淺談公立醫(yī)院的會計檔案管理

文/濰坊市婦幼保健院 李文清

一、公立醫(yī)院會計檔案管理的主要內(nèi)容和意義

（一）公立醫(yī)院會計檔案管理的主要內(nèi)容。公立醫(yī)院是隸屬于政府部門的事業(yè)單位，因此公立醫(yī)院在管理和運營方面具有特殊性。會計檔案管理是公立醫(yī)院檔案管理工作的重要部分，關(guān)系醫(yī)院的運營和發(fā)展。公立醫(yī)院的會計檔案管理是由其作為政府事業(yè)單位的會計檔案管理和作為醫(yī)院本身的會計檔案管理兩部分組成的，具體包含了各部門的預(yù)算和結(jié)算、醫(yī)療改革、財務(wù)報告、相關(guān)會計憑證和會計賬簿、醫(yī)療事業(yè)發(fā)展等內(nèi)容。故公立醫(yī)院的會計檔案管理具有其自身的獨特性和復(fù)雜性。會計檔案管理是指對會計檔案進(jìn)行處理歸檔。公立醫(yī)院會計檔案是會計工作人員進(jìn)行專業(yè)核算時的重要資料和證據(jù)，記載和反映了公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)具體狀況，屬于公立醫(yī)院的機(jī)密經(jīng)濟(jì)檔案，是檢查公立醫(yī)院歷史經(jīng)濟(jì)活動的關(guān)鍵依據(jù)，也是政府檔案的重要組成部分。自2015年《會計檔案管理辦法》頒布實施以來，公立醫(yī)院會計檔案管理逐步由紙質(zhì)化向電子化的方向發(fā)展。公立醫(yī)院作為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位，是直屬于國家的民生單位，接受政府的調(diào)控、補助、監(jiān)督、管理。因此還包含普通事業(yè)單位會計檔案管理之外的部分，如醫(yī)療保險結(jié)算賬目明細(xì)，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)教育科研立項經(jīng)費開支細(xì)目表，各科室部門年度預(yù)算、年底結(jié)算報表，醫(yī)院藥物價格明細(xì)表，公立醫(yī)院績效考核管理及職稱評定狀況，本院、片區(qū)同類醫(yī)院以及行業(yè)發(fā)展動態(tài)數(shù)據(jù)匯整等。

（二）公立醫(yī)院會計檔案管理的意義。公立醫(yī)院的會計檔案鮮明展示了醫(yī)院的歷史和現(xiàn)狀，并能據(jù)此對醫(yī)院的未來發(fā)展進(jìn)行合理預(yù)估。加強(qiáng)公立醫(yī)院會計檔案管理的意義主要體現(xiàn)為以下幾方面：1.公立醫(yī)院會計檔案是對醫(yī)院財務(wù)明細(xì)的記錄，具有完整性和真實性，是查詢歷史數(shù)據(jù)信息的保障。醫(yī)院面對稅收查證、經(jīng)濟(jì)糾紛等狀況時能夠及時查找相關(guān)檔案記錄處理問題。2.公立醫(yī)院自身的會計檔案管理水平也體現(xiàn)了醫(yī)院的運營狀況。會計檔案屬于單位機(jī)密檔案，是公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動全過程的真實寫照。是對醫(yī)院發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行客觀評價的依據(jù)，也是對政府部門針對公立醫(yī)院提出的相關(guān)政策實施效用的經(jīng)濟(jì)評判材料，還是公立醫(yī)院完善自身、政府部門改進(jìn)相關(guān)政策的重要參考。3.在大數(shù)據(jù)時代，采用現(xiàn)代信息技術(shù)對公立醫(yī)院的會計檔案進(jìn)行管理，能夠提高工作效率，實現(xiàn)公立醫(yī)院勞動力的更優(yōu)分配，促進(jìn)公立醫(yī)院各科室健康運行。

二、公立醫(yī)院檔案管理中的問題

公立醫(yī)院是負(fù)責(zé)醫(yī)療和醫(yī)藥衛(wèi)生等的特殊事業(yè)單位，因此醫(yī)院工作人員多數(shù)為醫(yī)務(wù)工作者，雖然醫(yī)院均針對擔(dān)任行政工作的人員開設(shè)了相對應(yīng)的專題培訓(xùn)，但這樣的培訓(xùn)不足以實現(xiàn)管理的科學(xué)性和高效性。因此公立醫(yī)院會計檔案管理中還存在諸多癥結(jié)。

（一）輕視會計檔案管理，管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)較差，專業(yè)人員儲備不足。醫(yī)院首要職能是救死扶傷，主要人員構(gòu)成是醫(yī)務(wù)工作者。公立醫(yī)院會計檔案管理長期處于被忽視的狀態(tài)，上級領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案管理工作的理解不夠深入，造成會計檔案管理專業(yè)人員素質(zhì)偏低、數(shù)量不足，軟、硬件設(shè)施落后。財務(wù)、紀(jì)檢、審計等專業(yè)部門對待會計檔案管理工作也缺乏嚴(yán)肅性。公立醫(yī)院會計檔案管理需要各部門相互配合，各司其職按照規(guī)則執(zhí)行，但現(xiàn)存會計檔案管理規(guī)章制度不完善，工作人員工作隨意性較強(qiáng)，規(guī)則章程流于形式。例如會計檔案整理歸檔周期較長，易造成檔案遺失；會計檔案查詢流程不完善，增加了查閱和回收的難度；會計檔案資料收集不全面，無法實現(xiàn)全面管理；無效會計檔案銷毀隨意性較強(qiáng)。這些問題嚴(yán)重阻礙了會計檔案管理工作價值的發(fā)揮，進(jìn)一步加重了大家對于會計檔案管理的誤解。一方面公立醫(yī)院現(xiàn)有會計檔案管理工作人員多數(shù)為非專業(yè)出身，專業(yè)素養(yǎng)不達(dá)標(biāo)，工作嚴(yán)謹(jǐn)性不夠，造成會計檔案中容易出現(xiàn)如打印、編號、格式等基礎(chǔ)錯誤；進(jìn)行會計檔案管理的思路和方式跟不上時代需求。另一方面，部分工作人員還要兼任醫(yī)院其他崗位的工作，人員流動性較強(qiáng)，工作積極性和主動性不足，工作經(jīng)驗貧乏，工作方式策略不當(dāng)。

