論高校檔案日活動(dòng)的策劃與實(shí)施

王毓靈 王琍琍/同濟(jì)大學(xué)檔案館

2008年頒布實(shí)施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》對(duì)高校檔案機(jī)構(gòu)的文化職責(zé)作出了明確規(guī)定：“利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能。”國(guó)家檔案局決定自2013年起，把每年的6月9日即“國(guó)際檔案日”作為全國(guó)各級(jí)檔案部門的宣傳活動(dòng)日，由此“6·9國(guó)際檔案日”成為我國(guó)檔案界的盛大節(jié)日，為推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展提供了良好契機(jī)。高校檔案部門利用“6·9國(guó)際檔案日”舉辦活動(dòng)不僅有利于展示高校歷史文化，更有利于高校檔案事業(yè)發(fā)展。

1 實(shí)踐分析

1.1 設(shè)計(jì)活動(dòng)方案，完善各項(xiàng)安排

2011年6月9日，同濟(jì)大學(xué)檔案館為了配合上海市檔案局“第五屆上海市檔案館日”活動(dòng)，決定舉辦校首屆“6·9國(guó)際檔案日”活動(dòng)。彼時(shí)國(guó)家檔案局尚未明確我國(guó)“6·9國(guó)際檔案日”的相關(guān)內(nèi)容，舉辦類似活動(dòng)的高校也很少。為了成功舉辦這次活動(dòng)，同濟(jì)大學(xué)檔案館廣泛查閱了當(dāng)時(shí)國(guó)內(nèi)外反映檔案日活動(dòng)開展情況的相關(guān)文獻(xiàn)資料，并撰寫了詳細(xì)的活動(dòng)策劃方案，方案提出將整個(gè)檔案日活動(dòng)安排在兩個(gè)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行，即安排在校園展臺(tái)分會(huì)場(chǎng)和檔案館主會(huì)場(chǎng)，在校園展臺(tái)分會(huì)場(chǎng)的活動(dòng)主要有發(fā)放編研成果《同濟(jì)大學(xué)百年志》領(lǐng)書單、請(qǐng)師生在留言本上留言簽名、分發(fā)自主開發(fā)的檔案文化產(chǎn)品“同濟(jì)大學(xué)人物”散裝書簽；在檔案館主會(huì)場(chǎng)的活動(dòng)主要有提供高校檔案工作業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)、發(fā)放圖書《同濟(jì)大學(xué)百年志》等。

比較較有新意的是同濟(jì)大學(xué)檔案館特別設(shè)計(jì)制作了一套檔案文化產(chǎn)品，即“同濟(jì)大學(xué)人物”散裝書簽。書簽正面印有對(duì)同濟(jì)大學(xué)具有深遠(yuǎn)影響的人物如埃里?！毬　⒅燧崛?、殷夫、蔡元培、馮至、袁希濤等的頭像及其格言，背面印有檔案館和校史館的簡(jiǎn)介，這樣就較好地把檔案文化和檔案館業(yè)務(wù)工作結(jié)合起來。此外兩個(gè)會(huì)場(chǎng)是先后開展活動(dòng)的，即在6月9日開展校園展臺(tái)分會(huì)場(chǎng)活動(dòng)，6月24日在檔案館主會(huì)場(chǎng)開展領(lǐng)書活動(dòng)和提供業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)，這樣就把活動(dòng)周期延長(zhǎng)了，意在讓師生和社會(huì)公眾走進(jìn)校檔案館大門，對(duì)檔案館和高校檔案業(yè)務(wù)有個(gè)初步概念與了解。

這次活動(dòng)順利舉辦且社會(huì)反響良好，但也存在不足，主要表現(xiàn)為活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的“檔案味道”不濃，甚至被誤以為是商業(yè)活動(dòng)；分發(fā)散裝書簽時(shí)耗費(fèi)了較多的時(shí)間和人力，有些應(yīng)接不暇。針對(duì)以上問題，2012年校檔案館舉辦第二屆“6·9國(guó)際檔案日”時(shí)進(jìn)行了相應(yīng)改進(jìn)：首先確保展臺(tái)布展風(fēng)格樸素簡(jiǎn)約，周圍沒有張貼商業(yè)廣告或與活動(dòng)不相關(guān)的信息特別是商業(yè)信息，避免被誤認(rèn)為是商業(yè)活動(dòng)；其次在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)廣大師生對(duì)贈(zèng)送的檔案文化產(chǎn)品有著極大的興趣，所以我們把活動(dòng)籌備的重心放在制作更有特色的館藏檔案文化產(chǎn)品上，比如設(shè)計(jì)書簽封套，使散裝的“同濟(jì)大學(xué)人物”書簽可以成套發(fā)放，這樣不僅提高分發(fā)效率，而且使書簽整體美觀大方；最后擴(kuò)大活動(dòng)參與范圍，除了邀請(qǐng)校內(nèi)部分院系兼職檔案員參觀檔案館外，還通過網(wǎng)上預(yù)約的方式邀請(qǐng)校外人士參與活動(dòng)。

