淺談事業(yè)單位檔案的科學(xué)化管理

文/肖迪，山東省鄄城縣事業(yè)單位監(jiān)督管理局

1 檔案管理科學(xué)化的必要性及緊迫性

1.1 檔案管理是機(jī)關(guān)單位管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)

檔案材料無序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機(jī)，導(dǎo)致管理上的被動，引起機(jī)關(guān)內(nèi)部管理混亂。由于人員流動，把檔案保存在個人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效監(jiān)督管理機(jī)制，一旦出現(xiàn)關(guān)鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無法延續(xù)；重則導(dǎo)致機(jī)關(guān)機(jī)密、獨(dú)有知識產(chǎn)權(quán)和信息流失，導(dǎo)致無法挽回的損失。檔案有其獨(dú)有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的技術(shù)或機(jī)密。占有這些資料就是占有機(jī)關(guān)的技術(shù)或機(jī)密。因此，機(jī)關(guān)單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術(shù)、知識產(chǎn)權(quán)的流失而影響機(jī)關(guān)單位的生存與發(fā)展。

1.2 檔案是機(jī)關(guān)單位信用管理的重要保證

檔案是公認(rèn)的構(gòu)成信用信息的核心資源。首先，完善的檔案管理可作為展現(xiàn)單位自身誠信的一個窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財(cái)務(wù)狀況等重要內(nèi)容。其次，在社會信用體系建設(shè)中，信用檔案建設(shè)已成為社會各界關(guān)注的焦點(diǎn)。國家已經(jīng)提出要加快建立企業(yè)、中介機(jī)構(gòu)和個人的信用檔案，使有不良記錄者付出代價(jià)，名譽(yù)掃地，直至繩之以法?？梢姍n案納入社會信用系統(tǒng)是必不可少的因素。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

2.1 事業(yè)單位重視檔案管理工作程度低。重視程度一直是困擾事業(yè)單位檔案管理的重要問題，一些事業(yè)單位的管理和領(lǐng)導(dǎo)人員對于檔案管理沒有一個清晰而全面地認(rèn)知，片面地將檔案管理看做資料的整理和信息的堆砌，導(dǎo)致沒有給予事業(yè)單位檔案管理充足的資金支持和足夠的重視，出現(xiàn)了對事業(yè)單位檔案管理的漠視。此外，一些事業(yè)單位檔案管理人員對自身的工作沒有一個重視的態(tài)度，他們抱著應(yīng)付和混日子的態(tài)度進(jìn)行工作，沒有看到事業(yè)單位檔案管理的真正價(jià)值，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)各種問題，造成事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量不高或下降。

2.2 事業(yè)單位檔案管理者業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。實(shí)事求是地講，當(dāng)前一些在事業(yè)單位從事檔案管理的人員存在專業(yè)技能不熟悉，關(guān)鍵環(huán)節(jié)有盲區(qū)等實(shí)際問題，這會導(dǎo)致他們在從事檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)遺漏和缺失，甚至出現(xiàn)檔案資料丟失或泄密等問題，這會直接對事業(yè)單位檔案管理工作造成較大影響，進(jìn)而產(chǎn)生事業(yè)單位的基本職能和服務(wù)社會功能的障礙，不利于事業(yè)單位改革的持續(xù)深化和發(fā)展。

2.3 事業(yè)單位檔案管理更新不到位。事業(yè)單位檔案管理過程中對于工作目標(biāo)的更新存在兩個問題，一是，對于事業(yè)單位傳統(tǒng)的信息和資料更新速度慢，特別是對于重要的檔案資料沒有一個及時(shí)整理和全面收集的管理方法。二是，對事業(yè)單位新式的數(shù)據(jù)檔案沒有及時(shí)加入數(shù)據(jù)庫，這兩種方式都有可能給事業(yè)單位檔案信息造成整理和管理周期過長，容易出現(xiàn)死檔的現(xiàn)象。

3 檔案管理科學(xué)化的對策

3.1 政府政策層面

3.1.1 積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)，依法監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作。并加強(qiáng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同督促，積極營造建檔氛圍，讓更多單位認(rèn)識到建立健全檔案的重要性，增強(qiáng)機(jī)關(guān)單位做好檔案工作的自覺性。

3.1.2 積極塑造典型，發(fā)揮以點(diǎn)帶面功效精心選擇一些規(guī)模大、作風(fēng)好、有一定檔案管理基礎(chǔ)的單位作為試點(diǎn)，進(jìn)行重點(diǎn)指導(dǎo)、培養(yǎng)，樹立典型，以點(diǎn)帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學(xué)會管理的單位帶動后建檔的單位，以老手帶動新手，先推出部分示范單位，使其成為“領(lǐng)頭羊”，讓后來者有榜樣可學(xué)習(xí)，有先例可借鑒。

3.1.3 積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)

檔案行政管理部門要采取切實(shí)措施：一是舉辦培訓(xùn)班，講授檔案工作的基本業(yè)務(wù)知識，提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，使檔案工作能夠更快，更好地獨(dú)立完成。二是深入機(jī)關(guān)單位，現(xiàn)場指導(dǎo)和培訓(xùn)。要利用執(zhí)法檢查等時(shí)機(jī)，深入到各機(jī)關(guān)單位現(xiàn)場指導(dǎo)。政府部門應(yīng)主動幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓(xùn)課，使機(jī)關(guān)單位檔案工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。

3.2 機(jī)關(guān)單位自身層面

3.2.1 構(gòu)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制

只要符合國家檔案規(guī)范，實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則，就可以促進(jìn)檔案的發(fā)展，一切都可以從現(xiàn)實(shí)出發(fā)。建立檔案管理機(jī)制的關(guān)鍵是確保檔案的及時(shí)、完整收集、保管和提供有效利用上，體現(xiàn)在是否滿足時(shí)代發(fā)展、社會發(fā)展的需要，是否有利于檔案管理可持續(xù)發(fā)展，沒必要追求設(shè)施大而全。如果檔案沒有保存齊全完整，不能提供各項(xiàng)活動服務(wù)，檔案室再豪華，設(shè)施再完備也是毫無用處，缺少價(jià)值。

3.2.2 科學(xué)利用信息化手段

在機(jī)關(guān)單位信息化建設(shè)中，檔案部門要充分利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲量大，檢索速度快等優(yōu)勢，大力開發(fā)適用于計(jì)算機(jī)完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門要建立嚴(yán)格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實(shí)體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全，將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數(shù)據(jù)備份工作。有條件的單位，逐步推進(jìn)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數(shù)字化形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數(shù)字信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

4 結(jié)束語

總之，檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關(guān)部門尤其是檔案管理部門，應(yīng)從戰(zhàn)略高度來重視和加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作，以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理的高效化。