信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

文/劉亞琴，天津津航技術(shù)物理研究所

1 引言

隨著我國信息時(shí)代高速的發(fā)展，信息技術(shù)越來越多的應(yīng)用在檔案管理之中，檔案管理因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)而變得的更加具有系統(tǒng)性，信息技術(shù)為檔案管理帶來了極大的變化以及影響，讓檔案管理變得更加合理與效率，本文主要是通過對信息技術(shù)的相關(guān)特點(diǎn)來講述在檔案管理中的現(xiàn)狀以及應(yīng)用。

2 信息技術(shù)在檔案管理中的重要性

如今社會(huì)信息系統(tǒng)發(fā)展過程中要不斷促進(jìn)資源管理利用水平，在作用和地位上要不斷優(yōu)化處理好檔案管理工作順利進(jìn)行，運(yùn)用計(jì)算機(jī)提高檔案管理工作中優(yōu)勢互補(bǔ)，保障檔案管理信息合理處理。積極運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)促進(jìn)檔案管理積極意義，計(jì)算機(jī)技術(shù)本身就是可以容量大量的內(nèi)容，同時(shí)存在很多優(yōu)勢特點(diǎn)，比如成本比較低、搜索比較方便、穩(wěn)定性比較強(qiáng)和保存時(shí)間比較長，保密性比較好，和傳統(tǒng)檔案管理相比較存在很多優(yōu)勢，需要不斷推動(dòng)國家檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理人員檔案管理積極性，充分積極運(yùn)用信息技術(shù)和檔案管理技術(shù)，完整做好檔案管理工作。

3 信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用

3.1 通過信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行宣傳，提高檔案利用效果

檔案管理工作不僅僅是各項(xiàng)信息工作參考作用，同時(shí)也是可以很好引導(dǎo)檔案管理工作主要內(nèi)容，需要不斷開拓檔案管理思路，通過信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對于靜態(tài)資料進(jìn)行靈活和積極宣傳管理，比如可以誒建立良好校園網(wǎng)絡(luò)信息平臺，教師還可以不斷優(yōu)化檔案管理信息和資料通過校園網(wǎng)絡(luò)平臺這都非常利于提高工作效率，并且在學(xué)校的期初以及期末時(shí)，各班的班主任可以參考班級工作計(jì)劃總結(jié)，不但對學(xué)生有著積極地意義，對拓展班級教學(xué)工作的思路也有著極大的提升，如果教師可以積極地運(yùn)用校園網(wǎng)絡(luò)平臺來查詢相關(guān)的檔案資料信息，這對信息技術(shù)在檔案管理中有著極大的影響，也是提高教學(xué)工作效率的關(guān)鍵處所在，只有相關(guān)的檔案管理人員在檔案管理工作中積極地運(yùn)用信息技術(shù)，才能有效的提高檔案管理的效率以及完整性的積極意義。

3.2 利用多媒體保證檔案質(zhì)量

通過檔案管理可以看出一個(gè)單位管理水平的高低，要根據(jù)檔案管理模式是一個(gè)單位的代表性向，相關(guān)的質(zhì)量以及完整性極其重要，檔案能否展現(xiàn)出真正的作用，主要是看它的質(zhì)量是否良好，通過信息技術(shù)可以極大地改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理模式，并且可以快速的統(tǒng)一字體，如果繼續(xù)運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不論是格式還是字體，都無法做到真正的統(tǒng)一化，計(jì)算機(jī)保存的檔案資料通過打印，極大地保證了文字的清晰及整齊，更加便于閱讀，只有相關(guān)的檔案管理人員在檔案管理工作中積極地運(yùn)用信息技術(shù)，才能有效的提高檔案管理的效率以及完整性的積極意義。

