淺談工程檔案資料的有效管理措施

文/廣東省水文地質大隊 黃楚宜

眾所周知，工程施工涉及的領域多，工序復雜，一套完整的工程檔案資料能夠有效地保障工程施工的安全性、科學性，反映管理者對企業(yè)內部控制管理的重視程度。與此同時，國家層面也提高了對工程項目檔案建設的重視程度，明確指出要把工程項目檔案建設提上議事日程，提高對檔案管理的緊迫感和重要性的認識。在相關文件中明確強調“工程建設必須重視檔案資料管理，一旦工程檔案資料不符合有關規(guī)定，那么，該工程就是不合格的”。具體而言，工程檔案資料通過對工程建設中出現(xiàn)的問題以及所使用的相關技術進行有效的記錄，來為后續(xù)的工程建設提供資料依據(jù)。另外，工程檔案資料中涉及的很多數(shù)據(jù)信息暴露出工程施工的缺點同時反映出工程施工的優(yōu)勢，這些都能夠為日后的工程施工提供一定的借鑒。

一、工程檔案資料的特點

（一）真實性。一般情況下，工程檔案資料與工程建設相同步，把工程報批、施工、竣工等各個環(huán)節(jié)的活動真實記錄下來，要求所記錄的內容與工程建設實際狀況高度符合。

（二）實用性。工程檔案資料應該具備很強的實用性，常用于工程建設工作的考核。

（三）整體性。工程檔案資料以文字記錄的方式，把整個工程施工過程完整地記錄下來，是反映施工的最原始資料，用于指導施工全過程。從某種意義上而言，工程檔案資料體現(xiàn)了領導者的管理水平。

二、工程檔案資料管理中存在的問題

由于工程施工的周期較長，在工程施工中涉及的資料內容多且種類復雜，為了保證工程建設后續(xù)的維護，需要提高工程檔案資料管理的可靠性和完整性，并加大對檔案資料管理的力度。然而，我國工程檔案資料管理中依然存在著諸多層面的問題：

（一）檔案資料管理不到位。缺乏專門的檔案資料管理負責人，也沒有形成系統(tǒng)的資料管理部門，很容易出現(xiàn)檔案資料丟失的現(xiàn)象，使檔案資料管理陷入無序狀態(tài)。

（二）缺乏專業(yè)性的檔案管理人才。目前，檔案管理工作人員大多是從其他崗位調轉而來，缺乏對檔案資料的歸類、保存方面的專業(yè)性知識。另外，檔案管理人員素質參差不齊，一些人身兼數(shù)職，導致檔案資料管理缺乏有效性。

（三）工程檔案資料不完整。工程檔案資料管理人員缺乏職業(yè)操守，工作態(tài)度不認真，未能對寶貴的施工材料進行妥善管理，缺少對檔案的重視，導致資料的分類不及時、不準確。

三、工程檔案資料的有效管理措施

（一）從思想層面重視工程檔案管理工作。在市場經濟體制下，很多施工單位為了實現(xiàn)經濟效益的最大化，常常把工作的重心放在技術的提高方面，認為工程檔案管理工作瑣碎而繁雜，不能給單位帶來直接的經濟效益，并且浪費了人力資源。在工程驗收時常采用敷衍態(tài)度，缺乏對工程檔案管理的重視，導致工程檔案資料收集不完整。因此，施工單位上至領導層下至基層工作人員，都應當重視工程檔案管理工作，注重提升檔案資料工作人員的業(yè)務能力，推動工程檔案資料管理朝向規(guī)范性方向發(fā)展。另外，對于檔案歸檔情況要做好及時的檢查，加強工程檔案的保密工作，為日后施工單位的工程維護提供原始的資料。

（二）建立健全工程檔案管理制度。一個健全的工程檔案管理制度能夠有效地保障工程檔案管理工作的順利進行，各施工單位應當在遵循國家相關資料管理規(guī)定的基礎之上，結合單位的實際情況以及單位未來發(fā)展規(guī)劃，制定并完善本單位的規(guī)章制度。明確相關的設計單位、監(jiān)理單位、施工單位以及建設單位職能，確保工程檔案資料的存檔、整理以及收集各個環(huán)節(jié)的及時、有效，制定借閱制度以防檔案丟失。

（三）做好竣工、驗收工作，保障檔案資料的質量。充分發(fā)揮工程竣工驗收檔案的憑證作用，在工程竣工驗收階段，要根據(jù)《建筑工程檔案歸檔范圍》的要求，全面審核、檢查工程建設中的文件，以及時發(fā)現(xiàn)問題并查缺補漏，確保竣工材料的完整性、準確性、及時性。另外，制定工程竣工驗收備案制度和建設工程質量管理條例等條文，重視工程驗收工作，并確保檔案驗收和工程竣工驗收同步。對于移交的檔案符合要求的，頒發(fā)建設工程檔案合格證，對于不按規(guī)定移交檔案的，建設單位可以不予結清尾款。

四、結語

總之，本文首先分析了工程檔案資料的特點，然后針對工程檔案資料管理中存在的問題，嘗試從思想層面重視工程檔案管理工作，建立健全工程檔案管理制度以及做好竣工、驗收工作三個方面，提出了工程檔案資料的有效管理措施，希望本文的研究能夠有效地促進工程檔案資料管理水平的提升。