淺談中學(xué)檔案工作

文/蕪湖縣第一中學(xué) 陶甄

檔案發(fā)展到今天，已為大眾所熟知，它在維護(hù)歷史、傳承文明，資政育人、服務(wù)民生等方面發(fā)揮著獨(dú)特的積極作用。隨著檔案作用的日益彰顯，檔案工作的重要性也越發(fā)凸顯。同樣作為檔案館藏種類之一的中學(xué)檔案，它所記載的學(xué)校發(fā)展歷程中形成的具有保存價(jià)值的不同形式的文件材料，起著服務(wù)師生、傳承校史的重要作用。因此，它的重要性我們不能小覷。但在實(shí)際工作中我們不難發(fā)現(xiàn)，其跟不上國家檔案工作的迅猛發(fā)展。在檔案工作信息化加快推進(jìn)、國家越來越重視檔案工作的今天，這種差距愈加明顯。下面筆者將從中學(xué)檔案的工作現(xiàn)狀方面談起，說說自己對做好中學(xué)檔案工作的一些思考。

一、中學(xué)檔案工作的現(xiàn)狀

（一）領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。在學(xué)校工作中，檔案工作常不被充分重視，領(lǐng)導(dǎo)們認(rèn)為學(xué)校主要工作是教書育人，都是以學(xué)生和教師為重心，各部門圍繞著教育教學(xué)工作展開。檔案工作被視為學(xué)校的“非主流”工作，常被“邊緣化”。從主管部門到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)再到教職員工對檔案工作的認(rèn)識是：保管資料的事務(wù)性工作，只要能備查即可。其結(jié)果必然造成歸檔意識隨意性較強(qiáng)，如學(xué)校各部門雖然知道工作中所產(chǎn)生的重要材料要保存，但為了自己工作方便，不及時(shí)移交學(xué)校檔案室，等生成材料逐年累積到自己不需要或感覺成“包袱”時(shí)再移交檔案室。如此一來，檔案室其實(shí)成了他們心目中的“保管室”。

（二）檔案材料收集難。檔案材料的收集工作是檔案工作的前提和基礎(chǔ)，它為檔案工作提供實(shí)際管理對象，是檔案工作中極為重要的基礎(chǔ)性工作，是工作重點(diǎn)也是難點(diǎn)。雖然《中小學(xué)檔案管理暫行辦法》中的第三條明確規(guī)定了歸檔時(shí)間，但在實(shí)際操作過程中檔案材料收集工作依然很難。中學(xué)檔案材料收集難主要表現(xiàn)在：學(xué)校多個(gè)部門或不愿配合，或配合不積極，或愿意配合，但不知哪些材料需要?dú)w檔，干脆眉毛胡子一把抓，所有材料不加甄別全部存檔。如此種種，檔案材料收集不可謂不難，導(dǎo)致檔案整理工作滯后，檔案管理工作也會因此舉步維艱。

（三）檔案利用率低下。檔案工作是一環(huán)扣一環(huán)的，一個(gè)環(huán)節(jié)跟不上，必然影響下一個(gè)環(huán)節(jié)。由于檔案材料收集難，接下來進(jìn)入檔案室的檔案因沒有進(jìn)一步深加工，挖掘其價(jià)值，使其價(jià)值難以得到充分發(fā)揮。檔案工作的目的是保管好和利用好檔案資源，檔案材料歸檔后之所以能發(fā)揮其第一價(jià)值，乃至第二價(jià)值，就在于對應(yīng)歸檔材料經(jīng)過檔案人員專業(yè)的、科學(xué)的分類、整理、鑒定、編目、排架等一系列工作，使之成為歸檔條理清晰，查詢方便快捷的信息資源，供各類需求者利用。但是，當(dāng)前中學(xué)檔案利用上主要存在兩個(gè)方面問題：一是歸檔不及時(shí)，容易造成工作人員時(shí)而無所事事，時(shí)而工作驟增，出現(xiàn)對歸檔材料信息處理粗制濫造的現(xiàn)象，以及容易缺失，收集不能齊全完整的情況發(fā)生。致使室藏檔案材料存檔質(zhì)量不高，影響利用效率。二是在檔案材料收集時(shí)未做好必要的分類整理工作，使得檔案材料中有用的信息資源被湮沒，增加再利用難度。這或許也是學(xué)校各部門不能及時(shí)移交檔案材料的緣由，為了查找信息的方便，都以工作之由將材料留下，待到工作不需要時(shí)再想著將它移交。筆者就曾遇見去檔案室查檔的咨詢?nèi)藛T，查找往年教師獲獎(jiǎng)證書，查尋半天未果。究其原因在于對歸檔材料未加以科學(xué)分類、整理、鑒定、編目、排架等工作，更不用說檔案編研工作了，檔案資源再利用難度可想而知。

