中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策

濟(jì)寧市技師學(xué)院 山東濟(jì)寧 272000

1 中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

1.1 檔案意識(shí)薄弱，管理理念相對(duì)落后

隨著中職學(xué)校檔案管理事業(yè)的發(fā)展，中職學(xué)校檔案管理工作已經(jīng)步入規(guī)范化軌道，檔案管理人員的檔案意識(shí)進(jìn)一步加強(qiáng)，檔案管理在高校教學(xué)和科學(xué)研究中的重要作用逐步顯現(xiàn)。但在現(xiàn)實(shí)工作中，人們對(duì)于中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)還缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和理性的思考，對(duì)檔案管理工作依然停留在傳統(tǒng)工作理念之上，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，檔案管理工作的宏觀(guān)考慮存在不足，僅僅能夠滿(mǎn)足校內(nèi)各單位使用者的需求，而忽略了更為廣大的校內(nèi)職能部門(mén)之外的學(xué)校教職、學(xué)生及校外相關(guān)部門(mén)的潛在需求，因此檔案管理信息化僅僅是實(shí)現(xiàn)了初級(jí)最低綱領(lǐng)要求。

1.2 檔案資料信息的利用程度化不高

隨著科學(xué)信息化的不斷發(fā)展和應(yīng)用，中職學(xué)校在日常的管理工作中已基本實(shí)現(xiàn)信息化管理，在檔案管理工作中也已經(jīng)普及了先進(jìn)的電腦設(shè)備，相關(guān)的檔案管理應(yīng)用軟件也應(yīng)用非常廣泛。然而在中職學(xué)校檔案管理的實(shí)際工作當(dāng)中，相關(guān)的檔案管理信息在查閱以及檢索的應(yīng)用中，相應(yīng)的功能并沒(méi)充分地發(fā)揮出來(lái)，特別是一些比較重要方面依然還處于空白狀態(tài)，這樣就大大地降低了檔案的使用效率，導(dǎo)致中職學(xué)校檔案不能及時(shí)有效地促進(jìn)學(xué)校工作的發(fā)展[1]。

1.3 檔案管理機(jī)制不健全

一是職責(zé)劃分不明確。各中職學(xué)校并未形成規(guī)范的學(xué)生檔案管理工作制度，缺少專(zhuān)門(mén)、明確、統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)，致使有的學(xué)生檔案由團(tuán)委學(xué)生處負(fù)責(zé)，有的由學(xué)院招生處負(fù)責(zé)，容易造成信息材料的重復(fù)采集，浪費(fèi)大量的時(shí)間。二是缺少有效的管理方式。大多數(shù)高校先將學(xué)生個(gè)人檔案移送到各二級(jí)學(xué)院進(jìn)行分散管理，再等到學(xué)生畢業(yè)時(shí)由相關(guān)部門(mén)統(tǒng)一移交和轉(zhuǎn)遞。而關(guān)于學(xué)生檔案的歸檔工作基本上由兼職工作人員臨時(shí)突擊整理，使檔案整理工作質(zhì)量大打折扣，學(xué)生檔案遺失、錯(cuò)亂、殘缺等情況屢見(jiàn)不鮮。

2 對(duì)策

2.1 加強(qiáng)對(duì)中職學(xué)校檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)

檔案信息的管理，一定程度上在學(xué)校的教學(xué)、科研、信息交流中發(fā)揮著不可替代的作用。要真正明確檔案信息化建設(shè)的任務(wù)和所遇到的問(wèn)題，就要從檔案的各個(gè)階段和環(huán)節(jié)出發(fā)，針對(duì)在這其中所遇到的問(wèn)題和難題，就一些重難點(diǎn)進(jìn)行討論和研究，先找出問(wèn)題所在，研究問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，這樣子反反復(fù)復(fù)形成了新的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，學(xué)?？梢蚤_(kāi)展相關(guān)的活動(dòng)，比如論文寫(xiě)作和檔案管理等。增大檔案管理的宣傳力度，營(yíng)造檔案管理信息化工作重要性的氛圍。

