散的現(xiàn)象，有關(guān)檔案管理的收集、整理、儲存、使用等諸多流程均缺乏系統(tǒng)的管理制度，傳統(tǒng)的管理制度僅僅簡單的描述了上述流程，并沒有針對對應(yīng)的職責(zé)、任務(wù)進(jìn)行明確的劃分，使得檔案管理制度流于表面形式。

1.3 檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，各行各業(yè)都在進(jìn)行著全面的轉(zhuǎn)變，檔案管理自然也不例外。信息化帶來的檔案行業(yè)更新，對廣大檔案管理人才提出了更高的要求。但是，從街道辦事處檔案管理隊(duì)伍當(dāng)前情況來看，綜合素質(zhì)參差不齊是普遍存在的問題。具體來說，主要是因?yàn)橐韵略蛩l(fā)：其一，檔案管理人員大部分都是采用面向社會公開招聘的方式，其本身具有雙向選擇性，這就使得檔案人員本身存在較大的流動性；其二，大部分街道辦事處因?yàn)樽陨磉\(yùn)轉(zhuǎn)方面的原因，往往會將人員編制壓到最低，兼職的情況極為常見。

2 街道辦事處檔案管理工作的優(yōu)化措施與建議

2.1 加強(qiáng)檔案管理軟硬件建設(shè)

信息化時(shí)代，為全面保障街道辦事處檔案管理工作的有序開展，加強(qiáng)檔案管理軟硬件建設(shè)至關(guān)重要。對于街道辦事處傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，其需要建立良好的保存環(huán)境；對于信息化檔案而言，則需要良好的軟硬件作為支持。根據(jù)街道辦事處實(shí)際情況來說，應(yīng)當(dāng)高度重視檔案室環(huán)境的建設(shè)，注重防蟲、防火、防潮以及通風(fēng)的改善，保障紙質(zhì)檔案的完全儲存。與此同時(shí)，街道辦事處還需要加大檔案管理的投入力度，把信息化建設(shè)相關(guān)的投入納入到街道辦事處年度預(yù)算當(dāng)中，針對硬件設(shè)備進(jìn)行全面的更新，包括高性能計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等，為各種新興信息化技術(shù)的引入奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。針對檔案管理軟件，可以嘗試外包的方式，針對軟件進(jìn)行針對性的優(yōu)化，使其更為符合街道辦事處檔案管理實(shí)際情況，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的有序推進(jìn)。

2.2 建立健全檔案管理規(guī)章制度

根據(jù)上文分析，基于街道辦事處檔案管理規(guī)章制度方面的問題，需要全面參考街道辦事處檔案管理現(xiàn)實(shí)情況，全面完善檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度。具體來說，需要基于檔案管理一整個(gè)流程著手。其一，建立健全檔案資料收集制度。街道辦事處應(yīng)當(dāng)主動完善從各個(gè)部門收集檔案的規(guī)章制度，針對檔案管理收集范圍、收集流程、收集途徑以及獎懲體系等均需要進(jìn)行全面的規(guī)定，使得檔案管理部門能夠與其他部門、員工進(jìn)行有效的配合。其二，全面理順內(nèi)部各個(gè)部門之間的管理關(guān)系，明確檔案管理工作人員對應(yīng)的職責(zé)，針對檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的分工，比如檔案收集、整理、立卷歸檔以及使用等，均需要建立一套系統(tǒng)的制度進(jìn)行管理，以此來針對檔案管理工作進(jìn)行全面的協(xié)調(diào)管理。其三，保障任務(wù)下達(dá)與提出文件材料之間的歸檔同步，檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查文件材料同步，驗(yàn)收、鑒定成果與驗(yàn)收、鑒定檔案同步，上報(bào)登記和評審成果與檢查檔案歸檔情況同步，讓檔案管理工作能夠與街道辦事處各項(xiàng)工作進(jìn)行有效的銜接，將檔案的作用充分發(fā)揮出來。

2.3 重視檔案管理隊(duì)伍培養(yǎng)及引入

針對檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)參差不齊的問題，街道辦事處應(yīng)當(dāng)從實(shí)際情況著手，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的培養(yǎng)及引入工作：一方面，基于當(dāng)前的檔案管理隊(duì)伍，引入多元化的培訓(xùn)教育模式，通過在職培訓(xùn)、邀請專家講座等，針對現(xiàn)有檔案管理人才隊(duì)伍開展全面的培訓(xùn)教育，也可以采用委培的模式，使得優(yōu)秀的人才能夠到更高層次的學(xué)校去進(jìn)行交流、深造。另一方面，建立健全檔案管理人才引進(jìn)制度，街道辦事處需要建立檔案管理崗位專人專職的規(guī)章制度，同時(shí)根據(jù)檔案管理隊(duì)伍現(xiàn)狀，構(gòu)建檔案管理人才招聘制度，從社會中引入檔案管理專業(yè)、信息化專業(yè)的人才，以此來充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，充分發(fā)揮優(yōu)秀人才的帶動作用，使得檔案管理隊(duì)伍的知識結(jié)構(gòu)、年齡層更為合理，以此來提升檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。

3 結(jié)語

綜上所述，街道辦事處檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)、漫長、動態(tài)的工程，檔案管理工作的好壞直接關(guān)系到街道辦事處各項(xiàng)工作的開展。這就需要街道辦事處意識到檔案管理工作的重要性，針對當(dāng)前檔案管理工作存在的問題進(jìn)行系統(tǒng)的分析，同時(shí)主動吸收借鑒優(yōu)秀檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，針對檔案管理工作進(jìn)行全面的優(yōu)化，以此來促進(jìn)檔案管理工作效率與質(zhì)量的全面提升。