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    檔案管理工作的現(xiàn)狀與創(chuàng)新分析

    2018-12-07 16:02:24胡玥天津市管道工程集團有限公司
    新商務(wù)周刊 2018年8期
    關(guān)鍵詞:工作者檔案管理數(shù)據(jù)庫

    文/胡玥,天津市管道工程集團有限公司

    1 檔案管理的存在意義

    通常我們在進行檔案管理工作,其實就是匯總以及記載相關(guān)的信息,目的就是為了在后續(xù)的使用的時候保證能夠被快速的查閱。不管是哪種性質(zhì)的單位,它的發(fā)展都與檔案息息相關(guān)。當然,因為社會在不斷發(fā)展,時代也在快速的變遷,現(xiàn)在的檔案管理工作已經(jīng)不能與過去一樣簡單了。總的來講,它現(xiàn)在是檔案館管理檔案實體與檔案信息,并且提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱,同時也是國家檔案事業(yè)的基本組成部分。另外,檔案管理也存在很多的企業(yè)里面。它和信息管理工作的相同之處有很多,它是匯總和使用單位運營過程中的一些數(shù)據(jù)資料。從它的特性上面來看,該項工作的服務(wù)特色非常明顯。而國家文獻信息系統(tǒng)的重要組成部分就是檔案管理系統(tǒng),因此其也是社會科學能力的主要支撐。

    我想硬的不行來軟的,這次可得學聰明點,別弄得這么狼狽了。于是我又卷土重來。我拿來一筒米撒在地上,那只雞看見了,迫不及待地跑來啄食,趁它吃米的時候,我猛地一捉,它便成了我的手下敗將。

    2 新時期檔案管理工作存在的問題

    2.1 管理者的意識較弱

    眾所周知,該項管理工作有著較大的工作量,并且較為繁瑣。不過許多的工作者并沒有對它的存在價值所認識到,只是將其當成是一個非??菰锏墓ぷ鱽韺Υ?。因為其不重視管理內(nèi)容,在開展工作的時候使得許多的單位負責人和基礎(chǔ)工作者非常消極。甚至有的工作者錯誤地認為該項工作其實就是匯總資料數(shù)據(jù)起,根本沒有對它的價值所在認識到。正是因為存在上述問題,才會使得該工作的效率不高。

    2.2 制度有欠缺

    因為單位的管理者對該項工作的重要性沒有意識到,這就使得相關(guān)的制度的系統(tǒng)性欠缺。通過實際情況的分析我們發(fā)現(xiàn),絕大部分的工作相應制度為依托是欠缺的,這就使得工作開展的時候初選內(nèi)容量過少,信息價值不高之類的問題。另外,在管理工作具體的開展的時候,目前制度缺乏對相關(guān)細節(jié)的約束,使得在檔案管理中各個環(huán)節(jié)的責任人沒有一一有效對應。這就使得管理有遺漏現(xiàn)象存在,繼而使得檔案不全面。

    2.3 程序混亂

    當今,許多單位都對該項管理工作的認知有錯誤,這就使得在選擇工作者的時候,沒有對工作者的工作能力加以考慮。因此在工作的時候,不能夠依據(jù)工作規(guī)定而開展,使得工作程序混亂,效率不高。

    在產(chǎn)業(yè)二次改革期間,實現(xiàn)了“改組設(shè)立控股公司、搭建水電產(chǎn)業(yè)發(fā)展新平臺、擴大中國水務(wù)資本規(guī)模、重組新華咨詢業(yè)、調(diào)整新華實業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)”等重大進展,并正式更名新華水電為“新華控股集團”,完成了由直接管理企業(yè)的投資經(jīng)營向產(chǎn)權(quán)管理和資產(chǎn)經(jīng)營的集團公司轉(zhuǎn)型,對水利投融資平臺建設(shè)實施了充分的探索與實踐,積累了寶貴的經(jīng)驗。

    3 新時期檔案管理創(chuàng)新方案

    3.1 管理意識要切實強化

    無論是個體亦還是組織,意識層面上一旦有欠缺的話,就會使得該工作不被關(guān)注。我們對于這種現(xiàn)象,一定要對合理的方法采用,對管理的具體要素所認識,進而將工作的存在價值加以明確。提升檔案管理意識,會讓單位領(lǐng)導及相關(guān)工作人員對檔案管理對于單位長期發(fā)展的作用所認識到,其必然會重新認識與規(guī)劃檔案管理,進而實現(xiàn)管理方案的創(chuàng)新,使管理效率有效提高。