2.2 實(shí)施嚴(yán)格的日常監(jiān)督管理機(jī)制

對(duì)中職學(xué)校檔案管理進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)察管理，是保證檔案管理工作有序進(jìn)行的必要基礎(chǔ)。作為檔案管理的工作人員，對(duì)中職學(xué)校的檔案應(yīng)該實(shí)行嚴(yán)格的管理，尤其是在教師日?？己朔矫鎽?yīng)該制定出一套切實(shí)可行的考核評(píng)價(jià)機(jī)制，遵循誰(shuí)損壞誰(shuí)負(fù)責(zé)，對(duì)于由于個(gè)人的過(guò)失造成的檔案流失、毀壞等行為，應(yīng)該從嚴(yán)查處，并進(jìn)行必要的懲罰。只有通過(guò)嚴(yán)格的監(jiān)督考察機(jī)制，才能從根本上保證檔案工作的有序進(jìn)行。為了中職學(xué)校檔案工作有效地發(fā)展和管理，能讓檔案信息內(nèi)容發(fā)揮出它應(yīng)有的價(jià)值，高校在檔案管理上很有必要在隊(duì)伍管理上提升檔案工作人員的從業(yè)素養(yǎng)。一是下力氣強(qiáng)化中職學(xué)校檔案管理工作人員的從業(yè)素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)管理能力，因?yàn)闄n案管理不僅僅是簡(jiǎn)單地對(duì)材料、文稿進(jìn)行歸納總結(jié)和分門(mén)別類(lèi)，更多是需要管理工作人員較高的專(zhuān)業(yè)水平，因?yàn)闄n案管理所涉及的信息要素非常廣泛，尤其要隨時(shí)把握檔案管理的動(dòng)態(tài)。

2.3 完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

中職學(xué)校要基于校園信息網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)出適用于學(xué)校進(jìn)行檔案信息管理的系統(tǒng)，這就要求中職學(xué)校結(jié)合現(xiàn)有的技術(shù)開(kāi)發(fā)型人才和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)等方面的優(yōu)勢(shì)，建立起規(guī)范統(tǒng)一的中職學(xué)校檔案管理系統(tǒng)。而技術(shù)人員在開(kāi)發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)時(shí)，要保證系統(tǒng)具有較強(qiáng)的實(shí)用性和可操作性，提供準(zhǔn)確而有效的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)采集、檔案整理、標(biāo)識(shí)、傳輸管理、信息安全管理等方面進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，將分散獨(dú)立的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校教務(wù)處、學(xué)院管理機(jī)構(gòu)等信息系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫對(duì)接，確保信息資源的實(shí)時(shí)共享。同時(shí)，中職學(xué)校要加強(qiáng)檔案信息化管理隊(duì)伍建設(shè)，引進(jìn)與檔案相關(guān)的專(zhuān)職管理人才，對(duì)兼職檔案工作人員加強(qiáng)崗前指導(dǎo)，并定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理技能和數(shù)字化信息技術(shù)培訓(xùn)。管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，掌握科學(xué)化的管理方法，運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，切實(shí)提高檔案管理信息化工作水平，促使中職學(xué)校檔案管理長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展[2]。

2.4 完善信息化安保體系

由于檔案內(nèi)容具有一定的保密需求，且涉及到使用權(quán)限的問(wèn)題，所以在建設(shè)工作上，要對(duì)檔案信息的安全管理體制進(jìn)行逐步的完善。在實(shí)際的安保體系建設(shè)中，首先，可以按照國(guó)家頒布的信息安全管理法律進(jìn)行嚴(yán)格執(zhí)行。其次，在對(duì)檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，工作人員應(yīng)該增強(qiáng)安全意識(shí)，杜絕泄密事件的發(fā)生。最后，要應(yīng)用已有的防護(hù)措施，像防火墻、殺毒軟件、網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測(cè)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)，可以結(jié)合實(shí)際情況，進(jìn)行綜合化的應(yīng)用，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)具備一個(gè)正常的運(yùn)營(yíng)環(huán)境。

2.5 提高檔案信息化程度

中職學(xué)校應(yīng)提高學(xué)校檔案信息化的程度，首先，加強(qiáng)對(duì)于檔案信息化的相關(guān)配套設(shè)施的投入，采購(gòu)能夠全面滿(mǎn)足學(xué)校檔案信息化數(shù)量的打印機(jī)、電腦、掃描儀等相關(guān)電子設(shè)備，確保電子設(shè)備能夠全面滿(mǎn)足學(xué)校檔案信息化的需求。其次，加強(qiáng)對(duì)于學(xué)校相關(guān)人員的投入，對(duì)于學(xué)校相關(guān)檔案部門(mén)人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，提高其對(duì)于檔案信息化的相關(guān)專(zhuān)業(yè)技能的掌握，適應(yīng)學(xué)校檔案信息化的專(zhuān)業(yè)要求。最后，增加檔案信息化初期的檔案整理人數(shù)，加快將檔案信息化提上議程，不斷推進(jìn)檔案信息化工作的全面展開(kāi)。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，在信息化背景下，我國(guó)中職學(xué)校檔案管理工作必須要不斷改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)多方高效協(xié)作，講究效益，實(shí)現(xiàn)檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。