檔案信息化在檔案保護工作中的應用

孫哲

靖宇縣委辦公室 吉林白山 135200

1 檔案信息化建設(shè)的概念和特征

所謂的檔案信息化，就是在相關(guān)檔案管理部門的統(tǒng)一領(lǐng)導和統(tǒng)籌下采用先進的信息化技術(shù)進行檔案管理的一種手段，其根本結(jié)果就是對檔案進行相關(guān)信息的匯總和統(tǒng)一處理，以此來提高所需要的管理水平，提高服務(wù)水平，總的來說，檔案信息化建設(shè)就是將檔案實時保管作為工作的主要部分，然后利用信息化技術(shù)對檔案進行全方位的應用和管理，并多角度對檔案進行分類。

一般來講，檔案信息化建設(shè)滿足了四點要求：首先，檔案信息化建設(shè)實現(xiàn)了檔案的接收、存儲和利用，并使得三者協(xié)調(diào)起來更加和諧。其次，檔案信息化建設(shè)體現(xiàn)了檔案管理模式的改革，是對以往管理格局的重大突破；另外，將檔案管理過程數(shù)字化，使檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。最后，信息化的檔案信息更容易共享，使得檔案信息資源可以被高度利用。目前檔案信息化建設(shè)還在進行中，而更好地了解檔案信息化的特征有助于我們發(fā)現(xiàn)更好的檔案管理方式。

2 檔案管理過程中的主要問題

2.1 檔案管理信息化應用不夠科學

檔案管理是一項內(nèi)容繁雜且工作量較大的工作，檔案管理內(nèi)容涉及企業(yè)經(jīng)營和人力資源管理等多個層面，因此信息量十分龐雜。在傳統(tǒng)管理工作中，檔案管理的信息內(nèi)容大多使用紙質(zhì)方式進行登記記錄和保管，并不利于信息的收集、整理和保管等環(huán)節(jié)的展開。

2.2 檔案管理工作的人員素質(zhì)不高

檔案管理工作的有效開展離不開專業(yè)管理人才的參與。在現(xiàn)實工作中，很多企業(yè)的檔案管理工作人員雖然對檔案管理的基礎(chǔ)流程掌握得比較好，但是隨著時代的發(fā)展，很多的檔案管理工作人員并不能掌握最先進的計算機技術(shù)，不利于檔案管理工作效率的提高，不能夠適應現(xiàn)如今的科技環(huán)境，這在一定程度上限制了檔案管理工作的信息化發(fā)展[1]。

2.3 對檔案重要性認識程度不夠

檔案管理工作對于國家和社會發(fā)展具有十分重要的作用，但目前，阻礙我國檔案管理科學化水平提高的重要因素之一，即為相關(guān)領(lǐng)域的工作人員對于檔案的重要性認識程度不夠。部分工作人員認為檔案管理是一項可有可無的工作，沒有檔案管理企業(yè)也能照常運轉(zhuǎn)。

3 檔案信息化在檔案保護工作中的應用

3.1 完善管理制度

首先，根據(jù)崗位和分工對管理人員提出具體的工作要求。將檔案管理的操作落實到個人，這樣才能保證數(shù)據(jù)的真實可靠。其次，對于重要的數(shù)據(jù)要進行及時的備份。在信息化管理中，數(shù)據(jù)的遺失意味著必須要重新進行數(shù)據(jù)采集，這將給企業(yè)工作帶來很大的負擔。通過備份的方式，有效解決了這個問題，而且在具體操作上也非常簡單。最后，對檔案進行監(jiān)督管理。鉆完井參數(shù)涉及到油井工程的施工，是石油企業(yè)的核心數(shù)據(jù)，進行有效的監(jiān)督管理能夠避免數(shù)據(jù)的遺失和外泄。

3.2 推動檔案信息化工作與經(jīng)濟社會發(fā)展相融合

一是加快檔案信息標準規(guī)范化建設(shè)的步伐，檔案信息標準規(guī)范的制定具有一定復雜性，為推進檔案信息化建設(shè)與經(jīng)濟社會發(fā)展的高度融合，應當從檔案信息建設(shè)、檔案信息調(diào)用等多個方面對檔案信息標準進行完善，提高檔案信息資源的實際利用率，推進社會經(jīng)濟的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

二是強化認知，充分認識到檔案信息化建設(shè)與檔案保護和開發(fā)利用的重要性，建立健全檔案管理制度，提高規(guī)范化管理水平，實現(xiàn)電子檔案一體化管理，逐步完善檔案信息化管理機制，提高檔案信息的服務(wù)質(zhì)量，推進檔案事業(yè)的發(fā)展。

3.3 提升檔案信息化的公共服務(wù)能力

一是加強全省檔案信息化建設(shè)指導工作。切實做好對全省各級檔案館(室)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)中的服務(wù)工作，推動全省各級各部門數(shù)字檔案館(室)建設(shè)二是確保檔案信息數(shù)據(jù)安全。按國家檔案局檔案信息系統(tǒng)安全等級保護定級工作的要求，從技術(shù)上和制度上確保檔案目錄管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)、檔案利用服務(wù)系統(tǒng)、檔案網(wǎng)站系統(tǒng)、檔案辦公系統(tǒng)的安全。

3.4 強化管理技術(shù)

信息化管理方式離不開技術(shù)的支持，管理人員應該具備相應的基礎(chǔ)知識。筆者建議，石油企業(yè)可以聘請專門的技術(shù)人員來搭建數(shù)據(jù)庫平臺[2]。同時對具體的管理人員也應該進行定期的培訓，在培訓的過程中讓他們對于信息化管理有一個全面的認識。由于我國檔案信息化管理起步較晚，相關(guān)工作人員的專業(yè)技能還不夠扎實。因此，在未來很長一段時間里都需要不停地創(chuàng)新和學習，逐步實現(xiàn)檔案信息化管理的目標。

3.5 發(fā)展檔案信息開發(fā)利用工作

對于檔案信息化管理中所涉及的信息來說，種類繁雜多樣，而根據(jù)這樣的特點，我們?yōu)榱烁奖愕胤?wù)于后期工作，更方便地應用這些信息，就必須要根據(jù)相關(guān)規(guī)范的指導要求來進行工作，對信息進行收集、分類、歸檔，如果可能的話，在專業(yè)人士的幫助下還可以對整理好的檔案進行編制電子書的處理，就如《資料匯編》一樣，由于其具有相關(guān)的信息和資料，所以對其進行開發(fā)利用正是應用價值最大化的表現(xiàn)，只有做好檔案的開發(fā)利用工作，才能對后來的工作提供大的幫助。

總之，隨著時代的不斷變化，網(wǎng)絡(luò)信息的不斷更新，檔案信息化的管理模式越來越受到關(guān)注，而這樣的檔案管理模式還不夠成熟，對于檔案管理者來說還有很長的路要走，為了更好地進行檔案信息化建設(shè)，健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度是不可缺少的。只有提高檔案管理人員的素質(zhì)水平、做好檔案管理業(yè)務(wù)檢查工作、開發(fā)檔案信息高價值利用，嚴格遵循檔案管理的相關(guān)制度，才能在不斷進步的時代中做好檔案管理，做好檔案信息化建設(shè)。