（二）公立醫(yī)院會計檔案管理方法落后，程序不規(guī)范。隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，電腦、軟件、大數(shù)據(jù)等都被引入會計檔案管理領(lǐng)域，對會計檔案管理人員的知識技能儲備提出了更高的要求。當(dāng)前公立醫(yī)院會計檔案管理采用紙質(zhì)化管理居多。紙質(zhì)檔案管理存在諸多痼疾，如數(shù)量較大存儲困難，整理耗時較長，容易出現(xiàn)資料遺失和損毀，難以進(jìn)行歷史資料匯整和經(jīng)驗總結(jié)等。已開始采用電子化管理的醫(yī)院，在網(wǎng)絡(luò)安全問題等發(fā)面還存在缺失。此外公立醫(yī)院會計檔案管理體系不完善，缺乏針對相關(guān)工作人員的專題培訓(xùn)，會計檔案管理的程序不健全。

（三）公立醫(yī)院會計檔案管理缺乏自身獨特性。公立醫(yī)院除了一般檔案管理之外，還包含了大量財務(wù)和醫(yī)療相結(jié)合的特殊檔案，因此在管理中必須注重方法選擇，不能一概而論。近年來，國家針對公立醫(yī)院頒布了大量的政策條例，只有通過對相關(guān)會計檔案的整理總結(jié)才能明確醫(yī)療改革的具體執(zhí)行情況和執(zhí)行效果。但目前醫(yī)院缺乏對這一部分會計檔案的敏感性，管理過程存在疏漏。此外新的會計管理辦法未明確此類具備行業(yè)獨特價值的會計檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。因此難以查明相關(guān)醫(yī)療改革的優(yōu)劣，不能為國家醫(yī)療改革計劃的完善提供有效參考。

三、提升公立醫(yī)院會計檔案管理質(zhì)量的建議

根據(jù)以上對我國公立醫(yī)院會計檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，可以看出公立醫(yī)院要實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，減少經(jīng)濟(jì)風(fēng)險，提高行業(yè)競爭力，就必須盡快優(yōu)化會計檔案管理工作，跟上時代發(fā)展的步伐。

（一）強(qiáng)化對會計檔案管理工作的認(rèn)識。目前公立醫(yī)院缺乏對會計檔案管理工作的正確認(rèn)識，重視程度較低。首先領(lǐng)導(dǎo)群體要積極理解會計檔案管理的重要性，樹立正確的會計檔案管理理念，強(qiáng)化全局意識。在醫(yī)院成立專門的會計檔案管理團(tuán)隊，從組織體系上逐步完善管理工作。其次在醫(yī)院全體人員中加強(qiáng)對會計檔案管理的宣傳。最重要的是必須提升會計檔案管理一線工作人員的工作意識，促進(jìn)工作方式的轉(zhuǎn)變。會計檔案管理工作人員要善于總結(jié)傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)點，靈活結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)；他們能否突破傳統(tǒng)的管理模式，積極創(chuàng)新工作方法制約著檔案管理工作的推進(jìn)。

（二）提升會計檔案管理工作團(tuán)隊工作素養(yǎng)。大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院會計檔案管理受到電子信息技術(shù)的影響，會計檔案管理的挑戰(zhàn)再次升級。如果能將電子信息技術(shù)科學(xué)運用到會計檔案管理領(lǐng)域，將大幅度提升管理效率，很多歷史難題也能迎刃而解。但如果電子信息技術(shù)的運用缺乏合理性，將適得其反。因此會計檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)至關(guān)重要。醫(yī)院可以通過以下幾點逐漸提高會計檔案管理的專業(yè)性，1.考察全院實際情況，設(shè)置專職會計檔案管理工作人員，逐步完善會計檔案管理體系。2.提高會計檔案管理工作人員的招聘要求。3.定期開展專業(yè)培訓(xùn)，并購置相關(guān)專業(yè)書籍、網(wǎng)絡(luò)課程供工作人員進(jìn)行自我提升。

（三）完善會計檔案管理策略，加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部控制。會計檔案管理應(yīng)該逐步從紙質(zhì)化和電子化協(xié)同管理，過渡到無紙化電子管理。并且要增強(qiáng)對公立醫(yī)院特殊會計檔案的重視，公立醫(yī)院直接接受上級政府部門的監(jiān)督控制，執(zhí)行國家頒布的醫(yī)療改革政令。會計檔案中的數(shù)據(jù)信息，能夠展示醫(yī)療改革對醫(yī)院運營的影響，進(jìn)一步指導(dǎo)后續(xù)的醫(yī)療改革。會計檔案屬于財務(wù)機(jī)密文件，因此電子化管理方式必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，防止病毒入侵、黑客攻擊等。此外強(qiáng)調(diào)合理有效的內(nèi)部控制，能夠有效降低風(fēng)險，避免錯誤，實現(xiàn)全院人員共同規(guī)范會計檔案管理行為。