信息化環(huán)境下單位財務(wù)會計檔案管理的創(chuàng)新分析

文/任雷，山東省鄄城縣紅船鎮(zhèn)人民政府財所

1 引言

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，單位財務(wù)會計檔案的信息化管理已經(jīng)成為必然。在技術(shù)不斷升級的條件下，如何對單位財務(wù)會計檔案進行信息化管理，提高檔案管理的有效性，成為新時期很多單位面對的共同課題。隨著新《會計檔案管理辦法》的出臺，創(chuàng)新管理方法和模式已經(jīng)成為會計檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢，因此，相關(guān)單位要結(jié)合信息化時代背景，轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，對檔案管理工作進行革新，提供會計檔案管理效率。

2 單位財務(wù)會計檔案管理的信息化模式探析

對于單位財務(wù)會計檔案管理工作，2016年新修訂的《會計檔案管理辦法》結(jié)合新時期的特點，對保管紙質(zhì)會計檔案的內(nèi)容進行了刪除，對單位設(shè)置電子會計檔案進行了明確要求，并指出，對于一些不合規(guī)定的會計憑證和賬簿，可以不打印紙質(zhì)檔案。顯然，這一要求的提出，為單位財務(wù)會計檔案實現(xiàn)信息化管理提供了政策支持。

對于單位財務(wù)會計檔案管理工作來說，實現(xiàn)信息化管理具有以下優(yōu)勢。其一，對會計檔案進行信息化管理，可以使得檔案存儲方式更加豐富，有助于及時對文件進行打印和保存；其二，對會計檔案進行信息化管理，可以為相關(guān)文件的調(diào)整和復(fù)制工作創(chuàng)造便利，可以及時糾正文件錯誤，并實時傳遞；其三，在信息化環(huán)境下，相關(guān)會計辦公軟件的出現(xiàn)也給檔案管理工作提供了便利，應(yīng)用軟件，對相關(guān)數(shù)據(jù)進行自動化的處理和分析，不但能夠節(jié)約數(shù)據(jù)處理時間，還能減輕工作人員的壓力，從而大大的提高了工作效率。[1]

隨著信息技術(shù)的普及和《會計檔案管理辦法》的實施，當(dāng)前單位會計檔案的信息化管理主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

其一，很多單位已將信息化會計檔案管理工作納入到會計檔案管理的整體范疇中，并明確指出單位會計檔案需要在計算機和相關(guān)軟件的操作下進行管理。其二，在電子檔案的移交上，要在文件格式合乎法律規(guī)定的前提下，不但要移交檔案本身，還要移交原文件。其三，對于電子檔案資料，不管是來自外部的，還是單位內(nèi)容部生成的，都要以電子形式進行統(tǒng)一存檔管理。

3 信息化背景下，創(chuàng)新單位財務(wù)會計檔案管理工作的主要策略

3.1 切實提高檔案管理人員的技術(shù)操作能力

無論是傳統(tǒng)的會計檔案管理辦法，還是會計檔案的信息化管理辦法，工作人員的能力在檔案管理質(zhì)量中發(fā)揮著決定性作用。因此，要想提高單位財務(wù)會計檔案管理效率，就需要提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。針對信息化會計檔案管理模式，需要相關(guān)單位開展有效的檔案管理人員專業(yè)化操作能力培訓(xùn)工作。首先要對管理流程和管理模式進行理論與實踐相結(jié)合的教育，通過進行實踐模擬，讓管理人員熟悉信息化檔案管理的各個步驟，為有效開展工作提供保障。要想進一步提高培訓(xùn)的導(dǎo)向性，單位還可以邀請專業(yè)人士到單位對管理人員進行一對一訓(xùn)練，保證每一位員工的操作都能符合要求。[2]其次，還要對管理人員的信息化操作能力進行培訓(xùn)，不但要進行計算機知識的教學(xué)，還要結(jié)合相關(guān)會計系統(tǒng)軟件，對檔案管理人員開展針對性的培訓(xùn)，提高軟件操作能力。最后，還要對檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)進行培訓(xùn)，保證檔案管理工作的安全性和可靠性。

3.2 完善單位財務(wù)會計檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

與其他基礎(chǔ)設(shè)施相比，會計檔案管理信息化對基礎(chǔ)設(shè)施要求比較高，不但要保證它們能夠平穩(wěn)運行，還要滿足安全性和保密性的要求。因此，對于會計檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不但要提高硬件設(shè)施的現(xiàn)代化水平，還要從信息化角度對軟件設(shè)置進行考慮。具體要求單位財務(wù)部門和會計檔案管理部門要加強溝通和協(xié)作，在實際工作中，財務(wù)部門需要按照實際需求，安排檔案管理部門對相關(guān)資料進行管理，從全局進行考慮，保證檔案的嚴密性和安全性。另外，還要在此基礎(chǔ)上應(yīng)用信息技術(shù)對相關(guān)軟件和硬件進行測試，提高這些基礎(chǔ)設(shè)施的可靠程度。

3.3 依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，做好信息備份工作

盡管在信息化環(huán)境下，單位財務(wù)會計檔案管理工作實效性更高，但是數(shù)據(jù)遺失的現(xiàn)象還時有發(fā)生，一旦相關(guān)事件發(fā)生，就會給整個檔案管理工作帶來困難，嚴重時，還會給整個單位造成不利影響。因此，為了盡可能避免這類現(xiàn)象的發(fā)生，單位就要更加完善數(shù)據(jù)備份工作。要在信息化背景下，將已有數(shù)據(jù)和新生成的數(shù)據(jù)進行備份，并且把文件名稱、備份時間和存儲地點等信息完整登記在備份簿上，以備相關(guān)人員及時查閱，提高數(shù)據(jù)的可靠性，保證信息的完整性。

4 結(jié)語

綜上所述，信息技術(shù)和國家經(jīng)濟的飛速發(fā)展給單位財務(wù)會計檔案管理工作提出了新的要求。因此，相關(guān)單位要在信息化環(huán)境下，結(jié)合《會計檔案管理辦法》的要求，逐漸更新財務(wù)會計檔案管理理念，對管理方式和方法進行創(chuàng)新。不但要主動應(yīng)用信息化檔案管理模式，還要在此基礎(chǔ)上加大專業(yè)人才的培養(yǎng)力度，提高工作人員的操作能力，完善會計檔案管理制度，保證檔案管理工作的穩(wěn)定性和安全性，提高單位會計檔案管理的信息化水平。