1.2 把握時(shí)間節(jié)點(diǎn)，打造活動(dòng)品牌

2012年的第二屆“6·9國(guó)際檔案日”，同濟(jì)大學(xué)檔案館結(jié)合《中華人民共和國(guó)檔案法》頒布25周年、檔案館建館25周年和同濟(jì)大學(xué)百年卓越工程教育紀(jì)念活動(dòng)設(shè)計(jì)了相應(yīng)的活動(dòng)，并且將活動(dòng)范圍擴(kuò)大到同濟(jì)大學(xué)嘉定校區(qū)，力圖打造檔案日活動(dòng)品牌。第二屆檔案日的活動(dòng)內(nèi)容更加豐富多彩：6月6日，通過在網(wǎng)上發(fā)布邀請(qǐng)函的方式，邀請(qǐng)到原上海市閘北區(qū)檔案局副局長(zhǎng)胡偉祖，他帶領(lǐng)30多名基層檔案干部參觀了同濟(jì)大學(xué)校史館與“同濟(jì)大學(xué)百年卓越工程教育圖片展”；6月7日，校檔案館在四平路校區(qū)學(xué)苑飲食廣場(chǎng)前和嘉定校區(qū)新天地飲食廣場(chǎng)同時(shí)舉辦了檔案日校園展臺(tái)宣傳活動(dòng)，現(xiàn)場(chǎng)贈(zèng)送印有校檔案館館標(biāo)的“同濟(jì)大學(xué)人物”書簽、手提袋以及校檔案館自辦刊物《同濟(jì)蘭臺(tái)》；6月8日，舉辦了檔案館開放日活動(dòng)，邀請(qǐng)部分院系兼職檔案員參觀校檔案館檔案庫房，近距離了解全校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)情況；6月11日，舉辦了《中華人民共和國(guó)檔案法》頒布25周年暨校檔案館建館25周年座談會(huì)，邀請(qǐng)校內(nèi)各部門相關(guān)負(fù)責(zé)人回顧校檔案館成立至今25年來的發(fā)展歷程。

值得一提的是，本次活動(dòng)邀請(qǐng)了校設(shè)計(jì)創(chuàng)意學(xué)院的教授設(shè)計(jì)了校檔案館館標(biāo)。館標(biāo)設(shè)計(jì)使用中國(guó)傳統(tǒng)木刻老宋體“檔”字，蓋上形似郵戳的同濟(jì)大學(xué)校標(biāo)；考慮到校標(biāo)的嚴(yán)肅性，將校標(biāo)放在正中間，“檔”字作為背景，“同濟(jì)大學(xué)檔案館”幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)字居中對(duì)齊放在圖案底部，經(jīng)過反復(fù)比較調(diào)整到最佳效果。自此檔案館有了屬于自己的品牌標(biāo)志，館標(biāo)被廣泛應(yīng)用于校檔案館自行開發(fā)的檔案文化產(chǎn)品上，如應(yīng)用于書簽、手提袋、明信片、卡套上。

