辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)整合研究

文/天津市科技檔案館 朱陽明

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)（即OA系統(tǒng)）在政府部門中得到廣泛應(yīng)用，使得政府部門的文書檔案在信息化方面得到了極大發(fā)展。因此，在電子文件歸檔上，對歸檔文件的具體內(nèi)容、文件類型以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等方面有了更進(jìn)一步的要求。OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效對接，可以使檔案管理工作更加便捷、準(zhǔn)確、高效。

一、 辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的關(guān)系

辦公自動化系統(tǒng)又簡稱為OA（Office Automation）系統(tǒng)，是基于工作流原理、采用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)搭建的辦公信息系統(tǒng)平臺。OA系統(tǒng)的介入，改變了過去低效的依靠紙質(zhì)文件的流轉(zhuǎn)批閱辦公的工作方式，實(shí)現(xiàn)了文件的在線流轉(zhuǎn)，使工作在線化、自動化和高效化。

檔案管理系統(tǒng)是應(yīng)用計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案部門日常工作的信息管理系統(tǒng)，其功能包括檔案的收集、整理、歸檔、存儲、統(tǒng)計、利用、編研和發(fā)布等。

兩個系統(tǒng)分別對應(yīng)著文件的兩個不同階段，OA系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)文件的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)及處理，檔案管理系統(tǒng)則是對辦結(jié)的文件進(jìn)行歸檔、存儲和提供利用等綜合性服務(wù)。在現(xiàn)實(shí)的工作中，OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)主要存在兩種形式：一種是在OA系統(tǒng)中具備檔案管理功能，或者含有檔案管理功能子模塊，兩個系統(tǒng)可以看作是一體的，但兩個系統(tǒng)在管理重點(diǎn)、業(yè)務(wù)范圍和用戶對象等方面有著很大的差異。第二種是OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)互相獨(dú)立，這也是現(xiàn)在絕大多數(shù)采用的方式。兩個系統(tǒng)各自為政，通過在OA系統(tǒng)中導(dǎo)出電子文件，或者對紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理，再導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，這種方式加大了檔案工作從業(yè)人員的工作量，效率低下，還容易出錯。因此，如何實(shí)現(xiàn)兩個相互獨(dú)立的系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的互通，對OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的整合具有重要意義。

二、OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)整合的意義

（一）提高檔案管理人員的參與度。檔案管理部門負(fù)責(zé)的是文件辦結(jié)后的歸檔、存儲和利用等工作，檔案工作人員很難介入到文件的起始階段。若OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)整合、互通，那么，這將提高檔案管理部門對電子文件的“前端控制”，同時還可以提高檔案管理部門的工作效率，使檔案的利用更加具有時效性，為利用者提供更全面的信息資源，提高檔案部門的服務(wù)質(zhì)量，提高檔案的利用率。

（二）有利于文檔的一體化管理。伴隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，可以說在技術(shù)層面已經(jīng)為文檔一體化掃除了許多困難，使其成為一種可行的管理方式。OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效對接，可以確保電子文件元數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性，可以有效實(shí)現(xiàn)對文件從形成到整理歸檔的整個文件運(yùn)動的全程控制，在技術(shù)上提供了很好的保障。

三、常用的OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)整合方式

（一）數(shù)據(jù)接口方式。利用數(shù)據(jù)接口技術(shù)，在OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間建立一個可以相互兼容的數(shù)據(jù)接口，使兩個系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，成為一個整體。主要做到兩方面的內(nèi)容：一是實(shí)現(xiàn)目錄信息的轉(zhuǎn)存。二是實(shí)現(xiàn)電子文件的準(zhǔn)確掛接。OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的目錄與電子文件是相互對應(yīng)的關(guān)系，將OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的目錄轉(zhuǎn)存到檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的同時，可以將電子文件全文上傳到服務(wù)器中，通過文件的存放路徑使目錄與電子文件一一對應(yīng)。這要求在研發(fā)OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)時，需要制定統(tǒng)一的接口標(biāo)準(zhǔn)。

（二）人工數(shù)據(jù)導(dǎo)入。在兩個獨(dú)立運(yùn)行的系統(tǒng)之間，利用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)的交換，只需要留有導(dǎo)出導(dǎo)入文件的接口就可以。其原理就是將OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中目錄的數(shù)據(jù)信息導(dǎo)出到Excel中，然后再導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，這要求兩個系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的字段盡可能相互匹配，從而減少后期的整理工作。OA系統(tǒng)電子文件導(dǎo)出后，利用掛接軟件，將文件名與檔案管理系統(tǒng)中的正題名相匹配的電子文件掛接，并上傳至服務(wù)器來實(shí)現(xiàn)目錄與電子文件相互關(guān)聯(lián)。

兩種方式各有利弊，通過數(shù)據(jù)接口整合OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，可以使檔案管理工作更加具有時效性，使檔案管理人員參與到文件的各個過程，但OA系統(tǒng)大多為外網(wǎng)，這對檔案信息安全造成一定影響，同時還要求兩個系統(tǒng)接口標(biāo)準(zhǔn)一致，為系統(tǒng)開發(fā)帶來一定困難；人工導(dǎo)入方式一般為離線操作，這保證了檔案信息的安全，但其大量數(shù)據(jù)的導(dǎo)出導(dǎo)入，也為檔案工作者增加了工作量。

四、結(jié)束語

辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的整合，可以有效優(yōu)化工作流程，提高工作效率。但由于數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一以及檔案工作人員在文件運(yùn)動中的參與度較低等，都對辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的整合帶來了一定的難度。隨著檔案信息化的不斷發(fā)展，檔案從業(yè)人員的參與度提高，一定能夠使辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)做到互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)真正意義上的文檔一體化管理。