基于業(yè)主視角的公路工程資料管理問題與對策探討

劉愛

(南平武夷集團(tuán)有限公司,福建南平 353000)

1 工程資料管理基本原則

1.1 真實(shí)性

工程資料的內(nèi)容必須是客觀的、真實(shí)地、有效的,資料需要經(jīng)過相關(guān)的人員審核和校對,并且有簽字以及印章,不允許對資料任務(wù)進(jìn)行修改或者改動(dòng)。

1.2 同步性

工程的資料內(nèi)容要和外業(yè)的進(jìn)度保持一致,隨著工程外業(yè)的進(jìn)行及時(shí)進(jìn)行資料的全面收集和整理,并且存入檔案當(dāng)中,妥善保存。

1.3 時(shí)效性

資料的提交審批、提交驗(yàn)收和檢查的全部程序必須滿足時(shí)間的約定,在要求的時(shí)間范圍內(nèi)完成工作。

1.4 規(guī)范性

資料的內(nèi)容必須是完整的,規(guī)范性的,全部內(nèi)容客觀、細(xì)致、全面、與文件的要求保持一直。

2 現(xiàn)階段工程資料管理中存在的主要問題

2.1 重視程度不足

一些公路施工單位重外輕內(nèi),很多資料不能及時(shí)的得到合理的整理與保存,導(dǎo)致管理工作混亂,甚至存在較為嚴(yán)重的邏輯性錯(cuò)誤。另外,在工程實(shí)踐當(dāng)中,由于一些專業(yè)性技術(shù)人才頻繁調(diào)換工作崗位,導(dǎo)致資料收集與整理工作效率下降,缺乏連續(xù)性和系統(tǒng)性,資料出現(xiàn)缺失或者歸納整理不合理、不妥當(dāng)?shù)默F(xiàn)象。還有一部分資料管理人員責(zé)任心不足,業(yè)務(wù)水平較低,無法勝任資料管理的工作,導(dǎo)致資料的質(zhì)量無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的要求。

2.2 缺乏規(guī)范性、統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

工程資料的管理工作,現(xiàn)階段并沒有一個(gè)相對完整、規(guī)范的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),即使是相同的項(xiàng)目,不同的管理人員可能也會采取不同的管理標(biāo)準(zhǔn)來具體的開展工作,比如,在表格的形式、填寫方式以及內(nèi)容方面,就存著著極大的差異性。如果項(xiàng)目不同,這些工作內(nèi)容就存在著更大的差別,即使是相同項(xiàng)目的不同階段,表格的形式也千差萬別。這種工作模式極易導(dǎo)致管理工作混亂,沒有一個(gè)良好的工作秩序。

2.3 資料管理人員素質(zhì)有待提高

很多工程的資料管理人員專業(yè)水平有限,素質(zhì)較低,不能勝任資料管理工作。一些單位在員工上崗前,為了圖方便、圖省事,并不進(jìn)行崗前培訓(xùn),導(dǎo)致了資料管理人員水平不足,能力受限。即使有一部分人員曾經(jīng)接受過這一方面的培訓(xùn),但是培訓(xùn)內(nèi)容缺乏針對性,沒有針對實(shí)際的工作狀況來進(jìn)行,與日常的管理工作存在著一定的偏差。一些企業(yè)中,將內(nèi)業(yè)工作人員和外業(yè)工作人員相分離,這就導(dǎo)致了不能實(shí)現(xiàn)及時(shí)、高效的信息交換,這種狀況下,內(nèi)業(yè)資料管理人員對實(shí)際的施工狀況以及進(jìn)度并不了解,在資料的管理方面僅憑借主觀意識,無法保證資料的客觀性和真實(shí)性;另外,資料內(nèi)容和形式的不統(tǒng)一,導(dǎo)致在資料的管理中,存在著極為嚴(yán)重的任意性。

2.4 管理工作自動(dòng)化的水平低

現(xiàn)階段信息化技術(shù)發(fā)展速度極快,現(xiàn)代化的程度較高,但是在公路工程的資料管理方面,仍然沒有充分的應(yīng)用現(xiàn)代化、信息化的技術(shù)手段和方法,很多施工單位仍然延用傳統(tǒng)的資料管理模式,很多工作都是手動(dòng)完成的,沒有充分利用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)以及現(xiàn)代化設(shè)備,這不僅限制了資料管理的質(zhì)量,而且對工作效率產(chǎn)生了較大的影響,長此以往,導(dǎo)致資料管理質(zhì)量較低,無法滿足工程的實(shí)際需求。

3 解決公路工程資料管理問題的措施

3.1 加大對資料管理的重視力度

現(xiàn)階段,國家要求單位和行業(yè)中的資料必須滿足國家的施工內(nèi)容以及具體進(jìn)度要求,在工程結(jié)束以后,資料和實(shí)際的施工狀況如果不相符,就會極大的影響工程的驗(yàn)收。所以,對于公路的內(nèi)業(yè)資料來說,必須保證時(shí)效性和準(zhǔn)確性。在實(shí)際的工程建設(shè)中,如果存在資料滯后于施工進(jìn)度的現(xiàn)象,或者資料不真實(shí),編造數(shù)據(jù)的現(xiàn)象,必須引起企業(yè)的極大關(guān)注和重視。在這種狀況下,必須保證資料和填寫內(nèi)容與實(shí)際狀況相一致,真實(shí)、準(zhǔn)確、工作效率高,企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)要對資料的管理工作給予足夠的關(guān)注。由工程項(xiàng)目的指揮人員同時(shí)負(fù)責(zé)資料的管理,明確制定相應(yīng)的管理規(guī)范和崗位管理制度,把資料管理工作進(jìn)一步細(xì)化,每一部分工作都有相應(yīng)的負(fù)責(zé)人和責(zé)任人。制定全面、嚴(yán)格的獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰制度,通過科學(xué)的管理,來促進(jìn)企業(yè)資料管理工作的有序開展。

