試論社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)中檔案管理模式的創(chuàng)新

文/孟麗，義煤集團(tuán)孟津煤礦有限責(zé)任公司

1 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性

1.1 社會(huì)保險(xiǎn)檔案是維護(hù)參保人員合法權(quán)益的重要憑證。社會(huì)保險(xiǎn)是一項(xiàng)全民關(guān)注的民生大事,它涉及面廣,專業(yè)性強(qiáng),工作環(huán)節(jié)多,業(yè)務(wù)管理繁雜,辦理過(guò)程中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案的數(shù)量也很龐大。社會(huì)保險(xiǎn)檔案是參保單位和參保人員參保繳費(fèi)記錄、社保關(guān)系轉(zhuǎn)移、待遇享受情況等基本信息記錄的重要材料,是核定參保人員享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇資格的重要依據(jù),也是維護(hù)參保人合法權(quán)益的重要憑證。

1.2 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的好壞影響到社會(huì)的和諧穩(wěn)定。社會(huì)保險(xiǎn)檔案是民生檔案的重要組成部分,涉及千家萬(wàn)戶。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的好壞,直接關(guān)系到成千上萬(wàn)參保群眾的切身利益,如果經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)這些重要的檔案保管不慎,勢(shì)必會(huì)影響到參保人員的利益,進(jìn)而影響整個(gè)社會(huì)的和諧穩(wěn)定。面對(duì)新形勢(shì),我們要不斷提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理水平,為政府和廣大參保人員提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù),使檔案管理服務(wù)與各項(xiàng)經(jīng)辦管理服務(wù)整體推進(jìn)、協(xié)調(diào)發(fā)展。

2 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

2.1 意識(shí)淡薄,對(duì)社保檔案管理不夠重視。有些工作人員對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的重要性認(rèn)識(shí)程度不夠,在工作中,僅考慮個(gè)人或科室平時(shí)工作的方便,經(jīng)常將一些重要的檔案資料隨意存放在科室里,導(dǎo)致日常許多有價(jià)值的檔案丟失或者損壞。隨著我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍越來(lái)越大,相應(yīng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)量急劇增加,而社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作卻未得到足夠的重視,管理檔案的硬件投入不足,使得社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作處于無(wú)序狀態(tài),其作用無(wú)法得到充分發(fā)揮。有的地方部門由于檔案歸檔不及時(shí),檔案保存工作不到位,甚至出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。

2.2 專業(yè)人員難落實(shí),整體業(yè)務(wù)水平不高。目前,社會(huì)保險(xiǎn)部門檔案機(jī)構(gòu)現(xiàn)有的檔案管理人員,一方面是知識(shí)結(jié)構(gòu)單一,尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力較低;另一方面社會(huì)保險(xiǎn)檔案專職人員難落實(shí),缺少專職的檔案管理人員,即使有,大多也是臨時(shí)抽調(diào),對(duì)檔案管理工作知之甚少,業(yè)務(wù)不精通,嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案的質(zhì)量?，F(xiàn)有檔案管理人員出去交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不多,致使檔案管理工作許多的新的做法和經(jīng)驗(yàn)得不到及時(shí)的學(xué)習(xí)和借鑒,許多檔案管理人員的管理水平仍停留在經(jīng)驗(yàn)上,思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展。目前,社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員普遍存在著技能單一、知識(shí)老化、專業(yè)知識(shí)缺乏的現(xiàn)象,大部分檔案管理人員專業(yè)理論水平和業(yè)務(wù)工作能力較弱,主動(dòng)性和創(chuàng)新性不夠,不適合現(xiàn)代化的檔案管理要求。

2.3 檔案管理不健全,資料收集不規(guī)范。由于我國(guó)目前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),造成歸檔范圍不明確,社會(huì)保險(xiǎn)文件材料收集不齊全,檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。失業(yè)、托管人員檔案以及破產(chǎn)、關(guān)停并轉(zhuǎn)企業(yè)退休人員檔案管理不規(guī)范、不齊全,檔案時(shí)刻面臨著流失、失控現(xiàn)象。

3 新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理模式創(chuàng)新的設(shè)想

3.1 強(qiáng)化檔案意識(shí),培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才。社保檔案是社會(huì)保障工作活動(dòng)中形成的真實(shí)記錄,是維護(hù)人民群眾合法權(quán)益的客觀依據(jù),也是社會(huì)保障工作可持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在需要。要通過(guò)會(huì)議、參觀學(xué)習(xí)、典型事例等各種形式來(lái)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn),使全體干部職工都能充分認(rèn)識(shí)到社保檔案與自己日常工作和生活密切相關(guān),建立全員檔案意識(shí)。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理和考核,落實(shí)關(guān)于檔案管理工作的法規(guī)、文件的學(xué)習(xí),使檔案管理員充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性,增強(qiáng)做好檔案工作的自覺(jué)性和責(zé)任感。同時(shí),要加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度,定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),尤其是近年來(lái)隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用,對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。

3.2 完善檔案管理制度,規(guī)范檔案管理工作。每一類檔案都應(yīng)該有相應(yīng)的管理制度和一個(gè)完整的制度體系,做到有章可循,照章辦事,依法建檔。各社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要根據(jù)社保工作的實(shí)際,制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。按著制度和明確的工作程序,對(duì)檔案進(jìn)行收集、分類、整理、保管、移交、存檔等,實(shí)現(xiàn)各種門類、不同載體的檔案及有關(guān)資料統(tǒng)一管理,集中保管,避免社會(huì)各保障職能部門間交叉重復(fù)而造成的浪費(fèi),實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的集中管理。

3.3 加強(qiáng)檔案信息化管理,充分發(fā)揮社保檔案的服務(wù)功能。信息技術(shù)的不斷發(fā)展為創(chuàng)新檔案管理方式,實(shí)現(xiàn)智能、人性化管理提供了先決條件。社保紙質(zhì)檔案的查閱費(fèi)時(shí)費(fèi)力,非常不便,且在翻閱過(guò)程中容易造成破損、缺失等問(wèn)題。為更好的保護(hù)紙質(zhì)檔案原件,方便參保人員和業(yè)務(wù)人員查詢,提高工作效率和檔案資料管理的安全性,應(yīng)盡快加大了對(duì)社保檔案管理的資金投入,完善各項(xiàng)軟硬件設(shè)施,在專業(yè)人員的指導(dǎo)下,聘請(qǐng)專業(yè)的電子化掃描公司,對(duì)社保檔案進(jìn)行電子化掃描,將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案永久保存,實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件向電子文件的轉(zhuǎn)變。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之,加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作,是實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ),在今后的的工作中,應(yīng)該根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的特點(diǎn)和社會(huì)保障事業(yè)的發(fā)展,不斷創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn),適應(yīng)新形勢(shì)下的需要,不斷改進(jìn)和完善我國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作,充分發(fā)揮其為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的作用,推進(jìn)社會(huì)保障事業(yè)的和諧發(fā)展。