（四）檔案室的設(shè)備簡陋。在教學(xué)信息化、財(cái)務(wù)電子化、檔案信息存儲和管理數(shù)字化的新時(shí)期，中學(xué)教學(xué)信息化、財(cái)務(wù)電子化都已廣泛運(yùn)用，即使是與檔案相近的圖書館也已實(shí)現(xiàn)館藏電子化、圖書借閱信息化。由于對檔案投入資金有限，所以目前不少基層學(xué)校的檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)方式、方法上，缺乏現(xiàn)代化管理設(shè)備和手段。不僅工作繁瑣，而且檔案管理工作效率低下，容易造成檔案的缺失，查詢不便等弊端。

（五）業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和交流機(jī)會少。人是檔案工作的主體，檔案工作的好壞與否和檔案工作人員文化素質(zhì)的高低有直接關(guān)系。檔案界的有識之士就指出：檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展，首先是檔案人要發(fā)展。只有提高了檔案人員自身素質(zhì)，掌握更多的專業(yè)知識，學(xué)習(xí)各種文化知識來武裝自己，才能帶動檔案整理、開發(fā)、利用等工作的發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，以及國家對檔案工作中普及計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用的規(guī)定要求，對計(jì)算機(jī)知識和網(wǎng)絡(luò)知識的掌握又?jǐn)[在檔案工作人員的面前。新時(shí)期的檔案工作無論在工作方式、方法上，還是對新技術(shù)的應(yīng)用上都有很大提高。這些無疑對檔案從業(yè)人員提出了更高的綜合素質(zhì)要求。但在中學(xué)的實(shí)際情況是：學(xué)校教師每年兩次的繼續(xù)教育培訓(xùn)；暑期國家級、省級、市級的骨干教師培訓(xùn)以及學(xué)期中同學(xué)科不同學(xué)校間的教學(xué)交流等，這些再學(xué)習(xí)機(jī)會著實(shí)對教師綜合素質(zhì)的提高起到至關(guān)重要的作用。反觀學(xué)校檔案人員培訓(xùn)少得可憐。同行之間少有交流或沒有交流，失去了同行間的取長補(bǔ)短，相互學(xué)習(xí)，共同進(jìn)步的機(jī)會。

二、對中學(xué)檔案工作的思考

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，重視檔案工作。鑒于中學(xué)檔案自身所具有的有形和無形財(cái)富的特質(zhì)，其重要作用不言而喻。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案工作，應(yīng)根據(jù)《檔案法》《中小學(xué)檔案管理暫行辦法》等相關(guān)法律規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定詳細(xì)的管理規(guī)章制度，確保管理制度切實(shí)可行。如：規(guī)定由校檔案室集中統(tǒng)一管理全校檔案，并對全校各部門的檔案工作予以監(jiān)督與指導(dǎo)；各部門指定專人管理檔案，積極做好本部門的檔案材料收集、整理工作，并定期按時(shí)移交校檔案室；規(guī)章制度張貼上墻、責(zé)任落實(shí)到人、明確各自職責(zé)等，從而解決檔案材料收集難和歸檔隨意等問題。不能讓檔案工作成了“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的“空頭支票”。

