淺析辦公自動(dòng)化對(duì)文秘工作的重要性

李睿云

摘要：在歷史的長河中，工業(yè)革命是一場以機(jī)器生產(chǎn)代替手工勞動(dòng)的重大變革，人的雙手被解放出來，如今隨著時(shí)代的發(fā)展，科技不斷進(jìn)步，新生機(jī)器花樣百出，將人們的生活變得日益便利。其中辦公自動(dòng)化也在飛速發(fā)展，逐步的將文秘工作現(xiàn)代化，信息化，大大的提高了文秘工作的效率，可見辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)對(duì)文秘工作極其重要。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化 文秘工作 重要性

面對(duì)這個(gè)高速發(fā)展的信息化社會(huì)，萬物日新月異，傳統(tǒng)的文秘工作方式，已經(jīng)完全跟不上公司自身的需求。文秘工作涉及很多，例如公司人員信息登記與保管，公司數(shù)據(jù)與機(jī)密的妥善管理，還有上傳下達(dá)的使命等等。文秘工作是整個(gè)公司的血脈，要使公司企業(yè)迅速發(fā)展，那么文秘工作一定要便捷迅速；因此文秘工作需要辦公自動(dòng)化的輔助，辦公自動(dòng)化對(duì)文秘工作意義重大。

一、文秘工作的工作現(xiàn)狀

隨著社會(huì)的發(fā)展，公司企業(yè)快速發(fā)展，在其發(fā)展的同時(shí)，自然會(huì)有大量的工作；例如：負(fù)責(zé)保管公司的機(jī)密材料；及時(shí)的向領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)機(jī)構(gòu)傳達(dá)工作信息；詳細(xì)了解記錄領(lǐng)導(dǎo)人的工作時(shí)間與會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)和內(nèi)容；詳盡登記公司大小事件；對(duì)員工信息和個(gè)人資料整理登記以及做好上傳下達(dá)的作用等。這些工作都是需要文秘來做的，由此看來，當(dāng)今社會(huì)下的文秘工作十分枯燥繁雜，但是卻又馬虎不得，因?yàn)槲拿毓ぷ髌鹬猩蠁⑾拢瑴贤ㄗ笥业淖饔?，關(guān)系到整個(gè)公司能否順利運(yùn)轉(zhuǎn)，一旦文秘工作出現(xiàn)問題，便有可能會(huì)導(dǎo)致整個(gè)公司處于癱瘓狀態(tài)，公司信息全靠文秘工作者的操作，但是，在辦公自動(dòng)化沒有出現(xiàn)之前，文秘工作十分無趣沉重，不符合當(dāng)代信息化社會(huì)的特征，所以文秘工作需要進(jìn)步，需要現(xiàn)代化工具的輔助；因此，辦公室自動(dòng)化對(duì)文秘工作起著至關(guān)重要的作用。

二、辦公自動(dòng)化的概述

在科技信息高速發(fā)展的背景下，辦公自動(dòng)化應(yīng)運(yùn)而生了。辦公自動(dòng)化就是把辦公管理電子化，信息化的過程。辦公自動(dòng)化主要的內(nèi)容涉及企業(yè)的管理規(guī)范；對(duì)公司企業(yè)的控制；日常行政管理以及對(duì)人力資源信息和企業(yè)交易事件的記錄整理等等，此外辦公自動(dòng)化能利用科技信息技術(shù)，建立起公司內(nèi)部的聯(lián)系交流平臺(tái)，便于公司發(fā)展。毋庸置疑，辦公管理也少不了對(duì)信息的保管和處理，對(duì)文件的制作、保存、修改和銷毀等等。辦公室自動(dòng)化主要是運(yùn)用信息技術(shù)來完成辦公事件，增強(qiáng)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)速率。面對(duì)這個(gè)高速發(fā)展的信息化的時(shí)代，辦公自動(dòng)化已然是時(shí)代的產(chǎn)物，我國的辦公自動(dòng)化經(jīng)過十多年的發(fā)展，已經(jīng)逐步發(fā)展成熟起來，辦公自動(dòng)化已經(jīng)從原來的輔助性辦公用品轉(zhuǎn)型為現(xiàn)在必不可少的應(yīng)用于完成公司工作的產(chǎn)品。

