檔案管理工作的現(xiàn)狀與創(chuàng)新分析

文/胡玥，天津市管道工程集團有限公司

1 檔案管理的存在意義

通常我們在進行檔案管理工作，其實就是匯總以及記載相關(guān)的信息，目的就是為了在后續(xù)的使用的時候保證能夠被快速的查閱。不管是哪種性質(zhì)的單位，它的發(fā)展都與檔案息息相關(guān)。當然，因為社會在不斷發(fā)展，時代也在快速的變遷，現(xiàn)在的檔案管理工作已經(jīng)不能與過去一樣簡單了。總的來講，它現(xiàn)在是檔案館管理檔案實體與檔案信息，并且提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，同時也是國家檔案事業(yè)的基本組成部分。另外，檔案管理也存在很多的企業(yè)里面。它和信息管理工作的相同之處有很多，它是匯總和使用單位運營過程中的一些數(shù)據(jù)資料。從它的特性上面來看，該項工作的服務(wù)特色非常明顯。而國家文獻信息系統(tǒng)的重要組成部分就是檔案管理系統(tǒng)，因此其也是社會科學能力的主要支撐。

我想硬的不行來軟的，這次可得學聰明點，別弄得這么狼狽了。于是我又卷土重來。我拿來一筒米撒在地上，那只雞看見了，迫不及待地跑來啄食，趁它吃米的時候，我猛地一捉，它便成了我的手下敗將。

2 新時期檔案管理工作存在的問題

2.1 管理者的意識較弱

眾所周知，該項管理工作有著較大的工作量，并且較為繁瑣。不過許多的工作者并沒有對它的存在價值所認識到，只是將其當成是一個非?？菰锏墓ぷ鱽韺Υ?。因為其不重視管理內(nèi)容，在開展工作的時候使得許多的單位負責人和基礎(chǔ)工作者非常消極。甚至有的工作者錯誤地認為該項工作其實就是匯總資料數(shù)據(jù)起，根本沒有對它的價值所在認識到。正是因為存在上述問題，才會使得該工作的效率不高。

2.2 制度有欠缺

因為單位的管理者對該項工作的重要性沒有意識到，這就使得相關(guān)的制度的系統(tǒng)性欠缺。通過實際情況的分析我們發(fā)現(xiàn)，絕大部分的工作相應制度為依托是欠缺的，這就使得工作開展的時候初選內(nèi)容量過少，信息價值不高之類的問題。另外，在管理工作具體的開展的時候，目前制度缺乏對相關(guān)細節(jié)的約束，使得在檔案管理中各個環(huán)節(jié)的責任人沒有一一有效對應。這就使得管理有遺漏現(xiàn)象存在，繼而使得檔案不全面。

2.3 程序混亂

當今，許多單位都對該項管理工作的認知有錯誤，這就使得在選擇工作者的時候，沒有對工作者的工作能力加以考慮。因此在工作的時候，不能夠依據(jù)工作規(guī)定而開展，使得工作程序混亂，效率不高。

在產(chǎn)業(yè)二次改革期間，實現(xiàn)了“改組設(shè)立控股公司、搭建水電產(chǎn)業(yè)發(fā)展新平臺、擴大中國水務(wù)資本規(guī)模、重組新華咨詢業(yè)、調(diào)整新華實業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)”等重大進展，并正式更名新華水電為“新華控股集團”，完成了由直接管理企業(yè)的投資經(jīng)營向產(chǎn)權(quán)管理和資產(chǎn)經(jīng)營的集團公司轉(zhuǎn)型，對水利投融資平臺建設(shè)實施了充分的探索與實踐，積累了寶貴的經(jīng)驗。

3 新時期檔案管理創(chuàng)新方案

3.1 管理意識要切實強化

無論是個體亦還是組織，意識層面上一旦有欠缺的話，就會使得該工作不被關(guān)注。我們對于這種現(xiàn)象，一定要對合理的方法采用，對管理的具體要素所認識，進而將工作的存在價值加以明確。提升檔案管理意識，會讓單位領(lǐng)導及相關(guān)工作人員對檔案管理對于單位長期發(fā)展的作用所認識到，其必然會重新認識與規(guī)劃檔案管理，進而實現(xiàn)管理方案的創(chuàng)新，使管理效率有效提高。

