淺談發(fā)揮醫(yī)院人事檔案的作用

文/山東省鄒城市嶧山鎮(zhèn)衛(wèi)生院 蔣興

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院在人事管理工作中形成的反映醫(yī)院干部、職工參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)情況的真實(shí)記錄。也是醫(yī)院檔案全宗的重要組成部分。

一、醫(yī)院人事檔案的作用

（一）人事檔案為醫(yī)院的發(fā)展提供人才信息。人事檔案是歷史地、全面地了解一個(gè)人的必要資料，是人事工作中有利于正確評(píng)價(jià)人才的一種依據(jù)，對(duì)人事任免、工作調(diào)動(dòng)有重要作用。人事檔案的使用是我們黨幾十年來行之有效的工作制度。不看人事檔案，不了解一個(gè)人的歷史情況和全面情況就草率使用的作法，不僅違背了人事工作的程序和制度，而且很容易造成用人不當(dāng)，給工作造成損失。在我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)突飛猛進(jìn)的今天，作為社會(huì)保障系統(tǒng)的醫(yī)療單位在抓經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，注重醫(yī)院內(nèi)部管理的科學(xué)性，使醫(yī)院的人、財(cái)、物得到合理利用，發(fā)揮出最佳效益。人事檔案能在此過程中發(fā)揮其作用，為醫(yī)院各個(gè)部門合理地提供人才信息，選拔出各部門所需的優(yōu)秀人才，推動(dòng)醫(yī)院的改革，更好地為社會(huì)各界服務(wù)。

（二）為領(lǐng)導(dǎo)選人用人提供真實(shí)可靠的依據(jù)。我國在建設(shè)有中國特色的社會(huì)主義偉大事業(yè)中，確定了選拔和使用干部必須堅(jiān)持革命化、年輕化、知識(shí)化、專業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)，而且選擇和啟用這樣的干部時(shí)，人事檔案則可歷史地、全面地為選拔使用干部的部門正確提供。人事檔案是確定和澄清個(gè)人有關(guān)問題以及進(jìn)行政治審查的憑證，有關(guān)個(gè)人的年齡、籍貫、文化程度、參加革命工作時(shí)間、人黨入團(tuán)時(shí)間、工資級(jí)別、健康狀況等問題，看起來似乎是一些一般性的情況，但有時(shí)起著重要的作用。

（三）人事檔案是一個(gè)人歷史的真實(shí)記載。人事檔案反映的是一個(gè)人參加社會(huì)活動(dòng)的全過程，是一個(gè)人在社會(huì)上的歷史面貌的體現(xiàn)。從這個(gè)意義上講，人事檔案是一個(gè)歷史過程真實(shí)記錄的客觀反映，也是我國人事管理中最重要的原始資料之一。因此，是編寫人物傳記和專業(yè)史志的寶貴史料，有時(shí)，還能為公檢法部門提供有關(guān)問題的憑證。這就使的人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性、純潔性得以體現(xiàn)。

二、加強(qiáng)人事檔案管理，發(fā)揮人事檔案作用

在我國經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的今天，充分發(fā)揮人事檔案的資源，為醫(yī)院各個(gè)職能部門，為臨床以及醫(yī)技部門推薦專門人才，提供人才信息，為發(fā)展醫(yī)院經(jīng)濟(jì)，保障社會(huì)效益保好駕、護(hù)好航。這也是醫(yī)院人事檔案擔(dān)負(fù)的重要?dú)v史責(zé)任。為此，人事檔案管理人員必須通過有關(guān)部門經(jīng)常地、認(rèn)真地收集干部職工任免、調(diào)動(dòng)、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲以及發(fā)明創(chuàng)造、科學(xué)研究等工作中所形成的反映干部職工德、能、勤、績(jī)的材料，不斷充實(shí)人事檔案內(nèi)容，更好地發(fā)揮人事檔案的作用、為醫(yī)院的發(fā)展更好地服務(wù)。

