城建檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展路徑探討

程永

長治市城建檔案館 山西長治 046000

城建檔案作為城市建設(shè)和發(fā)展至關(guān)重要的參考憑證和根據(jù)，其記載著城市的建設(shè)歷史與城市建設(shè)的重要信息。隨著信息化的發(fā)展，實現(xiàn)城市建設(shè)檔案管理模式向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變，不但能解決當(dāng)前檔案管理中存在的諸多問題，還能緩解檔案管理中各方面的壓力，進(jìn)而實現(xiàn)城建檔案管理的健康穩(wěn)定發(fā)展。

1 城建檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

1.1 城建檔案數(shù)字化有利于更好地保護(hù)檔案實體

保管檔案的最終目的是為了檔案提供利用，而傳統(tǒng)的檔案利用方式仍是以提供紙質(zhì)檔案給利用者閱讀、復(fù)制為主。但就紙質(zhì)檔案而言，每出庫一次溫濕度的變化以及利用者的翻閱等都會對檔案實體造成不同程度的損傷。因此，提供數(shù)字化后的掃描影像給利用者，既滿足了利用需求，又使檔案實體不需要頻繁地出入庫，這樣就能夠給檔案實體提供更好的保護(hù)。一旦發(fā)生水災(zāi)、地震等情況，檔案實體遭遇不可抗力的損害，還有異地、異質(zhì)存儲的數(shù)字化檔案掃描影像，可以作為檔案實體的數(shù)據(jù)備份保存和使用。

1.2 實現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式的主要手段

當(dāng)前，我國各地的城建檔案館在對入館資料進(jìn)行接收的環(huán)節(jié)中往往采用的都是文字、照片或是圖紙等形式，其中最主要的仍然是紙質(zhì)檔案。在當(dāng)前城市建設(shè)不斷發(fā)展的過程中，各地城建檔案館每年整理和歸檔的檔案數(shù)量顯著增加，這一問題的出現(xiàn)不僅使得越來越多的城建檔案館出現(xiàn)庫房緊缺的問題，同時也在一定程度上影響了查檔工作實效性的推進(jìn)。所以，開展城建檔案的數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)前需要重點關(guān)注的問題。城建檔案工作應(yīng)緊緊跟上時代發(fā)展的步伐，用更為現(xiàn)代化的管理方式對傳統(tǒng)工作方式進(jìn)行替代，更好地應(yīng)對和滿足整個社會對這項工作的基本要求。[1]

1.3 城建檔案數(shù)字化可以有效提高檔案的利用效率

紙質(zhì)檔案完成數(shù)字化后，當(dāng)利用者到館查閱檔案時，其一，不需要庫管人員到檔案庫房拿取檔案實體，節(jié)省了檔案的調(diào)取時間，降低了庫管人員的工作強(qiáng)度；其二，利用者利用電腦就能查閱檔案信息，節(jié)省了攤開大量圖紙查看的時間和空間；其三，當(dāng)利用者需要復(fù)制檔案時，工作人員無需使用檔案實體，可以用掃描影像直接打印出檔案復(fù)制件，能更快地提供給利用者，提高了檔案復(fù)制的工作效率。

2 城建檔案數(shù)字化建設(shè)的問題

2.1 硬、軟件基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善

在城建檔案數(shù)字化管理中，硬件設(shè)施與軟件設(shè)施是最基本的前提條件。在硬件設(shè)施方面，不僅僅體現(xiàn)于計算機(jī)、消毒柜、密集架、掃描儀、除濕機(jī)、溫控機(jī)等設(shè)備設(shè)施的購置，而更應(yīng)體現(xiàn)在硬件設(shè)備的及時更新以及如何智能化地利用這些設(shè)備，使檔案管理操作真正達(dá)到數(shù)字化，以進(jìn)一步提高管理效率和質(zhì)量。在軟件設(shè)施方面，大多停留在利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檢索、查詢等基本功能，系統(tǒng)開發(fā)較緩慢且滯后，也沒有充分利用計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，對城建檔案進(jìn)行信息開發(fā)與利用，檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的功能還有待進(jìn)一步完善。

