淺談互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代如何有效提高中職學(xué)校檔案管理工作

文/廣西機(jī)電工程學(xué)校 周玉玲

一、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代給中職學(xué)校檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)

（一）電子檔案逐漸替代紙制檔案。目前很多檔案資料都是以電子檔案形式存在，紙制檔案將越來越少，管理好電子檔案將是檔案工作的一項(xiàng)艱巨任務(wù)。

（二）檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，中職校檔案信息管理有效地運(yùn)用了互聯(lián)網(wǎng)功能，形成信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)部門間的信息傳遞與共享，檔案網(wǎng)絡(luò)化管理將成為一種趨勢。

（三）檔案集成化管理。借助信息技術(shù)手段，檔案資料將完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化，再進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)集成管理，提高檔案的查詢率與再利用。

二、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代中職學(xué)校檔案管理中的問題

（一）管理手段落后，缺乏網(wǎng)絡(luò)化意識。就當(dāng)前的中職檔案管理手段來看，大部分檔案管理工作還處在人工收集、手工整理、人工查詢的階段。檔案管理手段落后，管理技術(shù)匱乏，管理人員缺乏網(wǎng)絡(luò)化意識，導(dǎo)致在實(shí)際管理過程中常常會出現(xiàn)檔案收集困難、檔案整理繁瑣、檔案資料利用率降低等問題。同時(shí)在檔案的系統(tǒng)開發(fā)上也會缺乏必要的系統(tǒng)性和完整性。

（二）檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。目前還沒有針對中職校檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，中職校檔案管理都是參照高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，在檔案信息化管理方面，高校檔案管理還沒能根據(jù)當(dāng)前局勢需要給出合理有效的信息化標(biāo)準(zhǔn)。沒有統(tǒng)一的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，不僅會影響檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)利用，也直接降低了檔案資料的利用率。

（三）檔案管理系統(tǒng)相對落后。目前中職學(xué)校檔案管理沒有一個(gè)統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，大多學(xué)校都是按照上級部門規(guī)定的系統(tǒng)進(jìn)行備置。由于上級部門的檔案與學(xué)校檔案管理有一定的區(qū)別，該系統(tǒng)對于中職校而言只能進(jìn)行簡單的目錄搜索，并不能完成電子檔案的存檔與搜索等，功能上存在一定的局限，所以該檔案管理系統(tǒng)并不適合中職學(xué)校的檔案管理。

（四）檔案管理人員因循守舊、學(xué)而不進(jìn)。當(dāng)前由于受傳統(tǒng)思想觀念嚴(yán)重影響，一些中職學(xué)校檔案管理人員因循守舊，安于或滿足于現(xiàn)狀，只圖安逸，習(xí)慣于沿用傳統(tǒng)；學(xué)而不進(jìn)，培訓(xùn)學(xué)習(xí)后不思進(jìn)取，對本職工作沒有促進(jìn)或提高的實(shí)際效果。這些檔案管理人員思想沒能及時(shí)解放、觀念沒能及時(shí)轉(zhuǎn)變，缺乏創(chuàng)新意識和積極改進(jìn)的精神。特別是在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，由于他們對計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的應(yīng)用有限，所以在檔案信息管理中不能與時(shí)俱進(jìn)，在一定程度上影響了檔案資料的使用率。

三、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代中職學(xué)校檔案管理工作中的相關(guān)策略

（一）增強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)思維。傳統(tǒng)的檔案管理模式需要管理者思維方式的轉(zhuǎn)變才能使檔案網(wǎng)絡(luò)化管理工作得到進(jìn)一步提升。中職檔案管理人員在傳統(tǒng)檔案管理的收集、整理、歸檔中，要逐步建立起傳統(tǒng)與現(xiàn)代相結(jié)合的檔案管理模式，利用互聯(lián)網(wǎng)完成檔案的各項(xiàng)工作。對此，中職學(xué)校檔案管理者以及各部門的兼職檔案員一定要提高認(rèn)識，統(tǒng)一思想，將檔案工作與其他工作放在同等重要的位置上。同時(shí)為能確保全體檔案管理員能夠認(rèn)識到檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的重要性，應(yīng)在全體檔案管理人員中加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的宣傳，增強(qiáng)管理意識和提升信息化素養(yǎng)，鼓勵他們積極參與并實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理工作。

（二）加強(qiáng)檔案信息化。積極推進(jìn)檔案資源的信息化建設(shè)，中職檔案管理者應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)政策，結(jié)合本校情況，制定出檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的方案。利用信息技術(shù)及時(shí)將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)信息化管理，提高檔案的檢索率和檔案利用率。

（三）建立電子檔案管理數(shù)據(jù)庫。設(shè)備技術(shù)落后，難以適應(yīng)社會發(fā)展。中職學(xué)校檔案管理部門可以根據(jù)自身的需要，聯(lián)合本單位信息管理部門建立適合本單位的檔案管理數(shù)據(jù)庫，對檔案資料進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化、信息化以及數(shù)字化處理，目標(biāo)是將各部門的檔案資料通過網(wǎng)絡(luò)連為一體，達(dá)到資料共享，檔案管理部門可以通過后臺對檔案資料進(jìn)行直接管理，不僅減輕了工作量，還大大提高了工作時(shí)效。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員觀念的轉(zhuǎn)變，提高各項(xiàng)操作能力?；ヂ?lián)網(wǎng)信息時(shí)代，要求檔案管理人員必須端正工作態(tài)度，提高工作能力，及時(shí)參加檔案培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變管理觀念，互相監(jiān)督，塑造新型的管理思想。在操作上，熟練掌握計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等各項(xiàng)操作技術(shù)，積極探索學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識，運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)和手段提高自身的檔案管理水平，高效地完成檔案管理工作。

四、結(jié)束語

中職校檔案資料不僅記錄著學(xué)校的歷史發(fā)展，還是目睹學(xué)校發(fā)展的“證人”。檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，如何有效提高中職學(xué)校檔案管理工作將決定檔案資料的利用率。檔案管理人員要充分認(rèn)識到做好檔案管理工作的重要性，主動學(xué)習(xí)，努力更新知識和觀念，積極改進(jìn)檔案管理方式，提高自身檔案管理工作的水平與實(shí)效，充分利用互聯(lián)網(wǎng)使檔案管理工作為中職學(xué)校招生事業(yè)發(fā)展發(fā)揮最大作用。