高等院校學生收費的流程優(yōu)化研究
——以番禺職業(yè)技術學院為例

胡秀麗，彭思喜

（1.廣州番禺職業(yè)技術學院資產(chǎn)管理處，廣州511483；2.華南農(nóng)業(yè)大學經(jīng)濟管理學院，廣州510642）

引言

近年來，隨著高等院校招生規(guī)模不斷發(fā)展壯大，高等職業(yè)技術學院的辦學形式更加多樣化，招收學生的類型也更加復雜，使得學校收費項目更加復雜多樣，收費統(tǒng)計日益困難，因此學生收費工作成為學校財務工作的一個非常繁雜但很重要的組成部分[1]。

同時，學生收費工作的好壞直接關系到學校的形象與發(fā)展。對高等職業(yè)技術學院而言，學費的收繳與統(tǒng)計工作涉及到學校諸多部門，它是學校工作中極其重要的組成部分。因此，高等職業(yè)技術學院迫切需要更改學費收繳方式，傳統(tǒng)手工收繳與記賬方式已非常落后，當前的發(fā)展趨勢是建立管理信息系統(tǒng)和應用計算機網(wǎng)絡技術解決高等院校學生收費工作的管理辦公化和信息網(wǎng)絡化問題，將財務人員從反復和繁重的傳統(tǒng)手工收費中解放出來，縮短收繳學費的工作時間，加強收繳學費工作的監(jiān)控過程，減少相關人員的工作強度，從而實現(xiàn)學校學生收費工作的信息化、科學化、現(xiàn)代化[2]。

本文結(jié)合番禺職業(yè)技術學院（以下簡稱“番職院”）的學生收費管理工作，設計了一套收費崗位科學分工、各部門信息共享、收費業(yè)務與會計業(yè)務聯(lián)動、學生自助繳費和銀行代收業(yè)務相結(jié)合的業(yè)務流程優(yōu)化方案。

一、番職院學生收費管理現(xiàn)狀及存在的問題

廣州市番禺職業(yè)技術學院地處珠江三角洲腹地的廣州市番禺區(qū)，占地2 061畝，現(xiàn)有全日制在校生11 095人。學校采取多層次、多類型、多形式的辦學模式，主要以高等職業(yè)技術教育為主，同時招收成人教育和遠程教育學生，設有財經(jīng)學院、管理學院、機電工程學院、建筑工程學院、人文社科學院、外語外貿(mào)學院、信息工程學院、藝術設計學院、珠寶學院等9個學院。隨著廣州番禺職業(yè)技術學院招生規(guī)模擴大和招收學生類型的增多，關于學費的收繳工作越來越復雜和煩瑣，存在許多急需解決的問題。

第一，學費收繳任務繁重。學費收繳工作面向全校學生，學生多而財務處人力有限，因此學費收繳常采用集中時間收費的辦法。而錯過繳費時間的學生就只能零散繳費，跨越時間達到整個學期甚至整個大學四年，導致學費收繳業(yè)務量過大，嚴重影響財務處各部門的正常工作。

第二，收費項目多，且每個項目的標準具有差異性。番職院采取多層次、多類型、多形式的辦學模式，收費項目多，有教材費、學費、住宿費等多達數(shù)十種，但卻存在每種項目的收費會因不同因素（如由于專業(yè)、學歷以及入學時間的不同）而不同。例如，?？?、本科、函授本科、成人教育的學費標準因為他們之間的教育層次不同而不同，住宿費也會因為不同的住宿設施和環(huán)境，以及配套設備而又相應的收費標準，所有這些都給學校財務部門的收費工作帶來極大的麻煩和不便。

第三，學費收繳手段落后，數(shù)據(jù)統(tǒng)計困難。番職院近幾年仍使用傳統(tǒng)的手工模式，學費收繳工作低水平、低層次，重復率高，錯誤率也高。同時，不能準確及時地對學費收繳和欠費情況進行統(tǒng)計，極大地影響了學校工作決策。

