加強(qiáng)檔案管理的策略探討

楊虹

摘要：與單位發(fā)展活動(dòng)有相應(yīng)關(guān)系的文字通過(guò)媒體形式呈現(xiàn)的資料即為單位檔案，如賬務(wù)、科技、設(shè)備等多類(lèi)別檔案。把一切有意義和價(jià)值的資料梳理歸檔，有效衡量該單位管理水平和業(yè)績(jī)，用科學(xué)規(guī)范的方式進(jìn)行檔案管理顯得尤為重要。保障單位工作質(zhì)量、提高工作效率的一個(gè)必要條件是：檔案管理工作。單位健康發(fā)展需要檔案管理工作，它是單位科技研發(fā)、管理、生產(chǎn)、實(shí)施每個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)檔案管理。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；價(jià)值

引言：就現(xiàn)階段而言，檔案管理過(guò)程中，存在很多不足，比如管理員缺乏責(zé)任心、相應(yīng)的管理制度不完善、執(zhí)行不到位等，這些都阻礙了科學(xué)規(guī)范管理檔案的實(shí)現(xiàn)。由此可見(jiàn)合理、科學(xué)、規(guī)范地使用檔案資料，在滿(mǎn)足使用人需求的同時(shí)發(fā)掘新的管理方式，提高檔案管理的服務(wù)，提升檔案管理科學(xué)化進(jìn)程勢(shì)在必行。

一、單位發(fā)展過(guò)程檔案管理的存在價(jià)值

1、單位發(fā)展的根基是檔案管理

單位穩(wěn)定正常的發(fā)展與管理工作密不可分，財(cái)務(wù)、技術(shù)、人事、行政等管理環(huán)節(jié)都是非常重要的，任何一個(gè)環(huán)節(jié)都需要全面開(kāi)展、認(rèn)真落實(shí)。這些管理工作中都可以通過(guò)檔案管理表現(xiàn)出來(lái)，科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以為各個(gè)管理環(huán)節(jié)提供最為基礎(chǔ)的依據(jù)，同時(shí)能夠?qū)芾韺拥臎Q策起到參考價(jià)值，還能有效的提升工作效率。由此可見(jiàn)，單位發(fā)展的一個(gè)重要根基就是檔案管理，它對(duì)單位起到了可持續(xù)發(fā)展的作用，加強(qiáng)檔案管理能夠更加全面、準(zhǔn)確的保證資料信息真實(shí)性、原始性。

2、檔案管理水平的提高意味著整個(gè)管理的提升

一般的單位發(fā)展包括一下幾個(gè)時(shí)期：創(chuàng)始、成長(zhǎng)、提升和壯大。在這個(gè)過(guò)程中檔案則是一種最能有效記錄的方式，每個(gè)時(shí)期的進(jìn)步都是建立在上個(gè)時(shí)期的基礎(chǔ)之上。每個(gè)管理制度在制定初期都是簡(jiǎn)單粗略的，會(huì)存在很多漏洞、沖突、不完善的地方，在制度落實(shí)的過(guò)程中，不斷提高管理水平，修補(bǔ)現(xiàn)有的漏洞、化解沖突矛盾，將制度更加完善化，能夠全面周到地達(dá)到較好的管理狀態(tài)。單位的管理水平提升的同時(shí)，單位的規(guī)模必然更加壯大。單位在發(fā)展的過(guò)程中應(yīng)運(yùn)而生的是文化，這是單位管理成果的表象，文化底蘊(yùn)彰顯單位的靈魂，是推動(dòng)單位發(fā)展的不竭動(dòng)力，兩者相輔相成，共同發(fā)展。

3、檔案是一種隱形的資產(chǎn)

資產(chǎn)是指單位享有或者支配的資源，通過(guò)貨幣的方式進(jìn)行計(jì)量。依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不同，資產(chǎn)有很多種分類(lèi)方式。按照資產(chǎn)的流動(dòng)性可以分成：流動(dòng)資產(chǎn)、固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)等。我們之所以稱(chēng)檔案是一種隱形資產(chǎn)，是因?yàn)樾枰D(zhuǎn)化后才能作為生產(chǎn)資料，而它并不是虛無(wú)的，只是相對(duì)來(lái)說(shuō)是隱形的。經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)后后能夠形成更加有效的生產(chǎn)力，推動(dòng)生產(chǎn)力水平的不斷提升。檔案對(duì)單位發(fā)展的影響是十分深遠(yuǎn)的。