三、辦公自動(dòng)化對(duì)文秘工作的重要性

（一）辦公自動(dòng)化使文秘工作呈現(xiàn)新面貌

說起文秘工作，估計(jì)大家腦海里浮現(xiàn)的便是工作人員抱著一沓資料緊張的跑來跑起，一會(huì)領(lǐng)導(dǎo)需要資料了，得跑腿過去送資料；再過會(huì)有員工想要申請(qǐng)小小的改動(dòng)一下自己的工作了，文秘工作人員就必須得到資料存放處去找員工檔案，如同無頭蒼蠅，在檔案庫奮力尋找；同時(shí)，大家都知道，文秘工作最主要的便是為公司編寫文稿，整理資料等等，這些都是需要文秘工作人員手寫，還需要反復(fù)的修改整理，最后再手動(dòng)排序存放；這些還不算是最繁瑣的，對(duì)于文秘工作人員來說，登記員工資料整理公司歷來檔案是最頭疼的，因?yàn)槠髽I(yè)在發(fā)展的過程中，便會(huì)慢慢的累積很多交易記錄，這些歷史檔案都需要妥善的記錄和保存，事無巨細(xì)，全都需要工作人員親力親為，費(fèi)事費(fèi)神；但是在辦公自動(dòng)化產(chǎn)生后就什么都不一樣了：辦公自動(dòng)化讓工作人員們不必再親手記錄謄寫，運(yùn)用自動(dòng)化機(jī)器，隨意對(duì)資料文稿進(jìn)行整理和修改，再也不會(huì)看到紙質(zhì)文稿堆積成山，辦公室環(huán)境會(huì)變得整潔干凈，辦公自動(dòng)化使文秘工作面貌煥然一新。

（二）辦公自動(dòng)化有效提高文秘工作效率

文秘在辦公室工作，免不了每天面對(duì)的撰寫文稿，整理檔案，打印資料等工作；在辦公自動(dòng)化產(chǎn)生之前，辦公文秘人員手寫資料，人工排版，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力；而且有些人工書寫的資料字跡排版不公整，導(dǎo)致在其他人查閱公司歷來資料時(shí)極不方便，從而便會(huì)阻礙當(dāng)下公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)；但在計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)達(dá)的今天，尤其是辦公自動(dòng)化這一項(xiàng)出現(xiàn)后，文秘工作再也不需要手工做任何事，所有的資料文獻(xiàn)均可在電子設(shè)備上完成，同時(shí)也可在電子設(shè)備上進(jìn)行修改和保存，排版和整理都十分便捷，并且便于以后別人查詢；對(duì)于人員與公司信息檔案的保存更是不在話下，輕輕一敲，整個(gè)公司的信息便全部保存在云端，再也不怕丟失；打印機(jī)等機(jī)器快速便捷，省去了文秘人員手工抄寫的過程。由上可見，辦公自動(dòng)化能大大提高工作效率，文秘工作變得高速快捷。

（三）辦公自動(dòng)化促進(jìn)管理制度改革

辦公自動(dòng)化未被普及之前，文秘工作人員所有事都要親力親為，需要跑腿給領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告會(huì)議時(shí)間以及領(lǐng)導(dǎo)的行程表，還需要把上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)達(dá)的命令傳達(dá)給各階層工作人員，好不費(fèi)力，；這樣雖說能把信息傳送給了大家，做到了上傳下達(dá)之責(zé)，但是一旦任務(wù)或是通知有任何變動(dòng)，那么之前文秘工作人員做的工作便全白費(fèi)了，還需要重新去傳達(dá)信息；而且有時(shí)候口頭傳遞信息會(huì)或多或少的有一些差錯(cuò)，俗話說：失之毫厘，差之千里。一旦文秘在通知過程中出現(xiàn)任何細(xì)微的差錯(cuò)，便有可能會(huì)導(dǎo)致公司有巨大的損失。但是辦公自動(dòng)化卻完全不同，所有的事件信息和行程均可自幾分鐘之內(nèi)完成，幾秒鐘就能發(fā)布在公司內(nèi)部的官網(wǎng)上，文本表述，清晰具體，極大程度的降低了文秘工作的出錯(cuò)幾率，即便是上傳的公告有誤，也能在數(shù)秒內(nèi)修改發(fā)布的信息，從而方便文秘工作人員進(jìn)行管理，由此間接程度上阻止了公司利益的損失，還能較好的完善公司制度，可見辦公自動(dòng)化在文秘工作中的普遍使用，不僅能提高工作效率，改變公司面貌，還極大程度上的促進(jìn)了公司管理制度。

四、結(jié)語

辦公自動(dòng)化是一項(xiàng)以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的為文秘工作進(jìn)行協(xié)同工作的辦公方式，其結(jié)合計(jì)算機(jī)、電話、互聯(lián)網(wǎng)以及打印機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行工作，使文秘工作的效率有了飛躍性的提高，辦公自動(dòng)化解放了文秘工作者的雙手，巧妙地結(jié)合了當(dāng)代先進(jìn)科技，極大程度上推動(dòng)了公司的發(fā)展；由此可見，辦公自動(dòng)化對(duì)文秘工作的重要性，文秘工作離不開辦公自動(dòng)化。

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