關(guān)于加強(qiáng)事業(yè)單位物資采購管理的探討

文/楊杰，交通運(yùn)輸部東海航海保障中心連云港航標(biāo)處

對于事業(yè)單位而言，采購重要性比較明顯。針對性、健全的采購制度能夠進(jìn)一步規(guī)范采購人員的行為，從而有效降低采購費(fèi)用。同時(shí)，對采購行為進(jìn)行有效約束，能夠明顯提高資金利用率。在社會總需求的構(gòu)成部分中也包括有事業(yè)單位的采購，其在很大程度上影響到社會經(jīng)濟(jì)的分配與消費(fèi)，能夠促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)社會可持續(xù)發(fā)展。對事業(yè)單位采購工作進(jìn)行規(guī)范化管理，可使得資金利用更加合理。目前，我國事業(yè)單位運(yùn)用資金大部分來自于國家財(cái)政，招標(biāo)是采購的主要方法，商品供應(yīng)商將所需的物品提供給國家的財(cái)政部門。事業(yè)單位主要采用兩種集中采購和分散采購兩種方式，因影響因素較為復(fù)雜，事業(yè)單位常常交叉采用兩種方式。

1 事業(yè)單位采購的重要意義

其一，進(jìn)一步規(guī)范采購人員的行為，大大降低采購支出，首先，對采購支出資金進(jìn)行嚴(yán)格管控，規(guī)范與約束采購行為；其次，有效降低采購資金，有效提高財(cái)政資金使用率[2]。其二，有效提高宏觀調(diào)控能力。對于社會總需求而言，事業(yè)單位采購所占比例較大，對市場消費(fèi)、市場流通、經(jīng)濟(jì)分配等方面的影響較為深刻，直接影響到了國民經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定性，發(fā)揮著無法替代的作用。其三，更合理使用公共資金。事業(yè)單位大部分資金由國家財(cái)政撥付，并不以追求經(jīng)濟(jì)效益為目的。招標(biāo)是事業(yè)單位采購的主要方式，選取供應(yīng)商將商品或服務(wù)直接提供給財(cái)政部門，通過這樣的方式事業(yè)單位不僅獲得了物美價(jià)廉的商品和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，且有效提高了資金使用率，有效節(jié)約了采購資金。集中采購和分散采購是采購的主要構(gòu)成內(nèi)容，而集中采購又分為部分集中采購和集中采購，部分集中采購有利于激發(fā)采購積極性。但因?yàn)槲覈鞯卮嬖诓煌慕?jīng)濟(jì)水平，所以在采購上一般都是結(jié)合集中采購與分散采購。

2 事業(yè)單位采購中存在的問題

2.1 事業(yè)單位采購制度體系不完善

現(xiàn)階段，事業(yè)單位采購制度體系不健全，具體表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：其一預(yù)算作用并未得到重視，事業(yè)單位采購過程中依然存在并未進(jìn)行預(yù)算或預(yù)算不到位的現(xiàn)象，資金并未充分發(fā)揮其作用；其二監(jiān)督制度并未真正發(fā)揮作業(yè)，很多事業(yè)單位雖然制定了采購相關(guān)制度，但是制度比較粗略，監(jiān)督制度缺乏可行性和操作性，從而使得監(jiān)督制度流于形式；其三，事業(yè)單位采購制度監(jiān)督作用較低，簽訂采購合同后事業(yè)單位一般應(yīng)安排監(jiān)督采購人對供應(yīng)商進(jìn)行監(jiān)督，然而實(shí)際生活中，事業(yè)單位采購人員同供應(yīng)商之間相互獨(dú)立，從而產(chǎn)生了各種弄虛作假的行為。

2.2 事業(yè)單位采購內(nèi)部管理不健全

相比于國外發(fā)達(dá)國家而，我國采購起步時(shí)間較晚，事業(yè)單位管理層對采購也不重視，更別提制定采購管理制度，也未注重制度的實(shí)施，同時(shí)在大多數(shù)事業(yè)單位中也未有內(nèi)部的政府采購部門，采購任務(wù)普遍由多個(gè)部門共同完成，大多數(shù)事業(yè)單位采購人員并不是專業(yè)出身，往往會造成重復(fù)管理的行為，也會出現(xiàn)無人管理的情況?；谶@一情況，事業(yè)單位應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的采購部門，統(tǒng)籌規(guī)劃整個(gè)部門的采購工作，明確各個(gè)部門的分工，各部門之間相互協(xié)作，共同完成采購工作。