3.3 依托特定軟件進(jìn)行精細(xì)化檔案管理

現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展且應(yīng)用范圍越發(fā)廣泛下，事業(yè)單位可以借助特定的軟件進(jìn)行精細(xì)化檔案管理嘗試。例如，事業(yè)單位檔案管理人員可以借助檔案管理軟件實(shí)時(shí)進(jìn)行檔案信息的修改亦或檔案的調(diào)出等。傳統(tǒng)檔案管理工作開展對于人力資源十分依賴的狀況可以得到很好扭轉(zhuǎn)，在檔案管理軟件應(yīng)用程度不斷加深下，事業(yè)單位在檔案管理上的實(shí)際選擇也能不斷增加。值得注意的是，依托檔案管理軟件進(jìn)行精細(xì)化檔案管理對于檔案管理人員綜合素質(zhì)有較高要求，正因如此，事業(yè)單位要強(qiáng)化對檔案管理人員進(jìn)行的專業(yè)化技能培訓(xùn)，特別是要通過定期培訓(xùn)的方式不斷提升相應(yīng)管理人員應(yīng)用信息技術(shù)或軟件進(jìn)行檔案管理的能力，從而較好提升事業(yè)單位檔案管理能力與效果。

3.4 憑借云技術(shù)實(shí)現(xiàn)共享式檔案管理

云技術(shù)當(dāng)前已經(jīng)十分成熟，電腦或智能手機(jī)也能成為云端的物理接口，云技術(shù)作為現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展下的一種具體技術(shù)產(chǎn)物，其也能夠在事業(yè)單位檔案管理中得到應(yīng)用。例如，事業(yè)單位可以憑借云技術(shù)的優(yōu)勢，提升事業(yè)單位內(nèi)檔案管理的共享程度，進(jìn)而逐步達(dá)成檔案管理向云管理的基本目標(biāo)。各省市政府可以進(jìn)行地區(qū)自有的檔案數(shù)據(jù)庫構(gòu)建，并做好檔案信息數(shù)據(jù)庫的維護(hù)性工作。區(qū)域內(nèi)的事業(yè)單位可以在自有檔案信息數(shù)據(jù)庫得以較好構(gòu)建和運(yùn)轉(zhuǎn)下，將這一數(shù)據(jù)庫作為檔案管理的云端支撐，并定期在數(shù)據(jù)庫內(nèi)進(jìn)行檔案信息的上傳，從而使得事業(yè)單位的檔案管理可以成為一種現(xiàn)實(shí)管理與云端管理良好融合的管理，這對于事業(yè)單位深入踐行“互聯(lián)網(wǎng)+”運(yùn)轉(zhuǎn)和管理理念也有很大幫助。

3.5 借助數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案信息備份與留存

事業(yè)單位可以借助現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行備份與留存，從而為傳統(tǒng)形式下開展的檔案管理提供較好補(bǔ)充與支持，并彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理方式方法產(chǎn)生的不足和缺陷?，F(xiàn)代信息技術(shù)理念下，大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)已經(jīng)十分成熟，大數(shù)據(jù)技術(shù)更加能夠被較好應(yīng)用到檔案管理相關(guān)工作開展之中。在檔案管理相關(guān)工作的實(shí)際開展中，相關(guān)主體便可以借助數(shù)據(jù)技術(shù)對傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化信息轉(zhuǎn)化，并通過影像信息與文字信息相互綜合的方式將傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化備份與留存。這一方式方法下，檔案管理直接相關(guān)的支出能夠得到一定程度管控，且檔案管理實(shí)際效率能夠得到很大程度提升。這一形式下對數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的應(yīng)用也能幫助檔案管理人員積累出更多新穎的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。

4 結(jié)語

綜上所述，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，會(huì)對檔案管理工作產(chǎn)生重要影響，會(huì)推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)變革。因此，在未來工作中，工作人員必須要認(rèn)識到信息技術(shù)對檔案管理工作的影響，能正確利用條碼技術(shù)、多媒體技術(shù)，對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，保證檔案管理工作能實(shí)現(xiàn)變革，最終更好地滿足發(fā)展的需求。