    隨著經(jīng)濟時期的到來,行政事業(yè)單位的財務(wù)會計問題日益突出。這就要求相關(guān)組織關(guān)注財務(wù)會計內(nèi)部建立中的相關(guān)問題,增強相關(guān)單位之間的聯(lián)絡(luò),完善相應的制度。施行監(jiān)測和預防系統(tǒng)。改善員工效率分配不均的問題以及行政工作與財務(wù)會計之間的聯(lián)絡(luò)。自1998年施行《行政單位會計制度》和《機構(gòu)會計制度》以來,它在規(guī)范行政機構(gòu)的會計和行政機構(gòu)財務(wù)管理中發(fā)揮了重要作用。但是,隨著購物中心經(jīng)濟體制的逐漸完善,公共財政構(gòu)造的樹立,政府財政管理體制變革,如收支變革和財政收支逐漸施行。行政機構(gòu)的經(jīng)濟活動日益紊亂,財務(wù)管理請求日益動人。會計制度越來越不合適當時的狀況變化。

    3.2 檔案信息要合理利用

    明確檔案管理的目的,制定周密計劃,穩(wěn)步推動相關(guān)工作;首先實現(xiàn)檔案史料的數(shù)字化,在進行數(shù)據(jù)庫建設(shè);通過合作開發(fā)、研究,對檔案管理、適用范圍的理論和實踐進行分析,提高檔案分類管理效率,減少檔案管理工作量;建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫,及時進行檔案史料匯編,公布相關(guān)數(shù)據(jù)庫,提高檔案數(shù)據(jù)庫的實用性;保證檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的資金、人力、物力投入到位。

    3.3 合作開發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫

    之所以我們對檔案管理工作的開展,其目的就是為了將檔案合理的使用。檔案管理的基礎(chǔ)意義就是儲存與使用信息,從而使對應的使用效益達到。在管理工作開展的時候,作為基礎(chǔ)工作者可通過恰當?shù)姆诸愺w現(xiàn)精準信息,便于使用人的使用。同時,在管理工作開展的時候,作為工作者必須要將自身的權(quán)責明確,使自身的服務(wù)意識提升。

    3.4 提高檔案館員綜合素質(zhì)

    隨著大數(shù)據(jù)時代的到來,傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應經(jīng)濟社會發(fā)展的需要,檔案管理作為社會服務(wù)的重要工具,需要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),與時俱進,及時學習相關(guān)管理新技術(shù)、新方法。檔案管理員要提高檔案管理觀念,意識到檔案管理的重要性,改變傳統(tǒng)檔案單純保管的方式,重視對檔案的綜合利用,建立信息一體化管理模式。檔案管理員要掌握相關(guān)計算機技能,適應新形勢下檔案管理的需要,利用先進的信息技術(shù)手段開發(fā)檔案信息資源,挖掘檔案信息價值,提高檔案信息資源的共享效率。

    3.5 增大檔案宣傳力度

    檔案包含了社會發(fā)展各行各業(yè)的信息,是時代發(fā)展的詳細記錄,蘊含著豐富的社會文化,檔案作為文化的“母資源”,已經(jīng)受到了很多國家的重視。2015年總理李克強在政府工作報告中明確指出要發(fā)展檔案事業(yè),要想更好地讓檔案服務(wù)社會建設(shè),就要讓更多的人意識到檔案的重要性,并充分利用檔案帶來的價值。在人們?nèi)粘I钪?,檔案的重要性常常被人們忽視,對檔案的利用不夠重視,對檔案重要性的宣傳也不夠重視。所以,要提高對檔案的宣傳力度,發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)媒體的優(yōu)勢,讓社會大眾意識到檔案潛在的價值,在進行宣傳時強調(diào)檔案的價值型,通過對檔案作用的全面的宣傳,更好地促進檔案管理的發(fā)展。

    4 結(jié)束語

    為了能夠?qū)n案管理工作水平提高,檔案管理負責人一定要結(jié)合現(xiàn)代社會信息化快速發(fā)展的趨勢,對本單位在制度完善、員工素質(zhì)、資料完整性以及工作流程等方面存在的問題認真分析,在符合法律法規(guī)要求的范圍內(nèi),對切實可行的應對措施積極采取,并嚴格規(guī)范執(zhí)行,保證檔案管理工作能夠在一條高效、高速的道路上,進而能夠取得持續(xù)性、健康發(fā)展。

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