辦公室行政管理精細化思路探討

馬曉艷

金堆城鉬業(yè)集團有限公司 陜西渭南 714102

1 企業(yè)辦公室的作用與價值

辦公室是企業(yè)的重要后勤保障部門。各方面的信息、各種動態(tài)信息和信息將在辦公室融合。辦公室管理員需要幫助上級以及職能部門，提高他們的工作效率和質(zhì)量，進而能夠成為辦公室的“管家”，并同步做好辦公室上傳下達工作。辦公室能夠做好安全、省錢、省時、滿意的工作，才能真正體現(xiàn)企業(yè)的辦公價值。

2 企業(yè)行政管理存在的問題

2.1 管理者的管理意識低

通常管理者的管理意識強弱決定了一項管理工作是否科學合理和效率的高低，管理者具有良好的管理意識是一項良好素質(zhì)。當管理者的管理意識足夠精細，管理工作才能夠深入貫徹的執(zhí)行，能夠充分考慮到各方面的因素以及需要，并及時提出解決方法，提高管理工作的效率。因此管理者的管理思想是管理工作精細化的客觀條件。然而通過實際工作中調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大多企業(yè)中的管理層人員通常缺乏精細化的管理意識，對一些可以高效率完成的管理工作，由于缺乏管理意識操作，導致管理工作進行的緩慢拖沓，甚至無法進行。

2.2 管理制度不夠健全

通過分析大多的企業(yè)的組織結構圖，會發(fā)現(xiàn)了解到很多組織結構都偏粗劣，很多部門的管理工作有特別大的相似性，而且管理工作的敘述概念較籠統(tǒng)，一般都沒有針對不同的辦公室制定不同的管理辦法。因此導致管理人員的工作同樣概念模糊籠統(tǒng)，在一些方面無法做到面面俱到，工作更無及談精細、創(chuàng)新。同樣的在某一部門中，管理人員對于低層管理人員分工不夠明確，責任落實不具體，因此對于激發(fā)工作人員的積極性也不利，對于管理工作的開展也帶來了一定程度的消極性。管理工作一部分內(nèi)容是對工作人員的獎懲，存在的問題便是績效考核制度明確卻缺乏考核執(zhí)行，盡管制定了績效考核制度，然而在具體的實踐工作中卻無序混亂，落實不到具體。

2.3 管理目標模糊

在人的需求層次理論中，刺激引發(fā)需求，需求決定動機，而動機則決定了一個人的行動。動機即目的、目標，如果沒有明確的目標，則無法實施有效的行動，因此有一個明確的目標，對于企業(yè)的辦公室行政管理工作來說也是非常重要的。然而普遍存在的問題就是辦公室行政管理工作中，管理工作沒有明確的目標，僅憑經(jīng)驗來進行管理工作，脫離實際，既而也增加了管理工作的負擔，又無法有效的完成管理工作。

3 完善企業(yè)辦公室行政管理的措施

3.1 加強企業(yè)文化建設

負責企業(yè)辦公室行政管理的人員可以說是企業(yè)發(fā)展的核心。因此，企業(yè)在發(fā)展中應重視“以人為本，和諧發(fā)展”的理念，減少員工在工作中的加班時間，保護員工的合法權益不受侵犯。此外，有必要提高員工的福利水平，關注員工的生活，組織一些活動，加強管理人員與基層員工之間的協(xié)調(diào)與溝通，以增進員工之間的友誼，互幫互助。這樣，合作方之中的一些員工也可以體驗到一種舒適和諧的辦公文化，感受到企業(yè)文化的人文關懷和尊重。從長遠來看，員工對企業(yè)的忠誠度會得到提高，員工會更愿意留在工作崗位上，并有更多的精力投入到自己的工作中。這樣不僅增強了員工之間的感情，而且更好地激發(fā)了公司管理者的誠信工作，也有助于公司開展更多的工作。

3.2 加強和完善企業(yè)辦公室的行政管理體制

建立一個合理、完善的管理體制是一個好企業(yè)的重要組成部分。有一套完整的行政管理體系，不僅可以明確員工的具體任務和工作時間，而且可以明確劃分員工的職責，使工作分配給每個人都能使員工有使命感和合作意識。此外，通過建立管理體系，完善了行政人員解決工作中的問題的能力，建立了管理人員理性思考的能力。通過總結各利益相關者的建議，總結企業(yè)管理的解決方案，優(yōu)化行政管理解決方案，結合企業(yè)實際情況，建立行動指導和制度，進而提高企業(yè)辦公室的效率和質(zhì)量。

3.3 企業(yè)辦公室所有行政人員的服務意識

企業(yè)辦公室是各類工作和決策的監(jiān)督者和執(zhí)行者。它不僅是協(xié)調(diào)各部門之間的關系，監(jiān)督日常工作，而且是整個企業(yè)的“物流中心”，為企業(yè)的正常運轉提供各種服務。它的服務意識是調(diào)節(jié)各部門關系的基本力量，也可以很好的替代政策層對人員的尊重和關注。當管理者對自己嚴格要求時，企業(yè)需要培訓管理人員，提高他們的服務意識，幫助管理者實現(xiàn)部門的任務和工作，為專業(yè)服務的人創(chuàng)造良好的服務和舒適的工作環(huán)境。此外，加強管理者的服務意識也能更好地處理。