（一）建立全國醫(yī)院人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫的構(gòu)想。我們應(yīng)當(dāng)著力開發(fā)醫(yī)院人事檔案管理的自動(dòng)化系統(tǒng)，使人事檔案工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化管理，也可以借鑒先進(jìn)國家采用縮微技術(shù)來存儲(chǔ)檔案信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的現(xiàn)代化。針對(duì)我們目前的國情，各級(jí)醫(yī)院檔案管理部門必須盡快建立檔案的管理體系，并把醫(yī)院人事檔案也納入全國檔案工作管理體系，使人事檔案的利用達(dá)到信息化的水平。

（二）加強(qiáng)大中專院校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的管理。大中專畢業(yè)生是國家培養(yǎng)的專門技術(shù)人才，他們將是醫(yī)院未來的希望。轉(zhuǎn)好、管好他們的檔案非常重要。因此，必須按照國家規(guī)定、順利地轉(zhuǎn)遞到用人單位，為這些畢業(yè)生的將來打下良好的基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)檔案填寫的管理。近年來，干部履歷、職工登記表檔案中存在著年齡越填越小，參加工作時(shí)間越填越早，文化程度越填越高，職務(wù)越填越大的混亂現(xiàn)象。為此，筆者建議：一要狠抓思想教育，牢固樹立實(shí)事求是的思想作風(fēng)。二要建立填寫檔案材料責(zé)任制，明確分工，責(zé)任到人，定期檢查，有錯(cuò)必糾。三要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持糾錯(cuò)治亂，確保人事檔案的準(zhǔn)確性。四要建立健全職工檔案管理制度，嚴(yán)把檔案入檔關(guān)。

（四）提高人事檔案管理人員的管理水平。在今天科學(xué)技術(shù)瞬息萬變的科技時(shí)代，檔案管理工作人員應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)改革，采取自學(xué)、外培和外學(xué)等辦法，不斷提高自身的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，并且應(yīng)掌握一些最新的科學(xué)管理辦法。作為人事工作的重要組成部分，組織人事科長(zhǎng)是人事檔案工作中的組織者和管理者，在人事工作中起著舉足輕重的作用。作為新世紀(jì)的人事檔案管理者，應(yīng)更新知識(shí)，更新觀念，站在改革的前列，轉(zhuǎn)變管理模式，從經(jīng)驗(yàn)管理走向科學(xué)化管理，從服從、被動(dòng)的管理轉(zhuǎn)變?yōu)榘l(fā)揮創(chuàng)造性的參與管理。

（五）加強(qiáng)人事檔案員的培訓(xùn)。目前，人事檔案員層次不齊，文化水平低，知識(shí)面不廣。隨著社會(huì)的進(jìn)步，按照人事檔案科學(xué)發(fā)展的要求，應(yīng)注意人事檔案員素質(zhì)的培養(yǎng)、知識(shí)的更新和技能的提高，建立多渠道、多層次的在職檔案管理人員培訓(xùn)制度。培訓(xùn)內(nèi)容要適應(yīng)人事檔案領(lǐng)域的技術(shù)發(fā)展，著力培養(yǎng)精通人事檔案整理、保護(hù)、利用、檔案宣傳和外事工作以及計(jì)算機(jī)管理等各種門類知識(shí)的人員，并通過溝通、激勵(lì)、疏導(dǎo)、改善人事檔案管理人員的心理環(huán)境，充分調(diào)動(dòng)他們的主動(dòng)性積極性，以便全身心地做好本職工作。

三、小結(jié)

在醫(yī)院檔案工作中應(yīng)樹立服務(wù)意識(shí)，拓展服務(wù)手段，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，多方位為公眾提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)。使得醫(yī)院檔案工作能適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展需要，使醫(yī)院檔案工作真正融入社會(huì)發(fā)展之中，融入人民群眾的工作和生活之中。