2.2 信息管理水平不足

現(xiàn)階段，我國的城建檔案信息管理仍處于發(fā)展初期，許多檔案管理還是人工進(jìn)行，計算機(jī)技術(shù)運用范圍較小。通過文件形式對檔案進(jìn)行分類并未形成真正的數(shù)字化管理。而當(dāng)前我國的信息技術(shù)還處于初級階段，運用時間較短，且各種設(shè)備技能的配置不健全。信息技術(shù)是實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的根本，所以需要對大量的計算機(jī)硬件、軟件進(jìn)行改善。

3 城建檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的若干思考

3.1 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

實現(xiàn)數(shù)字檔案的信息資源共享，必須按照一定的標(biāo)準(zhǔn)與制度對文檔進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，因此建設(shè)城建檔案管理的數(shù)字化，需要制定科學(xué)規(guī)范的制度體系，其實質(zhì)是實現(xiàn)信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系與規(guī)范數(shù)字化檔案管理。信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系是對信息收集與整合，讓檔案信息安全得到保證以及數(shù)字檔案的格式統(tǒng)一準(zhǔn)則和建立與管理數(shù)字檔案網(wǎng)站，進(jìn)行全面說明與引導(dǎo)。而數(shù)字化檔案管理規(guī)范實質(zhì)是由接收原則與管理準(zhǔn)則組成的。加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，讓城建檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展具有科學(xué)性與操作性，并為其提供有效憑證。[2]

3.2 加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)

在任何一項管理活動的開展過程中，人都是最為活躍的因素，現(xiàn)代科技即便發(fā)展得再快也不能代替人在工作中的積極作用，因為現(xiàn)代技術(shù)在發(fā)展中仍然需要人來操控和掌握，特別是精密的設(shè)備更是要由人來操作，管理職責(zé)更應(yīng)該以人為主導(dǎo)。所以，要想在實際發(fā)展中全面推進(jìn)城建檔案信息資源數(shù)字化發(fā)展，就要明確管理工作的目標(biāo)，特別是應(yīng)該具備先進(jìn)的發(fā)展理念，從而培養(yǎng)和組建起更為專業(yè)、高素質(zhì)的人才隊伍。同樣，如果在實際工作中沒有人才作為發(fā)展的保障，別說是數(shù)字化城建檔案工作得不到發(fā)展，任何工作都將成為空談。

3.3 優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，豐富數(shù)字資源

在城建檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中，城建檔案數(shù)字化是最基礎(chǔ)的部分。一方面，需要優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，擴(kuò)大城建檔案收集范圍，在雙向歸檔的基礎(chǔ)上，不僅要逐步實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，還應(yīng)將檔案收集工作由紙質(zhì)檔案范疇擴(kuò)大至紙質(zhì)、電子檔案同步收集，豐富電子檔案的來源和構(gòu)成。另一方面，需要豐富數(shù)字資源，在城建檔案存檔形式上，不應(yīng)局限于圖和文的檔案形式，還要重視視頻、音頻等其他多媒體檔案形式，豐富館藏數(shù)字資源，多角度、多方面地記錄建設(shè)工程的實際情況，多維度、全方位地呈現(xiàn)城市建設(shè)的變化進(jìn)程。

4 結(jié)語

隨著信息的公開化程度越來越高，相關(guān)檔案的社會性也在逐漸增強(qiáng)，對檔案的使用范疇也漸漸擴(kuò)大。因此，檔案管理人員要立足于實際，實事求是地展開工作，不斷完善管理體制與措施，將傳統(tǒng)的檔案管理形式轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代化的管理模式，實現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化管理，以符合時代發(fā)展的需求，更好地為社會發(fā)展服務(wù)。