加強涪陵頁巖氣田工程項目檔案管理的實踐與思考

覃 鋒

(中國石化江漢油田檔案管理中心，湖北 潛江 433124)

工程項目檔案是真實記錄項目建設(shè)全過程，進行建設(shè)項目施工評價、施工質(zhì)量管理的依據(jù)，也是企業(yè)管理經(jīng)驗、成果的體現(xiàn)。涪陵頁巖氣田是全球除北美之外最大的頁巖氣田，是國家能源局設(shè)立的“國家級頁巖氣示范區(qū)”，是國土資源部設(shè)立的“頁巖氣勘查開發(fā)示范基地”。涪陵頁巖氣田開發(fā)建設(shè)以來，工程項目檔案管理以服務(wù)氣田開發(fā)建設(shè)為重點，嚴格落實“三納入”、“四參加”要求，積極推動涪陵氣田檔案管理工作，促進了氣田一期工程項目規(guī)范化、標準化、制度化管理。涪陵頁巖氣田焦石壩區(qū)塊一期北、中、南區(qū)產(chǎn)能建設(shè)項目檔案，以優(yōu)異成績通過中國石化檔案專業(yè)驗收。

1 項目檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系健全

針對涪陵頁巖氣田建設(shè)項目規(guī)模大、周期長、參建隊伍多、歸檔工作任務(wù)重等特點，堅持檔案管理與勘探開發(fā)同步、與項目實施過程同步、與生產(chǎn)經(jīng)營同步的要求，油田檔案管理中心積極指導(dǎo)和幫助涪陵頁巖氣公司建立健全了公司檔案主管部門——公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門——參建單位項目部三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。同時，組織專家團隊具體實施涪陵頁巖氣田項目檔案的管理工作，為氣田工程項目檔案的規(guī)范管理奠定了基礎(chǔ)。

1.2 檔案管理制度日趨完善

建立完善的項目檔案管理制度體系，是科學(xué)化、規(guī)范化做好項目檔案管理的重要保障。“建設(shè)項目作為一項特定的科技生產(chǎn)活動，普遍周期較長，參與單位較多，檔案管理具有一定難度”。油田檔案管理專業(yè)團隊進駐涪陵頁巖氣田之初，便在涪陵公司的支持下，根據(jù)建設(shè)項目檔案管理工作需要，按照國家、集團公司對檔案工作的要求，針對頁巖氣勘探開發(fā)建設(shè)特點，在廣泛調(diào)查各部門及工程建設(shè)各環(huán)節(jié)檔案形成實際情況的基礎(chǔ)上，組織編制印發(fā)了涵蓋檔案形成積累、立卷歸檔、整理編目、利用借閱、檔案保管等方面的《涪陵頁巖氣田檔案管理手冊》，使項目檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依。

1.3 檔案基礎(chǔ)管理逐步夯實

涪陵頁巖氣田是中國首個投入商業(yè)開發(fā)的頁巖氣田，是國家級的大工程、大項目，涉及的檔案資料多、管理難度大。油田檔案管理專業(yè)團隊，堅持從檔案基礎(chǔ)管理抓起，使項目檔案管理工作高起點起步、高速度規(guī)范。一是安全責(zé)任落實到位。指導(dǎo)建立健全了檔案安全各項管理制度，組織召開檔案“八防”專題會議，制訂具體方案，細化分解落實；組織開展冬季安全知識培訓(xùn)和庫房安全教育，開展應(yīng)急預(yù)案演練，提高了突發(fā)事件應(yīng)急處置能力。二是日常管理嚴格規(guī)范。實行歸檔、借閱“兩條線”，檔案歸檔入口環(huán)節(jié)有專人負責(zé)接收、登記和錄入；檔案借閱利用環(huán)節(jié)有專人負責(zé)辦理登記、核對或銷賬手續(xù)，兩項措施確保歸檔入庫檔案賬、物對口。嚴格中石化檔案系統(tǒng)操作流程，明確權(quán)限和責(zé)任，確保錄入數(shù)據(jù)準確。三是信息系統(tǒng)運用有效。積極協(xié)調(diào)幫助涪陵頁巖氣公司成為油田首家安裝應(yīng)用《中石化檔案管理系統(tǒng)》的單位，逐步完善了檔案數(shù)據(jù)錄入、查詢、調(diào)閱及原文掛接等功能，有效提升了工作效率和檔案利用水平。探索適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代的項目文件收集歸檔方式方法，與系統(tǒng)運營商溝通，擴展ERP系統(tǒng)其歸檔功能，明確歸檔范圍、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)傳輸接口標準等規(guī)范要求，實現(xiàn)紙質(zhì)文件與電子文檔同步收集歸檔。