二、目前檔案管理過(guò)程中存在的一些問(wèn)題

1、檔案管理意識(shí)不足

整個(gè)社會(huì)水平在飛速發(fā)展，單位對(duì)文化、歷史的意識(shí)更加深刻，檔案管理被越來(lái)越多的單位重視起來(lái)，有的單位甚至成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，專(zhuān)門(mén)對(duì)本單位的檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔。但是有些單位的檔案管理意識(shí)不足，從單位的領(lǐng)導(dǎo)層就缺少這種意識(shí)，造成商業(yè)價(jià)值很高的檔案不能及時(shí)存檔，甚至有些會(huì)丟失，引發(fā)不可彌補(bǔ)的損失，這種損失隱身出來(lái)的問(wèn)題可能會(huì)涉及很多方面，有的后果是十分嚴(yán)重的。增強(qiáng)檔案管理意識(shí)刻不容緩，及時(shí)、準(zhǔn)確、科學(xué)地將檔案歸檔不僅能為單位保存有用的資料信息，還能作為事業(yè)的一種強(qiáng)大的競(jìng)爭(zhēng)力，讓事業(yè)長(zhǎng)久、穩(wěn)健地立足行業(yè)中。

2、歸檔管理著力點(diǎn)偏離

目前，大部分事業(yè)在經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中偏向于較為直觀的經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)獲利情況，從而輕視與單位相關(guān)的重要資料信息歸檔管理，單位不設(shè)立專(zhuān)門(mén)的管理隊(duì)伍或?qū)I(yè)的檔案管理員，與經(jīng)營(yíng)、經(jīng)濟(jì)相關(guān)的資料多存于財(cái)務(wù)相關(guān)人員存放，形成一職多能的情況，財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)工作較為偏重，往往因管理意識(shí)不強(qiáng)導(dǎo)致檔案歸檔的基礎(chǔ)較差，使得檔案管理不斷出現(xiàn)問(wèn)題。

3、檔案管理?xiàng)l理性差

社會(huì)高速發(fā)展的同時(shí)，帶給整個(gè)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)壓力也是極大的，一些落后的單位競(jìng)爭(zhēng)力逐步減退，有的甚至走向倒閉的境地。在這個(gè)事業(yè)辦理賬務(wù)清理時(shí)，由于前期檔案管理工作不到位，使得很多重要文件丟失，這就給整個(gè)結(jié)算手續(xù)變得困難重重，完成這項(xiàng)工作需要投入更多的人、財(cái)、物和時(shí)間，有的甚至因?yàn)樵紮n案不完整引發(fā)極為嚴(yán)重的財(cái)務(wù)問(wèn)題。有的單位意識(shí)到檔案管理的重要性，選擇一些檔案管理的代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行保管，這些機(jī)構(gòu)足夠?qū)I(yè)一定程度上可以幫助事業(yè)加強(qiáng)檔案存放管理，而有些機(jī)構(gòu)存在不負(fù)責(zé)任的漏洞，檔案混亂或無(wú)人管理，則無(wú)疑會(huì)給事業(yè)帶來(lái)更大的危機(jī)。

三、檔案管理的一些有效舉措

1、加強(qiáng)單位檔案管理意識(shí)

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的深入，很多網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)推出云存儲(chǔ)，在平臺(tái)的推廣過(guò)程云存儲(chǔ)成為一個(gè)亮點(diǎn)。在平臺(tái)的發(fā)展過(guò)程中，存儲(chǔ)備份意識(shí)同時(shí)也帶到了很多單位，使得檔案管理意識(shí)得到逐步提高。一些單位隨著意識(shí)的增強(qiáng)開(kāi)始重視檔案管理工作，任命專(zhuān)業(yè)的團(tuán)隊(duì)或管理員進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作，進(jìn)而保障每份資料信息可以及時(shí)、有效、準(zhǔn)確地歸納存儲(chǔ)。

2、完善檔案管理相關(guān)制度

檔案管理的相關(guān)制度是適應(yīng)單位性質(zhì)的一套檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，是實(shí)際操作的指南，完善的制度是在不斷重復(fù)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、探索解決方案的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)的。需要單位領(lǐng)導(dǎo)相應(yīng)管理人員共同努力，不斷推動(dòng)檔案管理制度的完善。凡是有了規(guī)矩，做起來(lái)就會(huì)更加由條理，這樣使得單位更為健康地持續(xù)發(fā)展。不同行業(yè)都有相應(yīng)的規(guī)定、制度和法律，通過(guò)對(duì)這些文件的深度解析，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，擬定符合本單位的制度才能長(zhǎng)久的開(kāi)展檔案管理工作。對(duì)管理人員進(jìn)行相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的約束和考核，能夠?qū)n案管理水平有效提升，是加強(qiáng)檔案管理的一項(xiàng)重要舉措。隨著各項(xiàng)管理制度的完善，單位的發(fā)展必定蒸蒸日上。

