醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化的對(duì)策分析

文/鄭州市第七人民醫(yī)院 趙雅博

一、淺析醫(yī)院辦公室檔案管理現(xiàn)狀

檔案是用來記錄單位運(yùn)行的重要依據(jù)。而醫(yī)院辦公室檔案則是記錄醫(yī)院工作以及患者信息的主要依據(jù)，其對(duì)醫(yī)院工作的正常開展有著極其重要的影響，而且醫(yī)院辦公室檔案的有效管理，對(duì)整個(gè)醫(yī)院的管理工作有著重要的影響。但是，眼下我國(guó)的醫(yī)院辦公室檔案管理仍然不太規(guī)范，而且還存在一定的問題。

（一）缺少專業(yè)的檔案管理人才?？v觀我國(guó)的醫(yī)院辦公室檔案管理，諸多醫(yī)院的辦公室檔案管理工作都存在一定的問題，而且在管理方面比較混亂，其主要原因是由于醫(yī)院缺乏專業(yè)的辦公室檔案管理工作人員，很多醫(yī)院檔案管理工作人員系非專業(yè)人士，因此對(duì)醫(yī)院檔案管理工作不太熟悉，這就導(dǎo)致醫(yī)院辦公室檔案管理工作難以規(guī)范化進(jìn)行，因?yàn)榧榷t(yī)學(xué)專業(yè)，又懂檔案管理的人才屈指可數(shù)。

（二）只重視病歷檔案的收集管理，忽視其他檔案的管理。很多醫(yī)院本著對(duì)患者負(fù)責(zé)的原則，對(duì)患者的病例都會(huì)有所保存，而且還設(shè)有專門的病例檔案，便于患者情況的查詢和管理。但是有些醫(yī)院只重視對(duì)病例檔案的保存，卻往往忽略了對(duì)其他檔案的整理、存檔和管理，比如醫(yī)院行政運(yùn)行的相關(guān)資料，這些資料總是被忽視，經(jīng)常不能得到有效管理。

（三）醫(yī)院檔案管理機(jī)制不健全。醫(yī)院是極其重要的有關(guān)民生問題的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，所以醫(yī)院是比較特殊的場(chǎng)所之一，所以其檔案的形式也多種多樣，而且不同的檔案有不同的保存方式，而且還有保存時(shí)間的長(zhǎng)短。由于部分醫(yī)院并沒有細(xì)化檔案的管理，也沒有采取相對(duì)應(yīng)的管理措施，致使醫(yī)院檔案管理機(jī)制不健全，這就直接影響了醫(yī)院辦公室檔案管理的規(guī)范性和有效性。

二、檔案管理規(guī)范化的可行性對(duì)策分析

（一）傳統(tǒng)保存的檔案有利于進(jìn)行規(guī)范化管理。以前，我國(guó)的科技發(fā)展較為落后，因此醫(yī)院辦公室檔案的管理，都是傳統(tǒng)的方式進(jìn)行保存，而且一般都是紙質(zhì)檔案，雖然紙質(zhì)檔案的保存方式在管理方面有一定的難度，甚至有些檔案存在管理不完善等問題，但是這些紙質(zhì)檔案可以為現(xiàn)代手段進(jìn)行保存的方式提供保障，也能為檔案的規(guī)范化管理提供有效條件，雖然以前醫(yī)院對(duì)檔案的管理并沒有給予重視，但是本著對(duì)患者負(fù)責(zé)的態(tài)度，部分醫(yī)院也對(duì)患者檔案進(jìn)行了保存，這些檔案便可以作為檔案管理的有效資料，并進(jìn)行分類、整理和歸檔，就可以很容易地整理出醫(yī)學(xué)檔案，從而有助于加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化。

（二）傳統(tǒng)的模式有助于建立統(tǒng)一的管理體系。受傳統(tǒng)的檔案管理模式的影響，當(dāng)前部分醫(yī)院檔案管理模式不盡完善。傳統(tǒng)的檔案管理模式并沒有統(tǒng)一的管理體系，所以，為了提高醫(yī)院檔案管理的規(guī)范性，必須建立健全統(tǒng)一的檔案管理體系。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的管理模式不統(tǒng)一致使檔案管理存在不妥之處，部分醫(yī)院的科室檔案自行保管，而部分醫(yī)院則是將患者檔案保存在一起，卻將其他檔案分開管理，并沒有建立健全統(tǒng)一的檔案管理體系。因此，醫(yī)院不僅要重視對(duì)患者資料檔案的管理，還要重視對(duì)行政和其他檔案的管理。所以，醫(yī)院要建立并完善檔案管理體系，從而極大限度地提高醫(yī)院辦公室檔案管理的規(guī)范化和統(tǒng)一化。

（三）科技的運(yùn)用方便了醫(yī)院辦公室檔案管理。傳統(tǒng)的醫(yī)院辦公室檔案都是紙質(zhì)檔案，雖然能較為完整地保存檔案，但是卻存在一系列的問題，諸如紙質(zhì)檔案往往占用很大的空間，而且也不便于工作人員查找資料，這就在無形中影響了檔案管理工作人員的工作效率。但是，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，科技日新月異，因此，醫(yī)院辦公室檔案的管理便可以采用電子檔案，這樣不僅減少了檔案的存儲(chǔ)空間，還方便了工作人員對(duì)檔案的分類、整理和歸檔的工作，從而極大限度地提高了醫(yī)院工作人員的效率。當(dāng)然，電子化檔案應(yīng)該和紙質(zhì)檔案有機(jī)結(jié)合起來，對(duì)于一些特殊性的檔案，不僅需要紙質(zhì)檔案，也需要做成電子化檔案，從而使檔案管理更加規(guī)范化。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著科技的日新月異，人們對(duì)醫(yī)療水平的要求也有了明顯的提高，而且對(duì)檔案的安全性和完整性也有了更具體的要求。因此，為了滿足廣大患者及患者家屬的要求，醫(yī)院要建立健全辦公室檔案管理體系，為醫(yī)療水平的進(jìn)步提供充實(shí)的保障，從而更好地為人民服務(wù)。