1.3 擴(kuò)大活動(dòng)規(guī)模，提升整體影響

2013年的第三屆“6·9國(guó)際檔案日”重在擴(kuò)大活動(dòng)規(guī)模、著力提升整體影響力。首先，邀請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)直接參與活動(dòng)。在校園展臺(tái)活動(dòng)中，原上海市人大常委會(huì)副主任、同濟(jì)大學(xué)副校長(zhǎng)鄭惠強(qiáng)親自向師生及校友分發(fā)明信片等檔案文化產(chǎn)品，活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)異?；鸨?。其次，舉行檔案捐贈(zèng)儀式，在做宣傳的同時(shí)還豐富了檔案資源。活動(dòng)當(dāng)天，原同濟(jì)大學(xué)校長(zhǎng)江景波向校檔案館捐贈(zèng)了榮譽(yù)證書、聘任書、邀請(qǐng)函、徽章等個(gè)人物品177件、照片500多張，其中有一份1984年2月16日國(guó)務(wù)院任命他為同濟(jì)大學(xué)校長(zhǎng)的任命書，更是彌足珍貴。原校黨委書記周祖翼向江景波頒發(fā)了捐贈(zèng)證書。本屆檔案日活動(dòng)展示的檔案文化產(chǎn)品豐富多樣。校檔案館工作人員在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)分發(fā)《寄語同濟(jì)》《同濟(jì)英烈》《沖破黑暗迎曙光——紀(jì)念同濟(jì)大學(xué)“一·二九”事件五十周年》等編研成果，還有“同濟(jì)大學(xué)人物”書簽、校歌MTV光盤、館藏明信片、檔案館業(yè)務(wù)介紹單等，廣大師生及校友對(duì)這些產(chǎn)品興趣濃厚、反響熱烈。據(jù)統(tǒng)計(jì)，6月9日當(dāng)天共有1000多名師生及校友在簽名冊(cè)上留言簽名，表示支持學(xué)校檔案工作。

至此，同濟(jì)大學(xué)檔案館的“6·9國(guó)際檔案日”活動(dòng)模式基本定型，即以分發(fā)贈(zèng)送檔案文化產(chǎn)品為重點(diǎn)，再配合檔案展覽、檔案館開放日、檔案捐贈(zèng)儀式、座談會(huì)等內(nèi)容組成系列活動(dòng)。

2 幾點(diǎn)思考

2.1 要尋找活動(dòng)受眾的興趣點(diǎn)

高校檔案日活動(dòng)具有很強(qiáng)的互動(dòng)性，高校檔案館要把檔案日活動(dòng)辦好，必須找準(zhǔn)活動(dòng)受眾即師生及其他相關(guān)社會(huì)大眾的興趣點(diǎn)，以受眾喜聞樂見的形式開展活動(dòng)。如同濟(jì)大學(xué)檔案館在第一屆“6·9國(guó)際檔案日”活動(dòng)中采用了多種活動(dòng)形式，包括舉辦檔案館開放日、發(fā)放編研產(chǎn)品和檔案文化產(chǎn)品，甚至組織現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)，教活動(dòng)參與者制作檔案案卷等。從活動(dòng)中逐步發(fā)現(xiàn)受眾的主要興趣點(diǎn)是獲取檔案文化產(chǎn)品，據(jù)此有針對(duì)性地調(diào)整活動(dòng)策略，制作更高水平的檔案文化產(chǎn)品向受眾發(fā)放。還要剖析受眾興趣點(diǎn)的根源。如同濟(jì)大學(xué)檔案館對(duì)受眾為何喜愛獲取檔案文化產(chǎn)品這一現(xiàn)象進(jìn)行研究，認(rèn)為學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活，會(huì)對(duì)學(xué)校的歷史與文化產(chǎn)生好奇心；已經(jīng)畢業(yè)的校友對(duì)母校會(huì)有深厚的感情，更愿意了解和收藏與母校有關(guān)的歷史資料和禮品。這些因素都使得檔案文化產(chǎn)品大受歡迎。此外，要在檔案日展示檔案館的業(yè)務(wù)工作并非易事，所以建議將檔案館的業(yè)務(wù)情況介紹融入進(jìn)檔案文化產(chǎn)品中去，讓受眾通過檔案文化產(chǎn)品了解檔案館業(yè)務(wù)工作。

2.2 要深挖館藏資源

高?！?·9國(guó)際檔案日”活動(dòng)表面上看是有著“短平快”特征的交流展示活動(dòng)，事實(shí)上活動(dòng)要長(zhǎng)期順利舉辦，需要做好大量的幕后籌備工作，特別是要深挖高校檔案館的館藏資源，才能推動(dòng)活動(dòng)不斷推陳出新。如同濟(jì)大學(xué)檔案館深挖館藏資源，制作了形式多樣的檔案文化產(chǎn)品包括“同濟(jì)大學(xué)人物”書簽、“同濟(jì)大學(xué)百年校園圖集·校門”明信片、“同濟(jì)大學(xué)卓越百年工程教育圖集·第一輯”明信片、《同濟(jì)大學(xué)的第二故鄉(xiāng)——四川李莊》明信片、有星云大師題字“同濟(jì)天下”的宣傳卡套等，成為“6·9國(guó)際檔案日”活動(dòng)的亮點(diǎn)，同時(shí)也契合了受眾的興趣，使每年的相關(guān)活動(dòng)具有新意和吸引力。