（二）加大投入，是實(shí)現(xiàn)管理信息化的重要保障。做好檔案管理工作的基礎(chǔ)條件，提高檔案工作質(zhì)量的前提保障是檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。學(xué)校加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，引入計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，提高中學(xué)檔案工作的效率，進(jìn)而提高檔案的工作水平，這是現(xiàn)行中學(xué)檔案工作發(fā)展的必然要求。

（三）創(chuàng)新管理，是提高室藏質(zhì)量的科學(xué)手段。中學(xué)檔案要改變“只管不理”的檔案管理方式，努力豐富室藏，提高室藏質(zhì)量。對檔案信息資源利用價(jià)值的體現(xiàn)關(guān)鍵在于對檔案的管理。目前中學(xué)檔案管理大多偏重“管”而少“理”，即檔案材料相對集中存放，而再利用較難。為此，一方面要加強(qiáng)檔案材料的收集力度，進(jìn)一步完善歸檔制度，積極做好各部門，各種載體檔案材料的歸檔工作，防止檔案材料流失，豐富室藏；另一方面要做好檔案材料的整理工作。對所形成的檔案材料要按照歸檔要求進(jìn)行分類、整理，提高歸檔質(zhì)量。做好歸檔材料的編目、排架等工作，使之組成有序體系，便于提供利用。

（四）人員培訓(xùn)，是提升檔案標(biāo)準(zhǔn)化的有效途徑。重視檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，著力梯度培養(yǎng)檔案管理人員，有效提高學(xué)校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。學(xué)校檔案工作人員大多是半路出家的非專業(yè)人員，專業(yè)人員幾乎沒有。他們?nèi)狈ο到y(tǒng)的檔案專業(yè)知識，全憑傳幫帶或工作經(jīng)驗(yàn)。這樣就有可能存在：（1）對檔案材料分類、鑒定不準(zhǔn)確。（2）對檔案材料的保管期限判定不準(zhǔn)。（3）因缺乏學(xué)習(xí)，不了解檔案工作的各個(gè)時(shí)期變化，諸如：文書檔案由案卷級改為文件級整理方法、雙歸文件歸檔法、檔案信息化朝檔案數(shù)字化發(fā)展以及不同歸檔方法間的優(yōu)劣等等。在工作實(shí)踐中遇到專業(yè)問題常有“求教無門”之感，切實(shí)需要檔案業(yè)務(wù)知識的專業(yè)指導(dǎo)、培訓(xùn)和交流。那種兩耳不聞窗外事，埋頭只做機(jī)械事的結(jié)果必然導(dǎo)致中學(xué)檔案工作滯后，跟不上檔案工作發(fā)展的步伐。既然中學(xué)檔案屬國家檔案的一個(gè)組成部分，就應(yīng)當(dāng)跟隨國家檔案的發(fā)展步伐朝檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化邁進(jìn)。這項(xiàng)工作需要檔案人員去完成，因此對檔案人員的培養(yǎng)是做好檔案工作的前提。檔案的業(yè)務(wù)培訓(xùn)是檔案人員成長的重要推動力量，即便是“經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案人員，也面臨著管理方法和管理理念的老化，需要及時(shí)更新”。檔案工作是一項(xiàng)“積跬步”“積細(xì)流”的工作，其工作的連續(xù)性需要從事檔案工作人員的穩(wěn)定性和持續(xù)性。因此對檔案人員的培養(yǎng)也需要梯度培養(yǎng)，保持檔案工作人員的持續(xù)發(fā)展和檔案工作的持續(xù)發(fā)展。

三、結(jié)論

綜上所述，中學(xué)檔案工作是中學(xué)各項(xiàng)工作中一個(gè)重要的基礎(chǔ)性工作，為了實(shí)現(xiàn)“為校服務(wù)、為校存史”的工作目標(biāo)，我們不能等閑視之。據(jù)筆者所知，筆者所在市的中小學(xué)中僅有三所學(xué)校的檔案達(dá)到省級檔案標(biāo)準(zhǔn)，由此可見中學(xué)檔案工作的發(fā)展任重道遠(yuǎn)！