網(wǎng)絡(luò)出版模式下稿件處理流程的優(yōu)化
——以《光子學(xué)報(bào)》的實(shí)踐為例

張威，艾云，郭娟

自2013年國家組織實(shí)施中國科技期刊國際影響力提升計(jì)劃以來[1]，英文期刊的創(chuàng)辦正如火如荼進(jìn)行，相比于英文期刊，國內(nèi)中文期刊更是數(shù)量巨大[2]，英文期刊的創(chuàng)辦給中文期刊帶來了壓力和挑戰(zhàn)，中文期刊的調(diào)整和優(yōu)化迫在眉睫。中國作為科研大國，每年科研成果的發(fā)表外流現(xiàn)象嚴(yán)重，中國重要的學(xué)術(shù)成果大部分發(fā)表在國外期刊。針對此問題，2015年中國科學(xué)技術(shù)協(xié)會等部門聯(lián)合發(fā)文，鼓勵(lì)重要科研成果在我國科技期刊上發(fā)表[3]，這為中文期刊的發(fā)展創(chuàng)造了機(jī)遇，同時(shí)也對中文期刊提出了更高的要求。國內(nèi)中文期刊大多延續(xù)以往的稿件處理流程，各階段處理時(shí)間及刊出周期長，稿件處理效率低，流程各環(huán)節(jié)銜接不暢通[4]，且大部分期刊都是在當(dāng)期稿件定稿印刷之后將期刊數(shù)據(jù)送到各個(gè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)平臺，網(wǎng)絡(luò)在線出版滯后于紙質(zhì)出版。以往的稿件處理流程已不能滿足現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)快速交流的需求，較長的審稿周期和見刊周期不利于最新科研進(jìn)展的傳播和交流[5]。網(wǎng)絡(luò)出版作為新型出版模式，具有出版周期短、傳播速度快等優(yōu)點(diǎn)[6-7]，既可單篇出版，也可整期出版，出版方式靈活多樣[8]。大部分科技期刊要么沒有進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)優(yōu)先出版，要么只有針對錄用稿件的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)先出版，對于排版定稿的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)先出版鮮有介紹[9]。排版定稿屬于正式出版的單篇稿件，有明確的年卷期和頁碼，能夠用于作者的引用，相比于錄用稿件更加正式。

以往，《光子學(xué)報(bào)》（以下簡稱學(xué)報(bào)）編輯部稿件處理時(shí)間長，稿件見刊速度慢，最新科研成果傳播遲滯。面對新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，有必要對僵化的稿件處理流程進(jìn)行優(yōu)化和改革。作為OA期刊，2015年以來，學(xué)報(bào)借助中國知網(wǎng)數(shù)字優(yōu)先出版平臺，優(yōu)化學(xué)報(bào)現(xiàn)有的稿件處理流程，縮短稿件審稿周期和出版周期，實(shí)現(xiàn)了單篇稿件的排版定稿網(wǎng)絡(luò)優(yōu)先出版，促進(jìn)了最新科研成果的快速傳播。本文對優(yōu)化稿件處理流程中遇到的問題及相應(yīng)的措施予以歸納總結(jié)，并將效果給予介紹，供期刊同仁借鑒。

一、稿件處理流程介紹

科技論文投稿方式經(jīng)歷了紙質(zhì)投稿、Email投稿和網(wǎng)上投稿等方式的演變，而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)上投稿方式逐漸成為主流[10]。學(xué)報(bào)編輯部采用網(wǎng)上投稿方式，作者登錄學(xué)報(bào)官網(wǎng)，實(shí)名注冊后，稿件進(jìn)入學(xué)報(bào)稿件處理平臺。整個(gè)稿件的處理過程均在網(wǎng)上進(jìn)行，作者、編輯及專家均可看到整個(gè)稿件處理流程。

（一）優(yōu)化前的稿件處理流程

學(xué)報(bào)采用北京瑪格泰克科技發(fā)展有限公司開發(fā)的遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)進(jìn)行稿件處理，一篇錄用稿件的處理流程及各階段花費(fèi)時(shí)間見圖1?？梢钥闯?，稿件處理流程為大部分編輯部所采用的一般審稿流程。一篇稿件外審周期一般為兩個(gè)月，退修周期一般為一個(gè)半月，編輯加工和排版周期一般為兩個(gè)月，加上交審稿費(fèi)、版面費(fèi)及校對的時(shí)間，一篇稿件從收稿到見刊的周期為7個(gè)月左右，稿件處理周期較長。稿件見刊之后將當(dāng)期數(shù)據(jù)送至網(wǎng)絡(luò)出版平臺，而這個(gè)過程至少需要一個(gè)月時(shí)間。