隨著經(jīng)濟時期的到來，行政事業(yè)單位的財務(wù)會計問題日益突出。這就要求相關(guān)組織關(guān)注財務(wù)會計內(nèi)部建立中的相關(guān)問題，增強相關(guān)單位之間的聯(lián)絡(luò)，完善相應的制度。施行監(jiān)測和預防系統(tǒng)。改善員工效率分配不均的問題以及行政工作與財務(wù)會計之間的聯(lián)絡(luò)。自1998年施行《行政單位會計制度》和《機構(gòu)會計制度》以來，它在規(guī)范行政機構(gòu)的會計和行政機構(gòu)財務(wù)管理中發(fā)揮了重要作用。但是，隨著購物中心經(jīng)濟體制的逐漸完善，公共財政構(gòu)造的樹立，政府財政管理體制變革，如收支變革和財政收支逐漸施行。行政機構(gòu)的經(jīng)濟活動日益紊亂，財務(wù)管理請求日益動人。會計制度越來越不合適當時的狀況變化。

3.2 檔案信息要合理利用

明確檔案管理的目的，制定周密計劃，穩(wěn)步推動相關(guān)工作；首先實現(xiàn)檔案史料的數(shù)字化，在進行數(shù)據(jù)庫建設(shè)；通過合作開發(fā)、研究，對檔案管理、適用范圍的理論和實踐進行分析，提高檔案分類管理效率，減少檔案管理工作量；建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，及時進行檔案史料匯編，公布相關(guān)數(shù)據(jù)庫，提高檔案數(shù)據(jù)庫的實用性；保證檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的資金、人力、物力投入到位。

3.3 合作開發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫

之所以我們對檔案管理工作的開展，其目的就是為了將檔案合理的使用。檔案管理的基礎(chǔ)意義就是儲存與使用信息，從而使對應的使用效益達到。在管理工作開展的時候，作為基礎(chǔ)工作者可通過恰當?shù)姆诸愺w現(xiàn)精準信息，便于使用人的使用。同時，在管理工作開展的時候，作為工作者必須要將自身的權(quán)責明確，使自身的服務(wù)意識提升。

3.4 提高檔案館員綜合素質(zhì)

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應經(jīng)濟社會發(fā)展的需要，檔案管理作為社會服務(wù)的重要工具，需要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，與時俱進，及時學習相關(guān)管理新技術(shù)、新方法。檔案管理員要提高檔案管理觀念，意識到檔案管理的重要性，改變傳統(tǒng)檔案單純保管的方式，重視對檔案的綜合利用，建立信息一體化管理模式。檔案管理員要掌握相關(guān)計算機技能，適應新形勢下檔案管理的需要，利用先進的信息技術(shù)手段開發(fā)檔案信息資源，挖掘檔案信息價值，提高檔案信息資源的共享效率。

3.5 增大檔案宣傳力度

檔案包含了社會發(fā)展各行各業(yè)的信息，是時代發(fā)展的詳細記錄，蘊含著豐富的社會文化，檔案作為文化的“母資源”，已經(jīng)受到了很多國家的重視。2015年總理李克強在政府工作報告中明確指出要發(fā)展檔案事業(yè)，要想更好地讓檔案服務(wù)社會建設(shè)，就要讓更多的人意識到檔案的重要性，并充分利用檔案帶來的價值。在人們?nèi)粘Ｉ钪?，檔案的重要性常常被人們忽視，對檔案的利用不夠重視，對檔案重要性的宣傳也不夠重視。所以，要提高對檔案的宣傳力度，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)媒體的優(yōu)勢，讓社會大眾意識到檔案潛在的價值，在進行宣傳時強調(diào)檔案的價值型，通過對檔案作用的全面的宣傳，更好地促進檔案管理的發(fā)展。

4 結(jié)束語

為了能夠?qū)n案管理工作水平提高，檔案管理負責人一定要結(jié)合現(xiàn)代社會信息化快速發(fā)展的趨勢，對本單位在制度完善、員工素質(zhì)、資料完整性以及工作流程等方面存在的問題認真分析，在符合法律法規(guī)要求的范圍內(nèi)，對切實可行的應對措施積極采取，并嚴格規(guī)范執(zhí)行，保證檔案管理工作能夠在一條高效、高速的道路上，進而能夠取得持續(xù)性、健康發(fā)展。