第四，學費拖欠嚴重，催繳困難。番職院每學年都有欠費情況，有的是因家庭困難交不起而申請減免或者緩交，有的則是挪用家里寄來的學費，屬于惡意欠費。落后的手工模式難以有效及時跟蹤欠費學生，尤其是惡意欠費學生，從而導致學生抱著僥幸心理惡意欠費，形成惡性循環(huán)，使得學校經(jīng)費不做，影響正常工作。

第五，頻繁變動學籍，學費信息更改不及時。由于各種各樣的原因，總會頻繁出現(xiàn)學生學籍的變動，同時因為學生部門與財務部門缺乏有效信息共享機制，導致學費信息更改不及時，增大了學生收費管理的難度。

二、番職院學生收費流程優(yōu)化的目標分析

第一，科學合理分工學費收繳崗位。為了符合番職院學費收繳流程，制定了學費收繳的管理崗位主要有數(shù)據(jù)管理員、票據(jù)管理員和制單員。數(shù)據(jù)管理員的崗位職責是錄入管理教務處提供的學生學籍和繳費信息。票據(jù)管理員的崗位職責是管理、發(fā)放以及收繳相關的收繳費票據(jù)。制單員的崗位職責的裝訂收繳費憑證，并且及時處理和統(tǒng)計所有的學生欠費數(shù)據(jù)。

第二，構(gòu)建財務部門與其他部門的信息共享機制。學生收費系統(tǒng)的成員包括學生處、教務處、各院系以及后勤處等部門[3]，各部門間應積極實現(xiàn)相互間數(shù)據(jù)共享，保證某部門學生信息的改變，能夠及時反映到其他部門。建立財務處與各部門公共信息的共享機制，使得財務部門能夠及時更新學生學費信息。制定學費收繳管理制度，對欠費處理、學費減免和緩繳、滯納金的減免做到有章可循。因此，財務處與其他各部門要實現(xiàn)學生信息網(wǎng)絡化，有效達到信息共享。

第三，規(guī)范“學分制收費”標準。學生收費日益嚴重，尤其許多學生惡意欠費，家長卻并不知道，這些已經(jīng)嚴重影響學校的正常工作[4]，關系到學校的管理質(zhì)量和學生未來的可持續(xù)性發(fā)展?！皩W分制收費”能夠有效解決上述問題，學生欠費，就不能選修課程；不能選修課程，就不能獲得足夠?qū)W費；沒有足夠?qū)W費，就不能取得畢業(yè)證。因此，學生就不敢隨意拖欠學費。

第四，減少現(xiàn)金支付，發(fā)展銀行結(jié)算模式?，F(xiàn)金支付給學校財務處帶來不便，也給學生造成不便，甚至會導致財務違法違紀行為[5]。銀行計算模式就是在新生入學之時，由學校為每個新生辦理一張銀行卡，學生的繳費、或者獎學金和助學金的獲取都通過此銀行卡進行，不僅能夠提高資金管理的安全性，也極大地提高了財務人員的工作效率。如此，將會顯著提高學費收繳管理的質(zhì)量控制工作。

第五，建立收費工作與核算工作的聯(lián)動機制。建立收費系統(tǒng)與會計核算系統(tǒng)的聯(lián)動機制，能夠進一步保證學費收繳信息的精確性[6]，進一步完善學生收費的檔案管理，從根本上解決學費收繳工作的內(nèi)部質(zhì)量控制難題，杜絕財務違法違規(guī)的行為。

三、番職院學生收費業(yè)務流程優(yōu)化設計

（一）各部門主要職能

學生費用的收繳工作不僅是財務部門的工作，而且涉及到學校各部門間的緊密合作和協(xié)同，如有一個環(huán)節(jié)存在問題就會給學校帶來直接經(jīng)濟損失或者不良影響。番職院學生收費的業(yè)務流程優(yōu)化涉及的部門主要是校長辦公室，財務處、學生處、教務處、各院系部以及銀行等。