在稿件處理過程中，編輯發(fā)現(xiàn)若干問題。（1）外審時(shí)間過長。稿件提交兩位外審專家審理稿件。審稿專家的外審時(shí)間為一個(gè)半月，超時(shí)2周后系統(tǒng)自動(dòng)催審。一般外審至少需要一位審稿專家返回審稿意見，若遇到兩位審稿專家均無暇審理，則外審時(shí)間則會延長。（2）退修時(shí)間較長。對格式的修改過程中，編輯部采用預(yù)制的退修意見，由于作者理解有偏差，容易導(dǎo)致多次修改，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。（3）編輯加工易返工。由于退修時(shí)，編輯重點(diǎn)關(guān)注圖表及公式是否滿足排版要求，沒有通讀全文，當(dāng)采用紙質(zhì)版編輯加工時(shí)，文字描述、語言邏輯及文字中解釋不清楚的地方就需要編輯再次聯(lián)系作者核實(shí)修改，耗費(fèi)時(shí)間且易造成錄用稿件積壓。（4）看校樣時(shí)作者易超時(shí)。由于看校樣階段離錄用階段已經(jīng)過去兩三個(gè)月之久，作者不一定能夠及時(shí)查看郵箱，有的作者甚至畢業(yè)離校無法聯(lián)系，嚴(yán)重影響看校樣流程。（5）見刊之后將數(shù)據(jù)送至知網(wǎng)，造成網(wǎng)絡(luò)出版相對紙質(zhì)出版有延遲，不利于學(xué)術(shù)的快速傳播。

圖1 優(yōu)化前的稿件處理流程

（二）優(yōu)化后的稿件處理流程

針對以上問題，為了縮短出版周期，編輯部從中國知網(wǎng)優(yōu)先出版中獲得靈感，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閱纹霭娴木W(wǎng)絡(luò)出版模式，即一篇稿件收稿、外審錄用之后，通過編輯加工、排版，作者校對后給定頁碼，此時(shí)電子版為排版定稿，之后上傳知網(wǎng)，待該期稿件頁碼湊夠之后送印刷廠印刷。此時(shí)，稿件的網(wǎng)絡(luò)出版先于紙質(zhì)出版，極大地提高了稿件見刊速度，且方便讀者引用，加快了最新科研成果的傳播速度。為實(shí)現(xiàn)此目的，需要對稿件處理流程進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，經(jīng)過兩年時(shí)間的摸索和磨合，學(xué)報(bào)稿件處理流程最終調(diào)整為圖2的處理過程。（1）部分階段并行處理。稿件待交審理費(fèi)和待外審階段同時(shí)提交，待交版面費(fèi)階段和編輯加工階段同時(shí)提交。減少了待交審理費(fèi)和待交版面費(fèi)兩個(gè)階段的等待時(shí)間。（2）縮短外審時(shí)間。外審階段調(diào)整為3周，且超時(shí)3天后自動(dòng)催審，若1周審稿意見沒有返回，則自動(dòng)設(shè)置為拒審，方便編輯及時(shí)更換審稿人。（3）針對格式的退修只有一次。（4）編輯加工、排版及校對不超過2周，單篇排版定稿出版。因此，一篇稿件從投稿到電子版排版定稿出版縮短至3個(gè)月左右，而紙質(zhì)版出版縮短至4個(gè)月左右。

圖2 優(yōu)化后的稿件處理流程

二、優(yōu)化后稿件處理流程示例介紹

稿件審稿流程的調(diào)整并不是一步到位的，在將近兩年半的調(diào)整過程中，先后將“外審—繳費(fèi)—退修—編校排版—排版定稿優(yōu)先出版”各階段進(jìn)行調(diào)整。同時(shí)，將稿件頁碼格式由以往的連續(xù)式頁碼調(diào)整為編碼式頁碼，方便稿件的替換和調(diào)整。在調(diào)整過程中，為快速處理以往錄用的積壓稿件，編輯部借助科云出版平臺，負(fù)責(zé)積壓稿件的排版和改版，同時(shí)為保證排版質(zhì)量，稿件的校對和組版仍由編輯部負(fù)責(zé)。