1.4 項目檔案過程控制到位

嚴密的過程管控，能有效提高項目檔案建檔、歸檔的資料效率。油田檔案管理專業(yè)團隊，將程序控制引入項目文件歸檔的整個過程，采取預(yù)期、前期、中期、末期“四期”控制，對項目文件形成、審核、積累、立卷、歸檔進行規(guī)范化管理、程序化控制，確保了各類項目文件歸檔質(zhì)量在源頭的可控性，做到“誰形成、誰歸檔、誰審批、誰負責(zé)”。同時，堅持工程檔案管理與工程建設(shè)同步，提出項目文件歸檔要求與下達項目計劃任務(wù)同步，檢查項目文件形成情況與檢查項目計劃進度同步，項目工程檔案歸檔驗收與項目工程竣工驗收同步的“四同步”原則，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)。實行項目文件五級審核制度。交工技術(shù)文件經(jīng)過施工單位、監(jiān)理單位、質(zhì)量監(jiān)督站、建設(shè)單位、檔案部門等五級審核程序，切實做到先審核，后歸檔。通過將項目文件質(zhì)量檢查納入項目管理質(zhì)量檢查，將項目文件管理工作程序納入項目管理工作程序，明確了項目全過程文件質(zhì)量控制的措施與要求。通過檔案部門全程參與項目文件檢查及工程質(zhì)量驗收，監(jiān)督指導(dǎo)部門及各參建單位項目文件形成、積累、立卷、歸檔工作，加強了項目文件檢查監(jiān)督，提升了項目檔案歸檔質(zhì)量。

2 存在的問題和不足

2.1 歸檔質(zhì)量與要求規(guī)范存在差距

一是新事物帶來的新問題。近年來由于推行工程監(jiān)理制度，舊的表格不適應(yīng)新的監(jiān)理工程要求，監(jiān)理資料的驗收規(guī)范不明確，做法不統(tǒng)一等，使監(jiān)理資料得不到及時有效歸檔，工程竣工資料的完整與準確性無法得到有效保障。二是人員變動大。工區(qū)一些參建單位工程竣工資料的編制人員不固定，且缺乏相應(yīng)的檔案專業(yè)知識，資料的整編不規(guī)范。如用紙與用墨不規(guī)范，損害了檔案的保存壽命;整理方法不科學(xué)，破壞了竣工資料的系統(tǒng)性和成套性;資料收集不齊全、圖紙標注不正確等，影響了竣工資料的完整與準確性。三是少數(shù)人員存在畏難情緒。一方面表現(xiàn)為各參建單位主要精力集中在施工現(xiàn)場，對檔案重視程度有待加強。另一方面，技術(shù)員和資料員認為歸檔要求過于嚴格，擔(dān)心反復(fù)整改，由此延誤了收集歸檔工作進度。再者，檔案部門反復(fù)多次指出的問題，相關(guān)人員不能一次整改到位，缺乏“舉一反三”的能力，影響了收集歸檔工作進度，究其原因是各參建單位與檔案部門在理解國家、行業(yè)檔案標準和角度不同所致。