2.3 采購預(yù)算編制不夠科學(xué)完整

事業(yè)單位是根據(jù)國家政策、制度和單位實(shí)際需求來制定采購預(yù)算編制的。近年來，即使事業(yè)單位為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求而對預(yù)算管理制度進(jìn)行了改革，采購預(yù)算編制時(shí)也比較重視采購預(yù)算，然而，在各種因素的共同作用下，事業(yè)單位預(yù)算采購計(jì)劃依然存在完整性、科學(xué)性不足的情況，具體表現(xiàn)在以下幾方面：對于行政行為、事業(yè)計(jì)劃等考慮不全面，往往產(chǎn)生少報(bào)、漏報(bào)的現(xiàn)象；對采購目錄和限額標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)識不足，導(dǎo)致出現(xiàn)少報(bào)、多報(bào)的情況；只有財(cái)務(wù)部門參與到采購預(yù)算制定工作中，其他部門并未參與其中，使得預(yù)算缺乏科學(xué)性。

2.4 事業(yè)單位物資采購監(jiān)督比較單一，缺乏聯(lián)動(dòng)性和剛性

部分事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門針對本單位的物資采購未建立起配套的規(guī)章制度，對政采購法知之甚少，沒有制定合理規(guī)章、實(shí)施細(xì)則、操作流程等物資采購制度，片面地認(rèn)為采購和資金有聯(lián)系，認(rèn)為多一事不如少一事，讓其它部門來負(fù)責(zé)采購監(jiān)督制度，使物資采購監(jiān)督與運(yùn)行不合規(guī)。各個(gè)部門未將各自的作用充分發(fā)揮出來，包括管理部門、制度執(zhí)行部門、采購業(yè)務(wù)部門、資金管理部門等。僅僅只是采用經(jīng)濟(jì)手段來懲罰違規(guī)采購行為，未追究刑事職責(zé)，對采購人員的違規(guī)采購行為一味縱容，讓采購效果大大降低，

3 加強(qiáng)事業(yè)單位物資采購管理的具體措施

3.1 進(jìn)一步健全采購管理體系，提高采購管理水平

事業(yè)單位需將自身實(shí)際情況充分考慮到，盡量完善內(nèi)部采購管理體系，促進(jìn)采購管理水平的提高。針對采購管理我國已出臺了相關(guān)規(guī)定，也明確規(guī)定了采購的部門與機(jī)構(gòu)。事業(yè)單位的采購管理監(jiān)督需在整個(gè)采購過程中滲透。由采購前、采購中、采購后的管理共同形成健全的采購管理體系。采購前的管理主要是預(yù)算管理，即將資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)給建立起來，充分融合政府的采購預(yù)算、資金預(yù)算以及各部門的預(yù)算，形成一套完善的預(yù)算體系；采購中的管理主要是規(guī)范化、合理化的管理招標(biāo)的內(nèi)容與其它采果方式；采購后期的管理主要是對過程中的違規(guī)行為進(jìn)行核查，完成采購行為并非就說明也結(jié)束了采購，在后期要有定時(shí)、不定時(shí)的事后管理體系，以讓整個(gè)政府采購過程中的嚴(yán)肅性得到保障[3]。

