涉密科技檔案管理保密策略

文/山東理工大學 竇紅梅

一、涉密科技檔案在管理過程中的重點工作

（一）需進一步提升對保密工作的認識。涉密科技檔案的保密工作，不僅關(guān)系著我國的相關(guān)利益，還關(guān)系著我國的軍事以及政治活動，如果科技檔案出現(xiàn)了泄露，就可能對我國經(jīng)濟發(fā)展產(chǎn)生重大影響。因此，涉密科技檔案管理人員需要對開展檔案管理保密工作的重要性引起足夠重視，并且要提升對涉密科技檔案文件或者是載體的監(jiān)管工作力度，在最大限度內(nèi)保證涉密科技檔案管理的安全。涉密科技檔案管理人員應該在工作中堅持《保密法》的相關(guān)原則，管理檔案的單位應該依據(jù)管理工作的具體流程，制定相應的保密管理制度，這樣可以將泄密事件從源頭上進行控制。相關(guān)的涉密檔案管理部門應該定期對管理人員進行培訓，提高他們的保密意識，并讓他們在工作中做到認真、負責，杜絕發(fā)生一切泄漏事件。

（二）需進一步加強宣傳工作。涉密科技檔案管理部門應該加強保密工作的宣傳力度，宣傳相應的法律，提升單位中的領(lǐng)導以及從業(yè)人員的保密意識，并且要積極做好與保密教育相關(guān)的工作，使檔案管理人員嚴格按照保密規(guī)章制度開展管理工作。加強檔案保密的宣傳力度，這不僅是檔案保密建設(shè)的需求，并且是開展保密工作的基本條件。

二、涉密科技檔案管理中的保密工作

（一）涉密庫房保密措施、涉密檔案存放安全措施。檔案室的鑰匙應該指定專人保管，如果發(fā)生了工作崗位上的變動就需要將鑰匙移交給其他人員，任何人都不能將檔案室的鑰匙進行私自存放，如果出現(xiàn)了鑰匙丟失的情況，必須及時上報給管理部門，管理部門應該將檔案室的門鎖進行及時更換，進而將安全隱患消除。在檔案室中應當設(shè)置相應的標示牌，嚴禁任何無關(guān)人員入內(nèi)。如果因為工作需要必須進入檔案室，需要經(jīng)過保密管理部門的審批或者是登記，由相應的工作人員陪同進入檔案室。檔案室工作人員應該將入庫的檔案依照其位置進行擺放。如果檔案中有多份不同密級的文件，需要依照最高密級以及最高的保管期限進行標識。密碼保險柜中應該存放絕密級檔案，專用檔案保險柜中應該存放機密、秘密文件。涉密科技檔案管理部門應該指定兩個人對絕密級檔案進行保管，并定期對絕密檔案進行核對、檢查，進而保證檔案的安全性。

（二）涉密檔案庫房管理工作。涉密檔案管理部門設(shè)置檔案庫房會存在以下幾點安全隱患：第一點，部分單位將檔案室中的各個功能區(qū)域進行了劃分，在辦公樓內(nèi)設(shè)置辦公室，庫房設(shè)置在頂樓或者是離辦公室較遠的樓座，庫房中的門窗并沒有設(shè)置相應的安全防護欄，也沒有安裝電子門禁系統(tǒng)、防盜報警裝置等。如果庫房的位置設(shè)置在頂樓或者一樓，門窗設(shè)計不符合相應的設(shè)計要求，并且存在一定的監(jiān)控盲區(qū)，就容易發(fā)生安全隱患；如果檔案室在一樓，并且長年沒有人打理，有可能導致檔案發(fā)霉、紙張出現(xiàn)老化等安全隱患。第二點，庫房應該與借閱室、庫房以及整理間實行三分隔制度。部分單位會將庫房整理間以及借閱室混合在一起使用，這樣就會使涉密檔案的接收、管理以及查閱工作與其他辦公室的工作交叉進行，這也會存在一定的泄密安全隱患。要想使涉密檔案庫的安全性得以提升，需要將以上兩點存在的安全隱患消除，并切實做好檔案庫房的管理工作，進而使檔案的安全性得以保障。

三、涉密科技檔案利用中的保密工作

（一）借閱時的保密工作。如果科技人員需要查閱相應的涉密科技檔案，必須嚴格按照查閱流程進行查閱，并且要將查閱的理由進行詳細闡述，然后經(jīng)過領(lǐng)導部門的審批之后，才可以進行查閱。涉密科技檔案不允許借閱，如果存在特殊情況必須要借閱科技檔案，必須要將涉密檔案的相關(guān)資料進行填寫，并且經(jīng)過領(lǐng)導審核之后才允許借出。檔案管理工作人員應該從檔案管理的各個細節(jié)入手，對涉密科技檔案的管理工作做到認真負責，這樣才能使檔案管理工作全面落實。

（二）涉密科技檔案的保密、利用。相關(guān)人員必須要對涉密科技檔案的利用與保密之間的關(guān)系進行明確。涉密科技檔案中會存有國家或者企業(yè)的科學機密，這些研究成果與技術(shù)是人類寶貴財富，因此，管理人員應該對檔案管理工作引起重視，并不斷提升自身的保密意識，進一步提升保密能力。將涉密科技檔案進行嚴密的保管，就是為了后期能夠更好地利用這些檔案，只有將這些檔案的保密工作完全落實，才能將這些檔案的利用價值充分發(fā)揮。因此，涉密科技檔案的管理、涉密科技檔案的利用是辯證統(tǒng)一的關(guān)系。

四、結(jié)束語

在開展涉密科技檔案管理保密工作時，必須要提升管理人員的保密意識，讓他們充分認識檔案管理工作的重要性，并將保密管理制度全面落實。相關(guān)部門以及檔案管理人員應該對涉密科技檔案管理中存在的問題進行積極分析，并找出相應的對策，使涉密科技檔案得到妥善管理，進而將檔案進行充分利用，使涉密科技檔案管理保密制度得以全面落實。