2.2 檔案工作機制有待進一步梳理

一是考核機制有待進一步完善。從各參建單位歸檔情況看，自2016年11月將參建單位檔案歸檔工作納入涪陵工區(qū)承包商考核范圍后，各單位引起了高度重視，在檔案部門的指導(dǎo)下，歸檔質(zhì)量明確提高，歸檔進度明確加快，考核制度發(fā)揮了積極的作用。但是公司個別部門一些項目文件歸檔相對遲緩，影響了項目檔案整體的整編進度。二是檔案機構(gòu)、人員設(shè)置有待優(yōu)化。公司一些部門兼職檔案員因主要業(yè)務(wù)繁忙且更換頻繁，致使檔案工作基礎(chǔ)薄弱，水平難以提高。另一方面專職檔案員力量不足。這兩個方面的因素不同程度影響到檔案工作質(zhì)量和效果。

3 改進的措施和建議

3.1 強化項目文件歸檔前端控制

探索建立“四位一體”項目文件歸檔前端控制機制。建立以項目管理為核心，以合同管理為依據(jù)，以財務(wù)結(jié)算工程竣工檔案保證金為控制手段的管理機制，實施事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關(guān)全過程控制的建設(shè)項目管理模式，通過建立信息反饋機制,明確合同約束條款,強化驗收審核，加強單項、單位工程過程文件歸檔控制，加強建設(shè)項目竣工文件歸檔內(nèi)容和歸檔質(zhì)量控制，促進項目文件歸檔工作的規(guī)范化管理。

3.2 強化施工文件審核制度落實

堅持施工方、監(jiān)理方、質(zhì)量監(jiān)督方、地面工程項目部及檔案部門五級審核的施工文件移交歸檔流程，以施工單位自檢為基礎(chǔ)，以監(jiān)理和質(zhì)量監(jiān)督審核為保障，強化(地面)工程項目部文件內(nèi)容審批，抓好檔案格式審核，明確項目檔案質(zhì)量控制要求，上道審核對下道審核負責(zé)。“全面收集是一個常規(guī)性的收集工作，但是重大活動文件的收集具有復(fù)雜性”。要落實檔案工作“四參加”制度，有效發(fā)揮檔案工作在項目文件形成、積累、歸檔過程中的管控作用，確保項目文件的收集、整理、移交與項目的立項準備、施工安裝、中交、竣工驗收同步，保證項目文件真實、齊全、完整、規(guī)范，提高項目建設(shè)工程竣工檔案的質(zhì)量和管理水平。

3.3 強化項目檔案管理工作考核

涪陵頁巖氣公司亟需建立約束、考核各部門歸檔工作的機制，將歸檔質(zhì)量、歸檔進度、資料完整性、日常管理等規(guī)范要求細化，明確考核標準，責(zé)任落實到崗位、到人頭，并將考核結(jié)果納入各部門年度績效考核范圍，通過狠抓執(zhí)行、嚴格落實，實現(xiàn)責(zé)、權(quán)、利的統(tǒng)一和對等，進一步提升項目檔案收集速度和歸檔質(zhì)量。

3.4 強化檔案管理工作機制建設(shè)

“恰當?shù)臋n案工作與管理體系，是企業(yè)檔案人需要著力建設(shè)的內(nèi)容”。以油公司模式人力資源改革試點工作為契機，按照規(guī)范機構(gòu)設(shè)置、理順權(quán)責(zé)關(guān)系、形成精干高效的組織體系的理念，進一步優(yōu)化檔案機構(gòu)設(shè)置，形成與國家級頁巖氣示范區(qū)相匹配的檔案工作機構(gòu)；選聘有沖勁、愛鉆研、勤思考的新入職高校畢業(yè)生進入檔案室工作，不斷提高業(yè)務(wù)水平和管理能力，切實培育檔案工作新生力量，實現(xiàn)公司檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

[1] 上海市檔案局.檔案管理理論與實務(wù)[M].上海：上海教育出版社，2016，(6):194.

[2] 國家檔案局組織.檔案室檔案的管理[M].北京：中國文史出版社，2015，(12):34.

[3] 覃兆劌.企業(yè)檔案的價值與管理規(guī)范[M].北京：世界圖書出版公司，2015，(10):41.