3.2 控制物資采購成本，增加事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益

檢驗(yàn)物資采購管理合格與否的一項(xiàng)重要指標(biāo)就是是否可對物資采購的成本進(jìn)行有效控制，把物資采購成本縮減到最低額度，而這就需要物資采購管理工作將以下幾點(diǎn)做到[4]。第一，樹立系統(tǒng)觀念，保證總運(yùn)費(fèi)降低。在物資采購過程中，會有包括購買原材料的費(fèi)用、發(fā)放和運(yùn)送貨物的交通運(yùn)輸費(fèi)用以及貨物達(dá)到收貨點(diǎn)時(shí)的搬運(yùn)裝卸費(fèi)用等諸多費(fèi)用產(chǎn)生。事業(yè)單位如果要對總運(yùn)費(fèi)額度進(jìn)行有效控制，就應(yīng)在充分把握工作流程，對流程中的每一處細(xì)微方面均仔細(xì)留心，從每個(gè)環(huán)節(jié)上將成本費(fèi)用控制到最低[5]。第二，把庫存經(jīng)費(fèi)降低。事業(yè)單位若要是庫存經(jīng)費(fèi)從根本上得到降低，就必須將庫存控制當(dāng)做物資采購管理的根本原則，將控制庫存的意識原則給建立起來，使物資采購的過程更加適時(shí)、適量，把降低庫存經(jīng)費(fèi)當(dāng)做管理最重要的一項(xiàng)任務(wù)。第三，將更加全面的質(zhì)量管理應(yīng)用于物資采購中。多角度開展物流采購管理工作，讓管理系統(tǒng)中各個(gè)部分的組成更加合理，組織協(xié)調(diào)，把各個(gè)元素的最大作用給充分發(fā)揮出來，從而建立全面立體的物資采購質(zhì)量管理體系。所謂全面物資采購質(zhì)量管理是指，事業(yè)單位中的所有部門、所有員工均把產(chǎn)品的質(zhì)量當(dāng)做采購最基礎(chǔ)、同時(shí)也是最重要的一項(xiàng)內(nèi)容，把“精準(zhǔn)化、科學(xué)化、效率化”的三化保障系統(tǒng)落到實(shí)處，保證事業(yè)單位中所開展的每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的有效性以及安全生產(chǎn)指標(biāo)的合格。第四，應(yīng)用現(xiàn)代化的物資采購管理手段。具體而言，事業(yè)單位需將自動(dòng)化的控制管理技術(shù)、現(xiàn)代化的通訊技術(shù)，以提升物資采購管理水準(zhǔn)，保證物資采購管理工作的準(zhǔn)確、高效、快速。如今，計(jì)算機(jī)的發(fā)展越來越快，普及率也越來越高，各行各業(yè)也都紛紛將計(jì)算機(jī)應(yīng)用當(dāng)做基礎(chǔ)技術(shù)的物資采購管理信息系統(tǒng)給建立了起來，英文簡稱為MIS系統(tǒng)，事業(yè)單位應(yīng)對這種快速的信息化管理進(jìn)程予以積極響應(yīng)，不斷促進(jìn)自身物資采購管理水平的提高[6]。

3.3 降低物資采購的供貨速度，不斷適應(yīng)市場競爭需求

為了與快速變化的市場競爭需求相適應(yīng)，事業(yè)單位的物資采購管理工作一定要保證貨物及時(shí)供應(yīng)，進(jìn)而讓客戶的需求得到滿足，在激烈的市場競爭中獲得有利位置[7]。首先，事業(yè)單位應(yīng)保證貨物充足，以使物資采購的質(zhì)量得到保證。事業(yè)單位應(yīng)將一套高效率的物資采購管理體系給建立起來，且其必須是把企業(yè)經(jīng)營的總體目標(biāo)當(dāng)做管理基礎(chǔ)的，制定科學(xué)合理的物資采購管理計(jì)劃和戰(zhàn)略。確保企業(yè)所需的各種物資均能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)采購，保證貨物充足，以讓生產(chǎn)工作順利地開展。事業(yè)單位如果要讓貨物的質(zhì)量得到保證，一方面需讓采購的貨物與單位安全生產(chǎn)所規(guī)定的物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)相符，且還要做好采購適度。堅(jiān)決不讓質(zhì)量不合格的物資進(jìn)入單位，但質(zhì)量較高的物資采購相應(yīng)的也會增加采購成本，而這就需要事業(yè)單位在對所需物資進(jìn)行采購時(shí)，在保證質(zhì)量合格的前提下，盡量采購價(jià)格不高的物資。其次，和供應(yīng)商建立企業(yè)戰(zhàn)略聯(lián)盟關(guān)系。事業(yè)單位在實(shí)施物資采購管理時(shí)，不得片面的把供應(yīng)商當(dāng)做是吞噬企業(yè)利潤的角色，而是應(yīng)同其成為合作伙伴，形成戰(zhàn)略聯(lián)盟。把“以人為本”的核心觀念予以貫徹落實(shí)，選擇能夠與單位進(jìn)行良好合作的物資供應(yīng)商，在相互的合作中實(shí)現(xiàn)一起成長、進(jìn)步，盡可能實(shí)現(xiàn)雙贏。再次，合理規(guī)劃物資采購管理。事業(yè)單位在對物資采購進(jìn)行規(guī)劃時(shí)，應(yīng)明確采購進(jìn)度，立足于企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃，對物資供應(yīng)方做出合理地選擇。最后，將合理的物資采購信息化平臺給建立起來。適合企業(yè)的物資采購信息化平臺能夠促進(jìn)企業(yè)采購效率的提高，將市場信息第一時(shí)間精準(zhǔn)地提供給企業(yè)，讓企業(yè)的各種需求均能夠得到滿足。

