企業(yè)檔案管理困惑及思考

崔敏

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案管理;必要性;問題與對策

檔案管理工作水平的高低決定了檔案服務(wù)的質(zhì)量，因此檔案管理發(fā)揮著重要的作用。隨著社會的發(fā)展，各行各業(yè)的檔案管理工作越來越紛繁復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)滯后，難以適應(yīng)形勢的發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作也是如此。對于企業(yè)來說，檔案管理作為基礎(chǔ)性工作，客觀、真實地記錄了企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動，對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展意義重大。因此，探究企業(yè)檔案管理，對其中出現(xiàn)的問題采取有效的措施，對提升企業(yè)檔案管理的水平，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展起到了關(guān)鍵性作用。

一、企業(yè)檔案的概述

企業(yè)檔案具有一定的保存價值，通過文字、視頻、音頻等載體將企業(yè)在改革與發(fā)展的過程中各個方面的活動客觀、真實地記錄下來，主要包括生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等環(huán)節(jié)，是企業(yè)的重要的信息資源，對企業(yè)的健康發(fā)展具有重要的意義。如果沒有企業(yè)檔案，企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理都會受影響。因此，企業(yè)將檔案管理納入日常工作體系，使之成為企業(yè)管理中一項基礎(chǔ)性的工作。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的必要性

企業(yè)檔案為企業(yè)持續(xù)、健康的發(fā)展提供了保證，為企業(yè)重大戰(zhàn)略決策的制定與實施提供了可靠的參考依據(jù)，同時它還是企業(yè)文化厚重的積淀.做好檔案工作，對于企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用。首先，能夠使企業(yè)的整體管理水平得到提升。檔案直接記錄的是企業(yè)開展的各項工作、各種活動，通過檔案可以對各項活動進(jìn)行有效的監(jiān)督，經(jīng)過分析利弊更利于為企業(yè)的管理，從而提升企業(yè)的整體管理水平。其次，加強(qiáng)企業(yè)檔案的管理既是白身發(fā)展的需要，也是時代發(fā)展的需要。隨著時代的進(jìn)步，先進(jìn)技術(shù)得以廣泛應(yīng)用，尤其是信息技術(shù)，更是在各行各業(yè)發(fā)揮著重要的作用，檔案管理信息化已成為必然趨勢。企業(yè)原有的檔案管理模式，已經(jīng)滯后于企業(yè)發(fā)展的步伐，使檔案的價值得不到充分的體現(xiàn)，主要體現(xiàn)在檔案信息資源利用率不高，企業(yè)檔案管理涉及的范圍比較廣，繁瑣復(fù)雜，利用信息化手段進(jìn)行管理，可以使工作更加規(guī)范、嚴(yán)格，還有效實現(xiàn)了資源共享，使之積極主動地為企業(yè)開展的各項工作提供服務(wù)，不僅利于工作的開展，還促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展。

三、企業(yè)檔案管理工作存在的主要問題

1.重視程度不夠，缺乏先進(jìn)的檔案管理意識。企業(yè)為了在競爭中獲得優(yōu)勢，對企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營投入的資金比較充足，而忽視了檔案管理工作，檔案意識認(rèn)識比較淺薄，導(dǎo)致檔案工作重保管輕利用，在企業(yè)中沒有充分發(fā)揮檔案資料的作用，結(jié)果造成大量信息資源處于閑置狀態(tài)。其次，重形式輕內(nèi)容現(xiàn)象突出，多數(shù)情況主要是為了應(yīng)付上級檢查，忽略了對于信息、文件的收集、歸檔工作，冉加上人員流動性大，檔案管理交接工作不到位，造成很多文件資料、技術(shù)資料丟失、流失現(xiàn)象，不利于工作。

2.檔案管理的方式方法有待于改進(jìn)。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案工作內(nèi)容不斷細(xì)化，數(shù)量急劇增長，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)滯后，如果企業(yè)一味停留在老路上，不僅提高不了工作效率，甚至給管理部門增加了負(fù)擔(dān)，不利于檔案價值最大化的實現(xiàn)。很多企業(yè)檔案的整理、歸檔r作，仍以手工方式為主，面對大量的工作，只能望檔案而興嘆，勞動強(qiáng)度增加了，工作效率得不到提升，在使用時檢索慢、查準(zhǔn)率低，雖然有些企業(yè)配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備，但由于人員素質(zhì)、系統(tǒng)單一等問題，缺乏綜合處理技術(shù)能力。