2.3 要抓住重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)

要抓住重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)策劃“6·9國(guó)際檔案日”活動(dòng)。首先是圍繞國(guó)家重大節(jié)慶活動(dòng)策劃?rùn)n案日活動(dòng)。如2015年校檔案館圍繞“中國(guó)人民抗日戰(zhàn)爭(zhēng)暨世界反法西斯戰(zhàn)爭(zhēng)勝利70周年”這一主題，制作了檔案文化產(chǎn)品《同濟(jì)大學(xué)的第二故鄉(xiāng)——四川李莊》明信片，該套明信片共12張，生動(dòng)再現(xiàn)了抗戰(zhàn)期間同濟(jì)大學(xué)師生在李莊古鎮(zhèn)認(rèn)真求學(xué)、積極支援前方抗戰(zhàn)的場(chǎng)景。檔案日當(dāng)天該套明信片由校領(lǐng)導(dǎo)親自發(fā)放給師生，受到熱烈歡迎，某個(gè)單日贈(zèng)出千套以上。

其次是圍繞本地區(qū)檔案部門的檔案日主題策劃活動(dòng)。如上海市檔案局每年舉辦的檔案館日活動(dòng)都有特定主題，第六屆上海市檔案館日主題為“城市新印象·檔案見證”、第七屆主題為“城市記憶，經(jīng)典上?！钡龋咝n案館可據(jù)此有針對(duì)性地策劃本校檔案日活動(dòng)。

最后是圍繞本校重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)策劃活動(dòng)。如同濟(jì)大學(xué)校慶日是5月20日，而“6·9國(guó)際檔案日”宣傳活動(dòng)往往會(huì)從5月持續(xù)至6月，所以可以結(jié)合校慶策劃?rùn)n案日活動(dòng)。在“6·9國(guó)際檔案日”期間同濟(jì)大學(xué)檔案館就主辦過“同濟(jì)大學(xué)百年卓越工程教育圖片展”“1950—1970年同濟(jì)大學(xué)學(xué)生文藝社團(tuán)活動(dòng)回顧展”等檔案展覽，詳細(xì)展示校史校情，并成為檔案日活動(dòng)的特色項(xiàng)目。

“同濟(jì)大學(xué)百年校園圖集·校門”明信片

2.4 要舉辦優(yōu)質(zhì)檔案展覽

高?！?·9國(guó)際檔案日”活動(dòng)往往開展周期較短，要求輸出的信息量卻很大，而檔案展覽凝聚了精華內(nèi)容，且舉辦檔案展覽具有較強(qiáng)的可行性；檔案展覽所需場(chǎng)地較大，展覽往往會(huì)吸引很多觀眾，因此舉辦展覽能方便觀眾溝通交流；檔案展覽影響較為廣泛，會(huì)受到媒體的關(guān)注和報(bào)道。因此可在活動(dòng)中舉辦檔案展覽，并要花心思創(chuàng)新展覽形式，如除了制作檔案圖文展板外，可以展出實(shí)物或應(yīng)用VR虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)模擬檔案所反映的場(chǎng)景等。還要確保檔案展覽的質(zhì)量，制作的展板力求圖文并茂、圖片優(yōu)美且內(nèi)在邏輯連貫，并安排業(yè)務(wù)素質(zhì)高的講解員，給觀眾帶來良好的參展體驗(yàn)。如，2017年“6·9國(guó)際檔案日”期間校檔案館舉辦了以“蘭臺(tái)珍品精神傳承”為主題的同濟(jì)大學(xué)檔案館館藏實(shí)物珍品展，首次公開展出了李國(guó)豪、陳從周、馬在田、汪品先、阮儀三等36位知名校友的個(gè)人檔案，包括手寫教案、論文手稿、自繪圖紙、教學(xué)用具、榮譽(yù)證書等。此次檔案展覽受到澎湃新聞、《新民晚報(bào)》、《文匯報(bào)》、Shanghai Daily、東方網(wǎng)、央廣網(wǎng)、中國(guó)新聞網(wǎng)、新浪、搜狐、網(wǎng)易、鳳凰網(wǎng)等多家媒體的關(guān)注與報(bào)道，《上海檔案》雜志2017年6期也刊登了相關(guān)內(nèi)容。