1.校長辦公室。負責在學校層面協(xié)調(diào)學費的收繳工作，直接對主管學生收費的校長負責。根據(jù)需要，定期向主管校長匯報學生收費的統(tǒng)計報告。主管校長再根據(jù)統(tǒng)計報告，決策相關工作，并協(xié)同相關部門。

2.學生處。學生處的職責包括：（1）負責管理在校學生的學籍信息，如休學、轉(zhuǎn)學、退學、復學、降級、注冊、畢業(yè)、轉(zhuǎn)升本、轉(zhuǎn)專業(yè)等。如學生的學籍信息有變動，需要及時反映通知到財務處。（2）根據(jù)財務部門提交的拖欠和緩交學費的學生名單進行相關的學生注冊管理工作，如發(fā)現(xiàn)有惡意欠費的學生，則停止該學生的注冊，直至惡意欠費學生補交完欠費后才能繼續(xù)注冊。如果發(fā)現(xiàn)學生在退學或畢業(yè)時還有拖欠學費，則暫扣該學生的學位證和畢業(yè)證，直至其補交完所欠的費用。（3）負責評定審核學生的獎學金和貸款補助工作，在評定后，將獲得獎貸金名額的學生名單提交到財務處，財務處再根據(jù)這些學生是否拖欠學費或者緩交學費情況進行審核。若有緩交學費或者拖欠學費情況，則直接從其獎學金中扣除。（4）負責管理在校學生的住宿信息，并制定相關的住宿費用標準和其他費用標準，然后提交財務處由其負責收費。

3.財務處。財務處是進行學生費用收繳的最重要部門，除了向?qū)W生收繳各種費用以外，還必須做好下面工作：（1）對新生報到進行學費和其他各種費用的收繳工作，同時根據(jù)教務處提交的學生學籍變動信息對相關學生的收費數(shù)據(jù)進行更改和調(diào)整，并對相關學生按照更改后的收費信息進行收繳。（2）有學生退學、轉(zhuǎn)學和畢業(yè)時，負責將相關學生的費用收繳數(shù)據(jù)提交給教務處、學生處及各院系部門，以便相關部門對相關學生進行資格審查，如有拖欠費和緩交費用情況，則取消其資格。（3）根據(jù)學生處提交的獲得獎學金、助學金和貸款名額的學生名單，審核這些學生的拖欠費信息，如有拖欠費用，或緩交學費的，則從他們的獎學金、助學金或者貸款中扣除。（4）定期統(tǒng)計各學院、各系、各專業(yè)、各班級的學生拖欠費用情況，并保持與各院系部門同步，由相關的負責人員向欠費學生催繳欠費。（5）定期統(tǒng)計各學院、各系、各專業(yè)、各班級的學生拖欠費用情況，并將統(tǒng)計信息匯報提交至校長辦公室。

4.教務處。教務處主要負責教材發(fā)放、課程安排和課程考試工作，制定每學年的書費標準并提交至財務處由其負責書費的收繳。同時，依據(jù)財務處提交的拖欠費用的學生名單來評定審核學生考試資格，對惡意欠費的學生則取消其考試資格。

5.各院系部門。主要負責學生收費的催繳工作。各院系部門的相關負責人員（輔導員）根據(jù)財務處提交的本院系的學生欠費清單，對欠費學生進行溝通、協(xié)調(diào)和催繳工作。發(fā)現(xiàn)有惡意欠費的，則將其名單提交至財務處、學生處和教務處，并對惡意欠費進行警告和處罰。對特殊的特別貧困的學生，則促使其提交緩交學費或者減免學費的申請，并依據(jù)國家和學校的規(guī)定和條例進行審核。

（二）流程優(yōu)化

根據(jù)學校學生收費存在的問題，針對要實現(xiàn)的目標和涉及的部門，番職院制定了如下的優(yōu)化流程：

1.在學生費用收繳之前，需要獲得相關部門領導和主管領導的審批和授權(quán)，保證由教務處、學生處提交過來的學生的收費信息和學籍信息的準確性和真實性，并能夠?qū)崟r更新這些信息。