3、檔案管理科學(xué)規(guī)范

科學(xué)是可以合理解釋?zhuān)⑶铱煽康剡\(yùn)用，是人類(lèi)探索、研究和感悟萬(wàn)物變化規(guī)律的知識(shí)體系，將事物系統(tǒng)化、公式化，社會(huì)不斷進(jìn)步，科學(xué)已經(jīng)深入人心。方方面面都講究科學(xué)性、合理性、規(guī)范性，做到科學(xué)規(guī)范地進(jìn)行檔案管理，在單位發(fā)展過(guò)程發(fā)揮重要作用。怎樣才能切實(shí)地做到科學(xué)規(guī)范地管理檔案顯得尤為關(guān)鍵，要求相應(yīng)的管理人員跟進(jìn)時(shí)代的步伐，與時(shí)代共同進(jìn)步，融匯前沿的技術(shù)、相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合單位實(shí)際情況，這樣探索出的制度才是在法律范疇內(nèi)符合單位情況的高效管理辦法?；ヂ?lián)網(wǎng)平臺(tái)中的云存儲(chǔ)也是一項(xiàng)科學(xué)化的歸檔辦法，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期存儲(chǔ)、方便調(diào)閱，有效的提升工作效率。充分地與法律結(jié)合，使得檔案更為安全。

4、部門(mén)間加強(qiáng)溝通友好合作

單位各部門(mén)均有相關(guān)的檔案需要整理存儲(chǔ)，這就需要各部門(mén)間及時(shí)溝通、友好合作。從各部門(mén)的角度對(duì)相關(guān)檔案存儲(chǔ)提出合理化建議，有助于單位的檔案管理員開(kāi)展工作。資料成形后第一時(shí)間進(jìn)行有效的收集、處理、歸檔尤為重要，拖延時(shí)間越長(zhǎng)資料的原始性越差，極易導(dǎo)致管理混雜或者丟失的情況。

5、專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)或人員負(fù)責(zé)專(zhuān)項(xiàng)工作

鑒于檔案管理對(duì)單位穩(wěn)健發(fā)展的影響，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)性的管理人員、組建專(zhuān)項(xiàng)管理團(tuán)隊(duì)有助于推進(jìn)單位檔案管理朝著科學(xué)、規(guī)范、高效的方向發(fā)展。專(zhuān)業(yè)性不僅是崗位也是單位的有效競(jìng)爭(zhēng)力，每個(gè)崗位上都運(yùn)用最專(zhuān)業(yè)的工作方法，這個(gè)單位方方面面都更加突出，核心競(jìng)爭(zhēng)力也將強(qiáng)勁。

6、檔案管理智能化水平

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，人們對(duì)數(shù)據(jù)的認(rèn)識(shí)越來(lái)越明顯，資料存儲(chǔ)顯得尤為重要，每個(gè)人都有或多或少的數(shù)據(jù)需要存儲(chǔ)，更何況是單位。關(guān)于資料儲(chǔ)存，最擔(dān)心的無(wú)疑是丟失，目前存儲(chǔ)的方式有不少選擇。存儲(chǔ)可以分為備份、虛擬存儲(chǔ)和物理存儲(chǔ)。備份，通常是實(shí)體存放，可以放到公證處或其他保險(xiǎn)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行儲(chǔ)存，根據(jù)需要備份文件出現(xiàn)在特定的場(chǎng)合。物理存儲(chǔ)指的是能夠看得見(jiàn)、摸得到的東西，如U盤(pán)、光盤(pán)、存儲(chǔ)卡等。虛擬存儲(chǔ)指的是寄存在網(wǎng)絡(luò)上，網(wǎng)盤(pán)存儲(chǔ)會(huì)有一定的泄露風(fēng)險(xiǎn)，需要謹(jǐn)慎選擇網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)平臺(tái)，注意進(jìn)行加密處理。根據(jù)資料的重要性可以組合性選擇存儲(chǔ)方式。

結(jié)束語(yǔ)：檔案管理是單位的一項(xiàng)日常工作內(nèi)容，檔案工作隨著經(jīng)營(yíng)發(fā)展不斷出現(xiàn)，管理也是持續(xù)性工作。在檔案管理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)、探索、完善，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)、規(guī)范、高效地將檔案管理工作順利開(kāi)展，為事業(yè)的發(fā)展錦上添花。

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