水利部門(mén)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

賈博 李甲子

河北省黃壁莊水庫(kù)管理局 河北石家莊 050224

如今計(jì)算機(jī)已經(jīng)在我們的日常生活中占據(jù)了很大一部分，需要處理的信息數(shù)量也逐漸增加，所以信息系統(tǒng)也變得越來(lái)越重要[1]。水利部門(mén)在資本和人員方面都具有顯著的優(yōu)勢(shì)，所以信息化進(jìn)程發(fā)展很快，在短期內(nèi)就擁有了適合自身的辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)，從而極大的提高了工作效率以及工作質(zhì)量。作為信息化系統(tǒng)的一部分，辦公自動(dòng)化建設(shè)的工作早已進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期，它可以極大的提高工作的效率，實(shí)現(xiàn)高效監(jiān)制的重要措施，是實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的水利向現(xiàn)代化的水利轉(zhuǎn)換的一項(xiàng)主要內(nèi)容[2]。合適的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以極大的促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，使工作流程更簡(jiǎn)單，創(chuàng)造更高的企業(yè)價(jià)值。

1 了解水利辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的相關(guān)內(nèi)容

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必須以公務(wù)處理和管理為中心，除此之外還包含通訊和服務(wù)這幾項(xiàng)內(nèi)容，所以水利辦公自動(dòng)化應(yīng)用囊括很多方面。

1.1 提供電子郵件

一個(gè)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)一般都包括許多子系統(tǒng)，我們通常把郵箱當(dāng)作所以子系統(tǒng)的唯一接口，各個(gè)用戶(hù)使用各自的郵箱就能夠接收到需要進(jìn)行處理的任務(wù)，不需要不斷地查看各種應(yīng)用系統(tǒng)，辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)把收到的郵件看作唯一的設(shè)計(jì)理念，可以極大的提高使用者的簡(jiǎn)便性，并減少工作任務(wù)。

1.2 處理數(shù)據(jù)信息

辦公自動(dòng)化處理的信息載體一般都是以文件或者是報(bào)表的形式出現(xiàn)的，所以辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)是特殊的信息系統(tǒng)。它和傳統(tǒng)的處理方式不同。一般來(lái)說(shuō)關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)一般用于表示和儲(chǔ)存?zhèn)鹘y(tǒng)數(shù)據(jù)類(lèi)型，但是處理復(fù)雜的數(shù)據(jù)并不如它的工作效率高。所以數(shù)據(jù)庫(kù)和儲(chǔ)存這兩個(gè)定義就可以引用到數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中了，它就是為了新的需求，高效的表現(xiàn)并儲(chǔ)存整理復(fù)雜數(shù)據(jù)[3]。除此之外，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存以及整理也成為了辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)不可缺少的一部分。

1.3 包括許多工作流應(yīng)用

工作流就是一些員工為了完成一個(gè)既定目標(biāo)而采取的那些工作以及工作流程。每一項(xiàng)工作都有既定的工作流程，由發(fā)起者發(fā)起，經(jīng)相關(guān)部門(mén)處理，然后到達(dá)流程的終點(diǎn)。工作流程有時(shí)是屬于無(wú)限循環(huán)的，有時(shí)是屬于突破單位限制的，在機(jī)關(guān)的一些單位間出現(xiàn)。在某種意義上工作流可以分為三種不同類(lèi)型。

1.4 支持共同工作以及移動(dòng)工作

在日常工作過(guò)程中，員工不得不浪費(fèi)許多時(shí)間來(lái)進(jìn)行討論并交換建議，然后做出相應(yīng)的決策。這種群體溝通的工作形式就是我們說(shuō)的共同工作。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，異步協(xié)作方式和同步協(xié)作方式正在一步步變成不同于人們面對(duì)面工作的另一種類(lèi)型的工作方式，它突破了時(shí)間和地點(diǎn)的限制，讓人們可以任何時(shí)間任何地點(diǎn)開(kāi)始工作，極大的提高了工作效率。我們所說(shuō)的移動(dòng)工作一般是指滿(mǎn)足員工在辦公室之外的地方工作的一種方法；為了在提高工作效率的同時(shí)減少消耗，員工還可能是不在線工作的[4]。辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)作為一種新型的應(yīng)用系統(tǒng)給人們提供了極大的便利。

1.5 保證安全性

安全性能是否完善是辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)能否投入使用的決定性因素。水利部門(mén)辦公自動(dòng)化對(duì)安全性能的要求囊括組織不合法用戶(hù)的侵入。

1.6 能集成其它業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)

現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是網(wǎng)絡(luò)的重要內(nèi)容必須可以連接網(wǎng)絡(luò)，這樣不但有利于機(jī)關(guān)內(nèi)外信息的溝通，還可以提供一些相應(yīng)的服務(wù)。

1.7 界面友好性

一個(gè)系統(tǒng)要想讓使用者進(jìn)行高效的操作，必須具備一個(gè)良好的界面。良好的系統(tǒng)界面又包括屏幕的高效利用以及平面語(yǔ)言更換等。下拉菜單的分級(jí)要盡可能的簡(jiǎn)單，一般分為兩級(jí)。報(bào)錯(cuò)必須及時(shí)，當(dāng)錯(cuò)誤出現(xiàn)時(shí)，系統(tǒng)要明確的顯示上報(bào)的錯(cuò)誤以及解決錯(cuò)誤的操作方法。

1.8 可靠性和穩(wěn)定性

水利部門(mén)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)是以為水利部門(mén)服務(wù)為主要目的的，只有系統(tǒng)安全穩(wěn)定的運(yùn)行才能保證部門(mén)辦公的高效性，所以就要求該系統(tǒng)在日常的運(yùn)行中保持良好的可靠性和穩(wěn)定性。如果有任何一個(gè)步驟出現(xiàn)錯(cuò)誤，就可能會(huì)造成一個(gè)系統(tǒng)的癱瘓，這樣的辦公系統(tǒng)十分不利于部門(mén)的正常工作，會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)巨大的經(jīng)濟(jì)損失。所以必須按時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全維護(hù)，保證它的可靠性和穩(wěn)定性。

2 實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)

從某種程度上來(lái)講辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)屬于工作工具，它為工作而服務(wù)。不同部門(mén)的任務(wù)和工作形式雖然具有微弱的穩(wěn)定性，但并不完全相同，所以辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)就不得不符合時(shí)代的發(fā)展需求。我們水利部門(mén)的辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)也不得不在具體的實(shí)施過(guò)程中不停的做出改進(jìn)[5]。相關(guān)工作小組把采集起來(lái)的建議進(jìn)行合理的整理，提出相應(yīng)的修改意見(jiàn)然后提交給領(lǐng)導(dǎo)組審核，同意后再交由軟件開(kāi)發(fā)公司做出相應(yīng)修正，升級(jí)并完善該系統(tǒng)。不得不突出系統(tǒng)的可信性。

本文簡(jiǎn)析了水利部門(mén)自動(dòng)化信息系統(tǒng)的相關(guān)功能以及管理方法。我們知道如今市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力不斷加大，辦公自動(dòng)化對(duì)于部門(mén)的健康發(fā)展具有特殊意義。當(dāng)今社會(huì)是信息化的，相關(guān)部門(mén)不得不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，提高本身的工作效率，根據(jù)自己的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)的相關(guān)設(shè)計(jì)。