電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用及風(fēng)險(xiǎn)控制的措施

文/王曉雪，安達(dá)市地方志辦公室

1 概述

隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，在促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)增長的同時(shí)，推動(dòng)了現(xiàn)代檔案電子化的建設(shè)，從而適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求。信息檔案的建設(shè)是以現(xiàn)有檔案為依據(jù)，在保證檔案內(nèi)容不變的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享。在信息時(shí)代，科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展給人們的生產(chǎn)、生活方式以及思維習(xí)慣等都產(chǎn)生了一定的影響，科學(xué)技術(shù)在人類發(fā)展的過程中占據(jù)著越來越重要的地位，尤其是基于計(jì)算機(jī)的電子信息技術(shù)在社會(huì)各行各業(yè)都得到了廣泛的應(yīng)用。

2 電子檔案泄露的途徑

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的企業(yè)通過電子文檔進(jìn)行檔案儲(chǔ)存。檔案信息化雖然提升了辦公的效率，但是在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，存在著泄密的隱患，這主要是由于互聯(lián)網(wǎng)的開發(fā)性造成的。如何避免電子檔案的泄露，是現(xiàn)階段電子檔案管理有待解決的問題。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，電子文件在使用、傳輸和管理過程中是能夠被竊取和篡改的，也就意味著電子檔案存在著較大的泄露風(fēng)險(xiǎn)。常見的泄露渠道有：①通過計(jì)算機(jī)各種端口進(jìn)行復(fù)制，例如USB、藍(lán)牙等；②通過網(wǎng)絡(luò)傳輸進(jìn)行復(fù)制；③電腦病毒能夠完成對(duì)文檔的復(fù)制和破壞，例如生活中常見的木馬病毒。電子檔案的泄露對(duì)企業(yè)和單位的發(fā)展造成了嚴(yán)重影響，因此要做好電子檔案的保護(hù)工作。

3 檔案管理中電子信息技術(shù)的應(yīng)用

3.1 應(yīng)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案整理

要利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案整理，首先需要對(duì)檔案進(jìn)行搜集。利用電子信息技術(shù)，可以通過統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，由工作人員向檔案的相關(guān)內(nèi)容錄入檔案管理平臺(tái)，由檔案管理平臺(tái)對(duì)檔案信息進(jìn)行自動(dòng)的分類，如通過檔案內(nèi)容類型、檔案錄入時(shí)間、檔案重要程度等，建立多個(gè)交叉管理的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)多種分類。

3.2 應(yīng)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案查閱

檔案整理的最終目的是為了方便以后進(jìn)行查閱與了解，通過電子信息技術(shù)，可以十分迅速地實(shí)現(xiàn)檔案的查閱。

通過對(duì)檔案進(jìn)行分類，在進(jìn)行查閱時(shí)，可以通過檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)分類查閱、關(guān)鍵詞查閱、內(nèi)容查閱等方式，不同方式都可以查閱到需要的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了查閱效率的提高，也有利于工作人員對(duì)檔案進(jìn)行后期的管理與維護(hù)。此外，還可以引入智能化查閱系統(tǒng)，通過對(duì)容易用戶的查閱記錄，為其推薦其可能有興趣的相關(guān)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)智能化管理。

3.3 應(yīng)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案的后期維護(hù)

檔案在進(jìn)行保管的過程中，由于數(shù)量較多，需要占據(jù)大量的空間，而檔案的儲(chǔ)存空間有限，不可能把所有的檔案原件都進(jìn)行儲(chǔ)存，在后期進(jìn)行維護(hù)時(shí)面臨著保管的難題。根據(jù)檔案的重要性程度進(jìn)行分類，重要程度較低的則直接保存電子版，重要程度較高的則需要同時(shí)保存檔案的電子版與原件，并對(duì)電子版進(jìn)行多次的備份，防止出現(xiàn)檔案的遺失。

4 電子信息檔案管理在事業(yè)單位工作中應(yīng)用及風(fēng)險(xiǎn)控制措施

4.1 建立一套科學(xué)完善的電子信息檔案管理工作模式

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，重要的目標(biāo)就是發(fā)揮檔案作用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的利用與流通。要想提升電子信息檔案管理水平，就要構(gòu)建一體化的檔案管理模式，在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理和收集模式中，各部門之間一般各自為政，檔案之間缺乏有效的交流和流通，通過檔案管理的電子信息化建設(shè)，可以通過現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，節(jié)約大量的人力、物力、財(cái)力，在需要信息和資源的時(shí)候，可以通過調(diào)閱檔案的方式，有效整合工作資源。

4.2 合理利用電子信息檔案管理資源，提升風(fēng)險(xiǎn)防控質(zhì)量

在事業(yè)單位的檔案管理中開展電子信息建設(shè)，既要優(yōu)化工作流程，發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的快捷性和便利性，還要實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分利用。通過大數(shù)據(jù)分析和大數(shù)據(jù)檢索等方式，發(fā)現(xiàn)檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，找到共性和有指導(dǎo)性的問題，分析檔案管理工作的主要形式，通過得出有效數(shù)字，指導(dǎo)具體的工作過程，為下一步工作的開展提供有針對(duì)性的指導(dǎo)意見。

4.3 及時(shí)填補(bǔ)事業(yè)單位電子信息檔案管理工作中的漏洞，提高安全性

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，應(yīng)該隨時(shí)注意電子信息檔案管理的漏洞，因?yàn)闄n案中涉及許多隱私性的個(gè)人資料。所以，為了消除電子信息檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)，保證檔案的安全性，一方面應(yīng)該及時(shí)的采取有效措施，填補(bǔ)電子信息檔案管理中的漏洞，防止檔案中的數(shù)據(jù)被不法分子利用和盜取，另一方面應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提升他們抵御檔案風(fēng)險(xiǎn)的能力，從而有效提升電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)抵御能力。

4.4 提升事業(yè)單位檔案管理工作人員的整體素質(zhì)

傳統(tǒng)的檔案管理工作較為機(jī)械，重復(fù)性很強(qiáng)，不需要很高的技術(shù)水平，對(duì)檔案管理工作人員的素質(zhì)要求并不高，但是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理工作的融合，越來越需要專業(yè)化的檔案管理人才。在現(xiàn)代高等教育體系下，很多學(xué)校都開設(shè)了檔案管理專業(yè)，事業(yè)單位在引進(jìn)人才的時(shí)候，除了需要引進(jìn)專業(yè)人才外，還要注重引進(jìn)檔案管理人才和計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，提升電子信息檔案管理的水平。

5 結(jié)束語

總之，在當(dāng)前各種條件下，電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制工作中依舊存在著多方面的問題，我們應(yīng)該從這些問題的實(shí)際情況出發(fā)，深刻分析其產(chǎn)生的多方面原因，統(tǒng)籌并進(jìn)，多措并舉，克服該項(xiàng)工作中的諸多難點(diǎn)問題，進(jìn)而獲得最為優(yōu)化可行的實(shí)施策略與效果。

【參考文獻(xiàn)】

[1]付冰.電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用及風(fēng)險(xiǎn)控制的措施[J].黑龍江科技信息.2016（21）：186.

[2]王毅敏.論現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理的電子信息技術(shù)化[J].中國信息化.2017（01）：115-116.