3.4 建立健全物資采購管理監(jiān)管機(jī)制，促進(jìn)廉政風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)

事業(yè)單位物資采購工作規(guī)范運(yùn)行的一項(xiàng)重要保障就是監(jiān)管機(jī)構(gòu)[8]。而有效的監(jiān)督機(jī)制需要各個(gè)部門共同配合才能形成，包括財(cái)務(wù)部門、采購部門、驗(yàn)收部門、審計(jì)部門、資產(chǎn)管理部門、監(jiān)察部門等；同時(shí)在采購領(lǐng)域中，建立供、需、監(jiān)三方相互牽制、相互制約的制度，諸如采購計(jì)劃、預(yù)算編制、合同審核、采購執(zhí)行、資金支付、統(tǒng)計(jì)、質(zhì)量監(jiān)督、檔案管理等都包括其中。財(cái)務(wù)部門需在合同監(jiān)控上作進(jìn)一步加強(qiáng)，審查核實(shí)各種憑證審查，有效的跟蹤采購項(xiàng)目，通過制定完整的財(cái)務(wù)報(bào)告來將事業(yè)單位采購的規(guī)模、資金使用給反映出來，以對采購預(yù)算資金進(jìn)行更有效的管理與監(jiān)督。針對采購過程中的違法行為，監(jiān)督機(jī)構(gòu)的懲罰應(yīng)包括資金上的、行政處罰上的，將采購人員的違法成本加大，促進(jìn)采購資金使用效率、采購?fù)该鞫鹊奶岣?，讓事業(yè)單位的廉政建設(shè)更好的實(shí)施下去。

3.5 加強(qiáng)采購隊(duì)伍建設(shè)，提高采購人員的素質(zhì)

事業(yè)單位應(yīng)對采購隊(duì)伍建設(shè)予以重視，加強(qiáng)培訓(xùn)政府法規(guī)相關(guān)的內(nèi)容。單位采購工作的負(fù)責(zé)人應(yīng)為專業(yè)的工作人員，采購人員的素質(zhì)與采購的質(zhì)量、水平密切相關(guān)[9]。在招聘采購人員上應(yīng)結(jié)合考試與考核的方式，把采購人員的政治素養(yǎng)、道德修養(yǎng)納入考核范圍，待考核合格后再進(jìn)行崗前培訓(xùn)，崗后定期培訓(xùn)，以對新的政策、法規(guī)做到及時(shí)掌握，積極組織調(diào)研學(xué)習(xí)，開展交叉檢查，培養(yǎng)新型的采購人才，如此方可將業(yè)務(wù)上的技術(shù)錯(cuò)誤及時(shí)糾正，使經(jīng)濟(jì)損失與國有資產(chǎn)流產(chǎn)流失減少。平時(shí)培訓(xùn)還包括培訓(xùn)單位領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)人員、審計(jì)人員、監(jiān)察人員、監(jiān)督管理人員等相關(guān)人員，以讓各崗位人員做到各司其職。單位的各級管理人員需積極參與到培訓(xùn)活動(dòng)中，為員工創(chuàng)設(shè)一個(gè)良好的文化氛圍，促進(jìn)其道德素質(zhì)的提高，使成本得到有效節(jié)約，資源得到高效利用。

結(jié)語：在財(cái)務(wù)管理中，物資采購管理是非常復(fù)雜的一項(xiàng)內(nèi)容，對事業(yè)單位而言，應(yīng)認(rèn)真分析采購中存在的問題，并積極采取解決措施，以將采購效率提高，成本降低。同時(shí)要不斷展開經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，讓單位的采購工作可得到健康發(fā)展，加強(qiáng)建設(shè)廉政風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，以更好的服務(wù)于社會，服務(wù)于廣大群眾。