大數(shù)據(jù)背景下軍工企業(yè)“雙軌制”文書檔案的安全保密管理

文/中國兵器科學(xué)研究院辦公室 李軍

一、前言

企業(yè)傳統(tǒng)文書檔案管理方式，主要是以紙質(zhì)材料為信息載體，對(duì)文字、圖表等信息進(jìn)行記錄、整理，同時(shí)流轉(zhuǎn)、歸檔以及銷毀。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，數(shù)據(jù)處理效率和利用程度不斷提升，主要采用計(jì)算機(jī)作為信息載體，把紙質(zhì)的文書檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，最終以電子檔案的形式存儲(chǔ)下來，從而對(duì)企業(yè)文書檔案進(jìn)行信息化管理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)于企業(yè)文書檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)處理，實(shí)現(xiàn)文書檔案的在線閱覽、傳閱及查詢，并進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)文書檔案的分類、存儲(chǔ)和復(fù)制等等，大大提高了文書檔案的工作及管理效率。但從目前來看，電子文檔從穩(wěn)定性、安全性和法律保證方面，還不能完全取代紙質(zhì)文檔，兩者還將在一段時(shí)間內(nèi)相依共存。這就是目前大部分企業(yè)文書檔案運(yùn)行管理所采用的“雙軌制”，即對(duì)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中所產(chǎn)生的重要有利用保存價(jià)值的圖文材料，除沿用過去的原文原物手工管理模式外，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代數(shù)字處理技術(shù)手段，形成其對(duì)應(yīng)電子文檔，并充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)的保管和使用。

二、雙軌制下加強(qiáng)文書檔案安全保密工作的重要性和必要性

隨著我國綜合國力的日益加強(qiáng)，軍工企業(yè)處于快速發(fā)展階段，保密工作面臨著許多新問題，軍工企業(yè)部分文書檔案資料涉及國家安全防衛(wèi)的會(huì)議活動(dòng)、科研成果、重要數(shù)據(jù)及背景資料等秘密，而且隨著雙軌制管理模式的運(yùn)用，傳統(tǒng)的紙版文書資料基礎(chǔ)上，加之信息技術(shù)手段對(duì)文書檔案資料的數(shù)字處理和存儲(chǔ)、運(yùn)用，使得文書檔案的調(diào)用和使用頻率與日俱增，企業(yè)文書檔案的保密范圍和復(fù)雜程度不斷加大，而涉密信息一旦泄露，將會(huì)對(duì)國家安全和利益造成損害，使我們的國防事業(yè)蒙受損失，會(huì)給國家、企業(yè)和個(gè)人帶來嚴(yán)重危害。所以新形勢(shì)下文書檔案安全保密工作仍然是軍工企業(yè)保密工作的重中之重，不僅相關(guān)從業(yè)人員，而且企業(yè)本身要給予足夠的重視。

三、雙軌制下文書檔案安全保密管理的具體措施

（一）依法依規(guī)加強(qiáng)文書檔案安全保密工作。嚴(yán)格按照《中華人民共和國保守國家秘密法》（以下簡稱“國家保密法”）的規(guī)定，對(duì)于文書檔案信息的利用堅(jiān)持“既確保國家秘密安全，又便利信息資源合理使用”的原則，將國家保密法的規(guī)定貫穿落實(shí)到企業(yè)文書檔案安全保密工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)之中，嚴(yán)格落實(shí)保密工作責(zé)任制，健全文書檔案相關(guān)保密管理制度，完善保密防護(hù)措施，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部集中制作、存放、保管企業(yè)文書檔案的保密要害部門部位的安全防護(hù)工作，按國家保密規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)配備、使用必要的技術(shù)防護(hù)設(shè)施設(shè)備，特別是文書檔案管理保密要害部位要制定安防措施、工作人員安全保密責(zé)任、人員進(jìn)出管理規(guī)定等，不斷落實(shí)和提高安全保密的保障能力。

（二）加強(qiáng)文書檔案運(yùn)轉(zhuǎn)各環(huán)節(jié)安全保密管理及監(jiān)督檢查，落實(shí)責(zé)任。文書檔案保密管理采取“閉環(huán)”操作，對(duì)其制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、保存及銷毀等環(huán)節(jié)按照國家保密規(guī)定，建立分工負(fù)責(zé)、審核監(jiān)控、簽字確認(rèn)等環(huán)節(jié)，形成整體聯(lián)動(dòng)的安全保密監(jiān)控機(jī)制，做到“環(huán)環(huán)相扣、責(zé)任明晰、不留空隙”，增強(qiáng)執(zhí)行保密紀(jì)律和保密制度的主動(dòng)性和自覺性。比如，對(duì)于文書檔案的借閱，建立審核審批制度，并實(shí)行電子流程審批，由借閱人提出申請(qǐng)，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和主管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，檔案管理人員方可將電子文檔發(fā)送至借閱人，所有環(huán)節(jié)均網(wǎng)絡(luò)在線完成，均有相應(yīng)人員負(fù)責(zé)經(jīng)辦，并能夠通過網(wǎng)絡(luò)跟蹤查詢流程運(yùn)轉(zhuǎn)情況。對(duì)于企業(yè)紙質(zhì)文件的保存，采用按密級(jí)分類保管，對(duì)于涉密文件，單獨(dú)立卷存檔，分揀排序，定期復(fù)查，不僅確保每一份涉密文件完好無失，還要確保每一頁涉密內(nèi)容完整保密。對(duì)于紙質(zhì)機(jī)要文件的傳遞，嚴(yán)格按照黨政機(jī)要渠道進(jìn)行，每一環(huán)節(jié)都要由具體經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)并簽字留痕。對(duì)于紙質(zhì)文書檔案的銷毀必須經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)和主管領(lǐng)導(dǎo)的同意后方可進(jìn)行，不留備份，徹底銷毀。同時(shí)，對(duì)于已經(jīng)過數(shù)字化處理形成的電子文檔，加強(qiáng)網(wǎng)上安全監(jiān)控，對(duì)涉密電子文檔，制定安全保密管理策略，按重要程度、內(nèi)容和密級(jí)不同，進(jìn)行保密程序設(shè)置，采用分類分級(jí)安全保密管理模式，進(jìn)行閱讀權(quán)限的劃分和傳閱范圍的限定，形成公開、半公開以及保密的分類安全管理模式。對(duì)于企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳閱文件，按保密管理制定“安全三員”防控體系，即企業(yè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全員及安全審計(jì)員各負(fù)其責(zé)，共同監(jiān)控，確保文書檔案資源的安全保密，使得網(wǎng)絡(luò)傳閱的文件，所有流程網(wǎng)上均有記載，環(huán)節(jié)都有嚴(yán)格控制，所有情況均有跟蹤記錄，所有修改都有痕跡保存。

