加強(qiáng)高校院系辦公室檔案管理的新思路

文/北京農(nóng)學(xué)院生物科學(xué)與工程學(xué)院（農(nóng)業(yè)部華北都市農(nóng)業(yè)重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室） 王燕 劉續(xù)航 趙筱萌

做好檔案管理工作，是確保各項(xiàng)辦公活動(dòng)高效率開(kāi)展的基礎(chǔ)。高校院系辦公室檔案保存著院系中各項(xiàng)辦公活動(dòng)記錄，是院系日常管理工作中的重要環(huán)節(jié)，是院系領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)決策的參考依據(jù)，也是院系行政、黨建、科研、教學(xué)等活動(dòng)有序化和高效化開(kāi)展的前提。所以，必須要采取科學(xué)有效的管理手段，來(lái)做好高校院系辦公室檔案管理工作。以下筆者就結(jié)合實(shí)際來(lái)談?wù)劶訌?qiáng)高校院系辦公室檔案管理的新思路，僅供參考。

一、高校院系辦公室檔案管理的特點(diǎn)

（一）檔案資料種類(lèi)多樣性。高校院系辦公室檔案是院系教職工在長(zhǎng)期各項(xiàng)辦公活動(dòng)中所逐漸形成的，是院系行政、黨建、科研、教學(xué)等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄。檔案資料具有很多種類(lèi)，除內(nèi)容不同外，形式也各不相同，常見(jiàn)的有文字、圖像、音像等。根據(jù)高校院系辦公室檔案管理工作的性質(zhì)，其檔案管理的主要側(cè)重點(diǎn)一般是文件、教學(xué)以及科研檔案的收集，在日常檔案管理工作中，應(yīng)有意識(shí)地注重檔案資料的分類(lèi)存放和保管，并積極運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)手段，才能夠提升檔案管理效率。

（二）檔案信息資源多元化。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)步入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，所以高校院系辦公室檔案中的電子文件檔案和音頻、視頻檔案數(shù)量也在逐漸增多，甚至這類(lèi)檔案已經(jīng)成為高校院系辦公室檔案中的最主要組成部分。而在此背景下，對(duì)檔案存放的空間、時(shí)間等也均有了更細(xì)化的要求，檔案信息資源正逐漸呈現(xiàn)出多元化趨勢(shì)。

（三）檔案管理是基礎(chǔ)性工作。高校院系辦公室檔案管理是院系管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其具有業(yè)務(wù)性、專(zhuān)業(yè)性以及政策性強(qiáng)等特點(diǎn)。檔案管理也可以看作是文書(shū)工作的后續(xù)工作，雖然與其他工作比起來(lái)不顯眼，但卻是其他工作良好有序開(kāi)展的基礎(chǔ)。

二、加強(qiáng)高校院系辦公室檔案管理的新思路

（一）創(chuàng)新檔案管理機(jī)制。有效的檔案管理機(jī)制，是高校院系辦公室檔案管理工作開(kāi)展的依據(jù)。以往在高校院系辦公室檔案管理中，檔案無(wú)序、零亂、不規(guī)范等情況比較嚴(yán)重，大大影響了后續(xù)工作的順利開(kāi)展。針對(duì)這一問(wèn)題，要抓住源頭問(wèn)題，建立長(zhǎng)效機(jī)制，強(qiáng)化收檔責(zé)任意識(shí)，統(tǒng)籌安排和計(jì)劃?rùn)n案管理工作，打好檔案管理的基本構(gòu)架。根據(jù)檔案種類(lèi)的不同，對(duì)檔案進(jìn)行分區(qū)保存，對(duì)于外來(lái)材料也要單獨(dú)存放；在各項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后，要及時(shí)將活動(dòng)過(guò)程中所形成的相關(guān)資料移交給檔案管理人員，由檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一收集、整理及歸檔；對(duì)于需要收錄進(jìn)Word、EXCEL及檔案管理系統(tǒng)中的信息，要及時(shí)進(jìn)行錄入。只有依據(jù)長(zhǎng)效管理機(jī)制，統(tǒng)一化、規(guī)范化檔案管理流程，才能夠確保高校院系辦公室檔案管理工作的良好開(kāi)展，進(jìn)而促進(jìn)院系辦公室整體工作效率的提升。

（二）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。當(dāng)今時(shí)代，在計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高速發(fā)展的背景下，各行各業(yè)的工作都正逐漸朝向信息化方向發(fā)展，高校院系辦公室檔案管理工作也不例外。傳統(tǒng)的人工檔案管理手段已經(jīng)逐漸無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代檔案管理工作需求，只有積極利用先進(jìn)的信息化技術(shù)手段，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，通過(guò)建立檔案管理信息系統(tǒng)來(lái)收集、分類(lèi)、歸檔、保存、檢索及查找各項(xiàng)檔案資料，才能夠提高檔案管理效率。同時(shí)，信息化管理手段還大大節(jié)省了人工管理的勞動(dòng)力度與勞動(dòng)時(shí)間，避免了大量重復(fù)工作，提高了院系辦公室的整體工作效率。

（三）著重匯編利用率高的檔案資源。高校院系辦公室檔案的歸檔期限比較特殊，例如黨政文件檔案要按年度進(jìn)行立卷歸檔、教學(xué)檔案要按學(xué)期進(jìn)行立卷歸檔等，所以在實(shí)際檔案管理中也應(yīng)當(dāng)注重靈活性。對(duì)于那些利用率高的檔案資源，要著重進(jìn)行匯編，有的還需進(jìn)行二次匯編，為檔案在日后的查找利用節(jié)省時(shí)間。另外對(duì)于一些與教職工切身利益相關(guān)的內(nèi)容，還要進(jìn)行專(zhuān)題匯編。而對(duì)于一些學(xué)年數(shù)量不多的材料，則可先按照類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，再直接匯編成卷存放。

（四）加強(qiáng)檔案管理人才建設(shè)。人才建設(shè)也是很重要的一方面，正所謂“人力資源是第一資源”，雖然現(xiàn)在有了諸多先進(jìn)的管理手段和工具，但這些先進(jìn)技術(shù)的操作仍然需要由人來(lái)完成，所以加強(qiáng)檔案管理人才建設(shè)十分重要。學(xué)校要?jiǎng)?chuàng)造良好的條件，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，不斷更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其工作技能。再者，還有部分檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)的掌握比較有限，無(wú)法有效利用信息技術(shù)來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，所以還要加強(qiáng)對(duì)這部分人員的培訓(xùn)和教育，提高其信息化管理水平。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校院系辦公室檔案管理具有檔案資料種類(lèi)多樣性、檔案信息資源多元化以及工作基礎(chǔ)性等特點(diǎn)，只有開(kāi)展好檔案管理工作，才能夠提升院系辦公室的整體工作效率。為此，高校院系應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新檔案管理機(jī)制、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)、著重匯編利用率高的檔案資源以及加強(qiáng)檔案管理人才建設(shè)，才能夠滿(mǎn)足檔案管理工作的新需求。