圖3 稿件處理流程實(shí)例

本節(jié)以一篇稿件處理過程為例，說明各階段遇到的問題以及是如何解決的。一篇稿件的處理流程示例見圖3。（1）部分流程階段并行處理。稿件初審?fù)ㄟ^之后同時(shí)提交待交審理費(fèi)和待外審兩個(gè)階段，稿件錄用之后同時(shí)提交待交版面費(fèi)和排版階段，將財(cái)務(wù)老師和編輯老師的工作內(nèi)容同步進(jìn)行。（2）外審時(shí)間的選擇。之前，學(xué)報(bào)外審時(shí)間設(shè)置為45天，10天之后自動(dòng)催審，為縮短審稿周期并尋找恰當(dāng)?shù)膶徃逯芷冢鈱彆r(shí)間曾經(jīng)嘗試設(shè)置為40天、30天、20天、15天等。當(dāng)外審時(shí)間較長時(shí)，作者等待時(shí)間較長，當(dāng)外審時(shí)間較短時(shí)，審稿專家不能及時(shí)處理稿件，易造成缺審。經(jīng)過將近兩年時(shí)間的嘗試，最終，編輯選擇將外審時(shí)間設(shè)置為21天，超時(shí)3天后自動(dòng)催審，超時(shí)7天后自動(dòng)設(shè)置為拒審。同時(shí)，外審由兩位審稿專家改為三位審稿專家。圖3所示稿件有兩位審稿專家當(dāng)天拒審，編輯及時(shí)更換審稿專家，三位審稿專家接受審稿之后均準(zhǔn)時(shí)返回審稿意見，該稿件外審周期為16天。學(xué)報(bào)目前送三位審稿專家及21天外審時(shí)間的外審階段設(shè)置能夠保證在一個(gè)月時(shí)間里至少返回兩位審稿專家意見，在縮短審稿時(shí)間的同時(shí)保證了學(xué)術(shù)質(zhì)量。（3）退修階段的優(yōu)化。以往，學(xué)報(bào)將格式退修和文字編輯加工分離，造成部分工作重復(fù)進(jìn)行，此外，退修階段常采用預(yù)制的退修意見，容易造成多次退修。為此，編輯部將稿件流程中的退修和編輯加工流程合并，采用格式修改只退修一次的退修模式。第一次退修時(shí)，編輯根據(jù)審稿專家意見及作者針對審稿專家的回復(fù)及修改，決定是否需要專家復(fù)審，若不需要，提交第二次退修，對稿件進(jìn)行格式修改。在第二次退修前，編輯對稿件進(jìn)行電子版編輯加工，并對圖表公式的格式提出規(guī)范，要求作者按照要求修改，電子版編輯加工稿件示例見圖4，在word修訂模式，編輯對文字、變量正斜體及圖形圖表進(jìn)行修改，需要作者修改或者提供的，通過批注標(biāo)注出來。提交第二次退修時(shí)，同時(shí)將電子版編輯加工之后的稿件發(fā)給作者，讓作者在編輯加工的稿件的基礎(chǔ)上直接修改，系統(tǒng)中給出的退修意見見圖5。一般來說，經(jīng)過此次退修，稿件已經(jīng)滿足排版要求。需要說明的是，優(yōu)化處理流程之后的編輯加工階段為非必須階段，編輯可以依據(jù)作者退修之后的稿件情況決定是否再次編輯加工。如圖3所示，責(zé)任編輯認(rèn)為該稿件無須再進(jìn)行編輯加工，故經(jīng)統(tǒng)稿之后直接提交排版。在退修階段，電子版編輯加工是關(guān)鍵，以往，編輯習(xí)慣了錄用之后紙質(zhì)編輯加工，對于編輯加工階段的提前及電子版的使用需要長時(shí)間的適應(yīng)和磨合，熟練使用電子編輯加工之后稿件退修效率得到了極大提高，退修周期得到了極大縮短，且返回的退修稿件滿足齊、清、定的概率大大增加。（4）排版之后稿件的處理。稿件錄用后，同時(shí)提交待交版面費(fèi)和排版兩個(gè)階段。為提高排版效率，學(xué)報(bào)聘有一名排版專職老師，對于排版問題方便處理和溝通。排版完成后，經(jīng)過校對、發(fā)稿、核實(shí)版面費(fèi)之后，按期給頁碼，借助知網(wǎng)數(shù)字優(yōu)先出版平臺，單篇排版定稿上傳，完成單篇稿件的排版定稿網(wǎng)絡(luò)出版。當(dāng)該期頁碼湊夠之后送印刷廠印刷，完成該期的紙質(zhì)出版。