3.檔案管理制度不完善，工作不規(guī)范。在很多企業(yè)，對于檔案管理缺乏明確的制度，致使檔案工作不夠規(guī)范。主要表現(xiàn)在職責(zé)不夠明確，在工作中做事推諉，使很多有價值的資料不能及時歸檔、或使檔案破損嚴(yán)重，喪失了其價值與功能，這對企業(yè)來說造成的損失較大。

4.企業(yè)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠高。缺少專業(yè)的管理人員也是目前企業(yè)檔案管理水平低的一個重要原兇。一方面從事檔案管理的工作人員年齡比較大，接受新鮮事物慢，知識老化嚴(yán)重，對計算機(jī)技術(shù)掌握不熟練，不能為檔案管理的實際工作帶來有益的幫助。其次，檔案人員身兼多職的，精力和時間上難以保證，達(dá)不到新形勢下企業(yè)對檔案工作的需要。

四、提高企業(yè)檔案管理水平的對策

1.提高認(rèn)識，強(qiáng)化檔案管理意識。企業(yè)上下應(yīng)該達(dá)成共識，達(dá)成一致意見，充分認(rèn)識到檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性，雖然檔案管理不會直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的，但檔案管理可以為企業(yè)的其他工作提供便利，促進(jìn)其創(chuàng)造效益，具有明顯的幫助作用，所以企業(yè)要通過多種形式加強(qiáng)宣傳，為提高檔案管理水平奠定堅實的思想基礎(chǔ)，把檔案管理工作作為企業(yè)的一項基礎(chǔ)性工作來抓，使檔案管理工作高效、實效、有效，做好企業(yè)檔案管理工作，推動企業(yè)發(fā)展。另外，鼓勵企業(yè)在做出重大決策前多參考相關(guān)歷史檔案材料，制定合理正確的發(fā)展策略。

2.深化檔案改革，升級管理方式。將信息技術(shù)引入檔案管理中，實現(xiàn)檔案管理的信息化，已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)也應(yīng)該與時俱進(jìn)，大力引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，支持檔案管理工作。不斷更新管理系統(tǒng)，讓檔案管理工作更加實用、更加人性化。存儲和快速檢索有機(jī)結(jié)合，不僅信息檢索的流程更簡便了，提高了準(zhǔn)確性，還能夠提高檔案的利用率，實現(xiàn)資源共享。簡便的操作，既省力又快捷，給工作提供便利的同時，工作效率大大提高。企業(yè)應(yīng)該盡快實現(xiàn)企業(yè)信息化與檔案現(xiàn)代化的同步發(fā)展，使企業(yè)檔案管理工作不再是一個口號，而且真正做到為企業(yè)做事，為企業(yè)著想，讓企業(yè)享受到更多的權(quán)益。

3.加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)的提高。隨著檔案現(xiàn)代化管理逐步的深入，對檔案工作人員提出了較高的要求，人才是提高檔案管理工作效率的主要因素，高素質(zhì)、復(fù)合型人才才能適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需求。不僅熟悉檔案專業(yè)知識，還要努力掌握計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，以適應(yīng)檔案管理工作的新要求。企業(yè)要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人員的業(yè)務(wù)能力，從而提高工作人員的整體素質(zhì)，其次，通過培訓(xùn)，讓檔案工作人員深入了解形勢，使檔案管理工作適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，促進(jìn)檔案資源的開發(fā)和利用。另外，提升檔案管理人員的責(zé)任感，提高工作自覺性，工作中遇到的困難及時想辦法解決，在實際行動中做好檔案工作。

4.健全檔案管理制度。企業(yè)應(yīng)積極完善、健全檔案管理制度，在工作中做到有章可循，有法可依，使檔案管理更加規(guī)范、更加科學(xué)，進(jìn)一步加大應(yīng)用力度。結(jié)合企業(yè)自身的實際情況，通過制定獎懲制度等，調(diào)動工作人員的積極性，激發(fā)每個人的工作能力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作充滿活力和創(chuàng)新，進(jìn)一步提高檔案的服務(wù)功能和利用率。