2.財務處會計人員負責編制收費學生的應收款表單，并提交至主管會計進行復核確認。會計人員對應收款表單進行修改、增加、刪除或者調(diào)整，同樣需要主管的復核確認。

3.銀行代收學費需要財務處主管領導、會計人員和銀行操作員、銀行主管經(jīng)理核查銀行代收學費的資料和信息。如果是現(xiàn)金收費，則結(jié)合崗位原則，收費人員不能同時擔任系統(tǒng)管理員、應收款管理員或者票據(jù)管理員等工作。

4.對于休學和退學，減少或者免除學費的學生，則需要出示學生處、教務處或其所在學院提供的證明，由財務處相關人員審核后才能辦理收繳費工作，并由財務處保存相關的憑據(jù)。

5.財務處將收繳的學生費用由主管領導審批后上繳至上級教育部門，各種收費票據(jù)則按照檔案管理的規(guī)定，由專人妥善保管。

四、番職院學生收費業(yè)務流程優(yōu)化分析

隨著高等院校辦學規(guī)模的擴大和收費項目的增多，傳統(tǒng)的手工收費方式已經(jīng)不適應新形勢下學生收費實行性、自動性和可管理性的需求。這就需要財務處的學生收費系統(tǒng)能夠有效地緊密地與教務處、學生處、后勤處和各院系部門的信息系統(tǒng)進行結(jié)合，實現(xiàn)學生相關信息的實時共享和更新，提高學校各項工作的管理效率，而番禺職業(yè)技術學院學生收費的流程優(yōu)化正是適應新形勢的要求。

第一，實現(xiàn)教務處、學生處、財務處數(shù)據(jù)實時共享。當前市場上較流行的學生收費管理軟件，雖為多數(shù)高校所采用，但只具備基本的管理功能，缺乏可擴展性，不能適應學生收費工作的復雜化、多樣化需求。校園信息化建設要求，需要財務處、教務處、學生處和后勤處之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)有效共享和實時更新。

第二，構(gòu)建教務處接口，保證學分制收費一致性。學分制收費能夠有效抑制惡意欠費行為。但傳統(tǒng)的學分制收費，財務處在選課期間需要短時間內(nèi)多次扣費，因沒有建立財務處與教務處的信息共享接口，導致學生欠費和緩交信息不能與教務系統(tǒng)實時同步，就會出現(xiàn)漏交或重復交的問題。

第三，構(gòu)建學生處接口，規(guī)范綠色通道管理。為了不影響有特殊經(jīng)濟困難的學生正常求學，目前高校都出臺了相關的“綠色通道”條例，例如緩交或減免學費等。緩交或減免信息都是由學生處提交給財務處，再由財務處進行處理。但是，學生處提交信息經(jīng)常會出現(xiàn)分多次和重復的問題，導致財務部門處理數(shù)據(jù)困難。因此，構(gòu)建學生處與財務處數(shù)據(jù)接口，規(guī)范綠色通道管理，能夠?qū)崟r有效處理學生緩交信息或者減免學費信息。

第四，構(gòu)建自主網(wǎng)上繳費平臺。當前多數(shù)高校采用銀行批量代扣學生欠費的方式，當經(jīng)常有出現(xiàn)卡內(nèi)余額不足、或者學生銀行卡丟失導致扣費失敗情況。總之，由于各種各樣原因，總會存在許多銀行代扣期間卡內(nèi)金額不足的現(xiàn)象，導致銀行代收很被動。如何解決這個問題？構(gòu)建自主網(wǎng)上繳費平臺不失為一個好辦法。學生根據(jù)學號和密碼登錄系統(tǒng)，并根據(jù)系統(tǒng)產(chǎn)生的繳費信息，選擇支付銀行進行支付。學生繳費后會通過傳輸數(shù)據(jù)接口實時傳輸?shù)较嚓P系統(tǒng)，更新學生的繳費信息。對無故欠費學生，繳費平臺則進行提醒、警告，這樣既方便了學生的操作，也能實時同步數(shù)據(jù)。

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