圖3流程所示稿件的收稿日期為2017年10月9日，外審用時(shí)16天，退修用時(shí)17天，發(fā)稿時(shí)間為2017年12月8日，計(jì)劃刊出日期為2018年2月25日，稿件經(jīng)定稿上傳知網(wǎng)，中國知網(wǎng)發(fā)表時(shí)間為2017年12月27日，該稿件單篇排版定稿出版用時(shí)79天，比預(yù)計(jì)計(jì)劃刊出時(shí)間提前了近60天。需要說明的是，該稿件由于責(zé)任編輯出差且稿件單篇排版出版時(shí)，中國知網(wǎng)需要進(jìn)行審核，導(dǎo)致中國知網(wǎng)發(fā)表時(shí)間比發(fā)稿時(shí)間推遲了近19天左右。

三、稿件處理流程優(yōu)化后對期刊的影響

學(xué)報(bào)自2015年開始進(jìn)行稿件處理流程優(yōu)化，經(jīng)過兩年多的努力，稿件處理過程逐漸穩(wěn)定。學(xué)報(bào)目前實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，所有稿件處理通過采編系統(tǒng)傳遞。2015年收稿量為816篇，2016年為876篇，2017年達(dá)到1012篇；2015年平均審稿周期為50天左右，2016為40天左右，2017年縮短到30天左右；2015年平均出版周期為210天左右，2016年為190天左右，2017年變?yōu)?50天左右，稿件處理流程優(yōu)化效果明顯。2017年中國科學(xué)院傳播局關(guān)于《光子學(xué)報(bào)》的審讀結(jié)果為優(yōu)，這是對學(xué)報(bào)學(xué)術(shù)質(zhì)量和編校質(zhì)量的肯定?？梢灶A(yù)計(jì)，出版周期的縮短，必定會增加文章引用，進(jìn)而提升期刊影響因子，擴(kuò)大期刊學(xué)術(shù)影響力[11-12]。學(xué)報(bào)目前有兩位專職編輯負(fù)責(zé)期刊的日常事務(wù)。在人員固定的情況下，稿件處理量增加，出版周期縮短，說明稿件處理流程優(yōu)化后，編輯部工作效率得到極提高。

四、結(jié)語

圖4 電子版編輯加工稿件

在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的出版模式已不能滿足最新科學(xué)技術(shù)快速傳播的需求，網(wǎng)絡(luò)出版是以后期刊發(fā)展的趨勢，為及時(shí)、有效、快速地將最新科學(xué)成果在網(wǎng)絡(luò)上展示出來，需對稿件處理流程進(jìn)行優(yōu)化。一個(gè)高效、科學(xué)的稿件處理流程可以有效地提升作者、專家和編輯的工作效率，并且對期刊的稿件質(zhì)量產(chǎn)生重要影響。每個(gè)期刊都有與自己相適應(yīng)的稿件處理流程，稿件審理流程的優(yōu)化不能操之過急，而應(yīng)該在日常處理過程中，在分析總結(jié)的基礎(chǔ)上逐步調(diào)整，應(yīng)按照自身的特點(diǎn)和優(yōu)勢尋找適合自己的稿件處理流程。在中國知網(wǎng)大力鼓勵(lì)網(wǎng)絡(luò)出版的政策下，每個(gè)期刊均應(yīng)把握時(shí)機(jī)，調(diào)整稿件處理流程，適應(yīng)學(xué)術(shù)期刊的網(wǎng)絡(luò)出版模式，推動(dòng)中文期刊的可持續(xù)發(fā)展。

圖5 給作者的退修意見