3.2 建立規(guī)范化、統(tǒng)一化的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

做好內(nèi)業(yè)資料的管理,合理填報(bào)材料,及時(shí)上報(bào)。在公路工程的監(jiān)督與管理工作中,要保證監(jiān)督的準(zhǔn)確性,明確編制工程表格,且編制嚴(yán)密、合理的資料說明書。第二,做好人員的培訓(xùn),對于已經(jīng)完成記錄的文件,盡管已經(jīng)經(jīng)過了管理人員的審核,但是仍然存在著一定的問題,缺少參考范例,往往導(dǎo)致文件管理人員無從著手,不知道從哪里開展工作。所以,在實(shí)際的施工中,必須做好文件管理人員的專業(yè)培訓(xùn),建立一個(gè)極為規(guī)范的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。第三,系統(tǒng)的進(jìn)行資料的處理。在資料的管理中,合理利用計(jì)算機(jī)一類現(xiàn)代化的先進(jìn)設(shè)備,一方面有效的節(jié)約了人力和物力,另一方面實(shí)現(xiàn)了資料管理水平的提高。

3.3 細(xì)致檢查資料,制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)

公路工程的資料中,要想將項(xiàng)目的真實(shí)情況全面的反應(yīng)出來,可以通過保證資料的全面性和完整性來實(shí)現(xiàn),以便于更好的指導(dǎo)后期的施工工作。工程項(xiàng)目管理人員要對資料進(jìn)行定期的嚴(yán)格審查,也可以通過隨機(jī)的方式審查文件,凡是文件中所涉及到的內(nèi)容,要組織專業(yè)技術(shù)人員及時(shí)糾正,如果問題相對嚴(yán)重,則應(yīng)該對全部工程進(jìn)行整改,不滿足要求不允許驗(yàn)收。

3.4 實(shí)現(xiàn)資料的檔案化管理

為了實(shí)現(xiàn)資料的系統(tǒng)化管理,需要從現(xiàn)代化的行業(yè)環(huán)境出發(fā)開展工作。及時(shí)更新相關(guān)的技術(shù)文件以及規(guī)定,促進(jìn)管理水平的提高。資料的管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí),擴(kuò)大知識儲備量。對于質(zhì)量不合格的文件要嚴(yán)格審查,妥善保管,待工程結(jié)束以后,將全部的資料存入檔案,為今后的工作提供有力的基礎(chǔ)資料和文件。

3.5 保證工程資料管理人員責(zé)任與權(quán)力相匹配

明確工作人員的崗位職責(zé),使責(zé)任與權(quán)力相匹配,以便于更好的開展工作。尤其在編制集團(tuán)的工程管理制度與規(guī)范時(shí),必須明確責(zé)任人,承包人員,監(jiān)理單位的工程資金要經(jīng)過相關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)才能予以支付。以便于管理人員開展管理工作。由于承包人和管理人員的工作與工程進(jìn)度相比較存在一定的滯后性,同時(shí),存在著資料數(shù)據(jù)弄虛作假的現(xiàn)象,必須嚴(yán)格管理,避免出現(xiàn)造價(jià)現(xiàn)象,建設(shè)單位的資料管理人員可以將權(quán)利與責(zé)任結(jié)合起來開展工作,促進(jìn)建設(shè)單位資料管理的進(jìn)一步完善。

3.6 建立資料的標(biāo)準(zhǔn)化模板

導(dǎo)致工程資料規(guī)范性較差的原因之一就是缺乏相對統(tǒng)一的文件表格,或者表格的填寫規(guī)范性不強(qiáng),對于內(nèi)容的理解存在偏差。比如,標(biāo)準(zhǔn)中已經(jīng)列出了內(nèi)業(yè)資料表格的形式,但是缺乏相對細(xì)致的說明以及范例,管理人員必須細(xì)致理解文件的內(nèi)容,避免填寫錯(cuò)誤或者缺乏規(guī)范性。還有一些資料并沒有進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定,不同的單位往往根據(jù)自身的理解來開展工作,進(jìn)行文件的編制與整理,導(dǎo)致資料多種多樣,五花八門,對于統(tǒng)一性管理極為不利。

4 結(jié)語

公路工程資料的管理對于項(xiàng)目的建設(shè)以及后期投入使用后的維護(hù)與檢修至關(guān)重要。建設(shè)單位、業(yè)主要做好資料的編制與管理,細(xì)化每一環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容,全面、高效的做好文件、資料的記錄與保存,保證資料的同步性、真實(shí)性、客觀性以及全面性。實(shí)現(xiàn)資料管理工作與工程建設(shè)的同步開展,為公路的安全運(yùn)營提供基本的技術(shù)支持。

[1] 趙玉賢,蔡泉華,魏健.淺談高速公路工程竣工資料常見問題及對策[J].公路,2010,(9)：165-167.

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