3.4 加強企業(yè)辦公室所有行政人員的創(chuàng)新意識和思維突破

辦公室的所有管理人員都需要改變傳統(tǒng)管理的思維，有意識地創(chuàng)新企業(yè)的管理模式。我們可以通過定期或不定期的頭腦風暴來分解問題，以形成思維上的突破，增強團隊凝聚力。以工作中出現(xiàn)的具體問題為出發(fā)點，具體分析具體問題，總結經(jīng)驗教訓，總結正確的工作行為和創(chuàng)新服務，加強行政團隊內(nèi)部的溝通與協(xié)調(diào)。傳統(tǒng)行政工作缺乏靈活性，以強制命令的形式執(zhí)行。今天，企業(yè)管理可以借鑒國外一些企業(yè)的思路，突破傳統(tǒng)習慣，改變落后的企業(yè)管理理念，鼓勵管理者繼續(xù)為企業(yè)管理提出更新建議。此外，要重視企業(yè)辦公室行政人員的專業(yè)培訓，提高領導水平，提高管理創(chuàng)新意識，體現(xiàn)行政管理人員工作的具體價值。

4 實現(xiàn)辦公室行政管理精細化的對策

4.1 大力推廣企業(yè)文化

企業(yè)文化是一個企業(yè)的無形資產(chǎn)，好的企業(yè)文化可以讓員工增強歸屬感和工作熱情。在行政化管理中可以加強企業(yè)文化推廣，增強企業(yè)員工的凝聚力。可以定期舉行一些企業(yè)活動來宣傳企業(yè)的精神文化，讓員工在輕松的氛圍里工作，隨時關注員工關于工作的一些想法。推廣企業(yè)文化的方式主要可以從以下幾個方面著手：第一，可以通過開晨會，年會的方式來宣講公司價值觀念；第二，可以讓員工進行自我總結，自我評判工作是否達到了公司標準；第三，建設公司網(wǎng)站，宣傳公司的思想，方針以及最近公司內(nèi)部發(fā)生地重大事件；第四，進行定期的團建活動，比如團隊聚餐，郊游等活動，在活動中貫穿企業(yè)文化價值觀。

4.2 完善制度化管理

獎懲制度可以對犯錯的員工進行約束，也可以激勵優(yōu)秀員工更好的工作。企業(yè)內(nèi)部非常有必要形成一套規(guī)范完整的企業(yè)規(guī)章。只有這樣才能夠保障正常的工作進度，促進公司良性發(fā)展。對于掌握企業(yè)的商業(yè)機密的相關部門員工，企業(yè)一定要加強對其的管理約束。在制定企業(yè)制度的時候要根據(jù)企業(yè)實際情況考慮，具備可行性和可操作性，制度的建立不是越多越好，也不是越嚴越好，一定要保證企業(yè)員工大多數(shù)認同，可以通過網(wǎng)絡無實名投票的方式，考察員工對于某項制度的認可度。

4.3 建立科學的人事組織結構

有競爭力的公司必須是分工明確，人事組織結構科學的。這就要求企業(yè)一定要對內(nèi)部的人事組織進行相應的調(diào)整。調(diào)整企業(yè)人事組織的過程主要包括以下幾個方面：第一，是形成營銷部門、技術人員和研發(fā)部門之間聯(lián)系整合的管理形式；第二，是需要監(jiān)立符合市場動態(tài)變化的效益核心運行機制；第三，是根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營要求，設置編制崗位，對認識管理制度進行完善，使之更加符合現(xiàn)代社會的發(fā)展要求。第四，在社會中選聘更多優(yōu)秀和有經(jīng)驗的專業(yè)性人才。

4.4 激勵員工創(chuàng)造更多價值

建立科學的激勵制度。適當?shù)膶?yōu)秀員工進行激勵，可以提高他們的工作熱情，也能夠對其他員工進行激勵。這就是所謂的“人性化管理”，這樣可以讓員工獲得存在感和歸屬感，激勵他們創(chuàng)造更多的價值。比如，對每個月和每個年度的業(yè)績最高的員工進行一定獎勵。

4.5 全面提高員工的素質(zhì)

進一步提高員工的綜合素養(yǎng)，從理論學習與專業(yè)能力兩方面入手，確立辦公室管理的重要性。作為企業(yè)的管理人員，要為企業(yè)員工提供更多的培訓機會，加強員工在理論知識、技術操作能力以及素養(yǎng)等方面的培訓力度，并把這種技能和素養(yǎng)逐步運用到日常工作中，全面提高工作效率和工作質(zhì)量。企業(yè)可以在員工入職前對其進行培訓，具體可以通過多媒體教學方式，或者邀請優(yōu)秀員工進行演講的方式對員工進行培訓和指導。

5 結語

總之，行政管理是辦公室高效辦公的重要前提，針對辦公室的工作內(nèi)容繁多的狀況，明確管理職責，確認管理方式，是幫助企業(yè)走出困境的必然之舉?；谵k公室管理工作的重要性，迫使其必須走規(guī)范化、科學化以及精細化的道路，建立科學的企業(yè)內(nèi)部相關管理規(guī)定，使辦公室管理的精細化意識能夠有效深入到辦公室人員的思想里，從而提高企業(yè)的管理效率，降低企業(yè)的管理成本，達到一定的管理成效。所以，辦公室行政管理精細化思路，可以有效地推動企業(yè)內(nèi)部的運作和發(fā)展。