（三）不斷加強(qiáng)文書檔案從業(yè)人員安全保密素質(zhì)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，在企業(yè)發(fā)展的新的歷史時(shí)期，無論是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還是文書檔案管理人員，對(duì)于企業(yè)文書檔案的安全保密工作的重要性和緊迫性要有清晰、全面的認(rèn)識(shí)，要改變過去那種對(duì)于文書檔案“拿來即查，用后甩手”落后意識(shí)和習(xí)慣。企業(yè)文書檔案管理工作是一項(xiàng)機(jī)要性工作，政治性較強(qiáng)，要把對(duì)文書檔案的安全保密管理上升到政治高度。在文書檔案管理工作中必須重視人的因素，要保障企業(yè)文書檔案信息的安全，必須加強(qiáng)企業(yè)文書檔案工作人員的安全保密意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，文書檔案管理人員對(duì)于崗位保密職責(zé)和行為規(guī)范要熟知用心，克服僥幸心理，杜絕麻痹意識(shí)，按規(guī)按章操作。在進(jìn)行安全保密警示教育的同時(shí)，企業(yè)可以與文書檔案管理人員簽訂保密責(zé)任書，明確其安全保密職責(zé)。

（四）不斷提高適應(yīng)保密形勢(shì)發(fā)展需要制度建設(shè)能力和技術(shù)裝備能力。要制定各種保障措施，保證檔案信息安全傳遞、保存。比如文書檔案涉密管理制度、檔案歸檔管理管理制度、檔案傳遞制度，同時(shí)確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全，建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)規(guī)章制度，制定包括網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、防火墻等在內(nèi)的關(guān)于網(wǎng)絡(luò)安全的一系列安全制度和措施，加強(qiáng)對(duì)口令、授權(quán)的管理，無關(guān)人員一律不得使用口令和授權(quán)，同時(shí)電子文書檔案的傳遞網(wǎng)絡(luò)要與公共信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)行物理隔離和邏輯隔離，使涉密信息資源一律不得在內(nèi)部局域網(wǎng)以外傳遞。加強(qiáng)維護(hù)相關(guān)設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)，保證其運(yùn)行的安全性，避免由于計(jì)算機(jī)病毒或者非法黑客的侵入損害，造成檔案數(shù)據(jù)丟失受損，營造安全的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境，同時(shí)，隨著信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用，保密技術(shù)手段要不斷升級(jí)更新，各類保密新技術(shù)和新產(chǎn)品要不斷應(yīng)用于保密工作實(shí)踐。

（五）企業(yè)文書檔案的定密和解密。隨著時(shí)間的推移和相關(guān)文件的貫徹執(zhí)行，企業(yè)文書檔案的密級(jí)會(huì)隨之改變，有密級(jí)的升降和解除之分，而大多數(shù)文件屬于降密和解密的情況，有些文書檔案是有保密時(shí)限的，所以對(duì)文書檔案的保密時(shí)限要有詳細(xì)記載，而有些文書檔案是因?yàn)樵笇?dǎo)文件的變化導(dǎo)致其保密性的變化。企業(yè)在具體操作中要按照國家保密法和上級(jí)要求，確定本單位的定密工作小組和定密責(zé)任人，明確企業(yè)文書檔案的定密和密級(jí)具體范圍，確定具體保密期限和知悉范圍，明確解密時(shí)間和解密條件，根據(jù)情況變化及時(shí)調(diào)整，做好文書檔案的秘密確定、變更和解除工作。

四、結(jié)語

雖然目前大部分企業(yè)對(duì)于企業(yè)文書檔案仍采用“雙軌制”管理，但隨著時(shí)代的發(fā)展，電子文件的優(yōu)勢(shì)使得其取代紙質(zhì)文件已成必然，通過文書檔案的信息化管理將全面提升檔案的管理效能。做好管理模式過渡期間企業(yè)文書檔案的安全保密工作至關(guān)重要，不僅有利于保護(hù)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的信息資源，為國家國防安全發(fā)展奠定基礎(chǔ)，而且為未來企業(yè)文書檔案的保密管理提供了寶貴經(jīng)驗(yàn)，為企業(yè)文書檔案資源實(shí)現(xiàn)開發(fā)利用的轉(zhuǎn)變提供了堅(jiān)實(shí)的保障。