大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用研究

文/西部礦業(yè)集團(tuán)有限公司 米月琴

一、引言

在信息化的環(huán)境下，文書檔案管理工作運(yùn)用計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)，將檔案資源予以長久的保存，同時(shí)還可以更好、更多地保證資源的完整性和真實(shí)性，并以其便捷性不斷地延伸檔案發(fā)展空間、查閱方式，拓展其發(fā)展方向。然而，很多事物的轉(zhuǎn)變都需要一個(gè)探索和實(shí)踐過程，并不是一蹴而就的，因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，文書檔案的管理與利用在具體的操作中，還有很多的細(xì)節(jié)問題需要注意和解決。因此面對(duì)復(fù)雜的社會(huì)環(huán)境，企業(yè)只有從思想上轉(zhuǎn)變檔案管理理念，從模式上創(chuàng)新管理內(nèi)容和方式，才能發(fā)揮主觀能動(dòng)性，將檔案管理工作全面融入市場經(jīng)濟(jì)當(dāng)中，與時(shí)代接軌。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境與企業(yè)文書檔案信息化管理

（一）大數(shù)據(jù)是指無法在一定時(shí)間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。因此實(shí)質(zhì)上它就是運(yùn)用信息技術(shù)處理數(shù)據(jù)信息的一種形式。當(dāng)今社會(huì)數(shù)據(jù)是一種生產(chǎn)因素，已經(jīng)逐漸深入到了社會(huì)中的各行各業(yè)，人們對(duì)這些數(shù)據(jù)的需求不論是數(shù)量上還是種類上都逐漸增大。通常來講，對(duì)數(shù)據(jù)的掌控并不單純指的是它的來源，重要的是在來源的基礎(chǔ)上對(duì)具有利用價(jià)值的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和加工，從中發(fā)掘潛存的附加價(jià)值。從最初的實(shí)體物質(zhì)到當(dāng)前運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的數(shù)字、數(shù)據(jù)交易，都說明數(shù)據(jù)在現(xiàn)實(shí)生活中無處不在。而互聯(lián)網(wǎng)則成了直接載體，這個(gè)環(huán)境和趨勢就是大數(shù)據(jù)環(huán)境。

（二）企業(yè)文書檔案是企業(yè)在各項(xiàng)管理活動(dòng)中直接形成的具有一定保存價(jià)值的信息記錄。包括了工作記錄、人員資料、業(yè)務(wù)往來信息數(shù)據(jù)等人事和財(cái)務(wù)方面的事項(xiàng)，表現(xiàn)形式大多是圖片、表格、文字、錄像或音頻等。對(duì)一些具有重要價(jià)值、有必要保存的信息資料進(jìn)行整理、審核，然后留存起來以備隨時(shí)查閱和利用，這就形成了檔案。而在信息化時(shí)代，企業(yè)可以利用先進(jìn)的信息技術(shù)和現(xiàn)代化的管理手段，將這些檔案資料進(jìn)行整理、排列、儲(chǔ)存、傳達(dá)、查閱、開發(fā)和利用，讓這些資料通過網(wǎng)絡(luò)載體從形式上向數(shù)字化和信息化轉(zhuǎn)化，既能夠提高檔案資料的利用率，也能為用戶提供更為便利的服務(wù)。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案信息化管理的具體內(nèi)容

（一）數(shù)字化管理。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案已經(jīng)不再用傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式來記錄和保存了，而是利用了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，將這些信息資料等轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，作為電子檔案予以管理。相對(duì)于傳統(tǒng)模式而言，管理人員的工作強(qiáng)度有了很大的縮減，但儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)卻是越來越多且井然有序，同時(shí)也極大地節(jié)省了企業(yè)的經(jīng)營成本。因此在整個(gè)的管理過程中，管理人員只需要根據(jù)相應(yīng)的數(shù)字去準(zhǔn)確地選擇恰當(dāng)?shù)馁Y料，而不是在眾多的資料中逐一核實(shí)和審查。企業(yè)文書檔案作為大數(shù)據(jù)中最重要的組成部分之一，是大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息化管理和建設(shè)的重要內(nèi)容。

（二）網(wǎng)絡(luò)化管理。對(duì)經(jīng)過數(shù)字轉(zhuǎn)化過的檔案資料的管理還需要利用龐大的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，通過處于聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)的計(jì)算機(jī)來進(jìn)行全方位的管理。那么這些已經(jīng)聯(lián)網(wǎng)處理過的數(shù)據(jù)資料可以打破時(shí)間和空間的限制，讓用戶隨時(shí)隨地地進(jìn)行查閱和利用。同時(shí)檔案資料在處理的過程中，管理人員可以對(duì)檔案信息進(jìn)行詳細(xì)的分類，用戶只要在管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上輸入需要查找的檢索內(nèi)容，檢索引擎就會(huì)自發(fā)檢索，這對(duì)于實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢便捷化、信息資源共享化利用都十分重要。

四、大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案的信息化利用

從企業(yè)文書檔案的含義中可以得知它所囊括的范圍涉及的都是企業(yè)的一些機(jī)密性活動(dòng)所產(chǎn)生的一些資料，像人力資源管理為企業(yè)提供人才基礎(chǔ)、財(cái)務(wù)管理為企業(yè)提供經(jīng)營成果等。它不僅能夠反映出企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營的價(jià)值，也為企業(yè)的發(fā)展保存了寶貴的經(jīng)驗(yàn)和財(cái)富。因此文書檔案信息化的利用可以為企業(yè)、為用戶提供更多、更全面的檔案資源服務(wù)，并根據(jù)使用群體的不同需求提供不同的功能服務(wù)。只要有網(wǎng)絡(luò)存在，用戶可以隨時(shí)下載、查詢，增加用戶對(duì)企業(yè)文化、產(chǎn)品的認(rèn)知和了解，同時(shí)還能對(duì)某個(gè)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤服務(wù)，從而將開放性的服務(wù)優(yōu)勢完全地展現(xiàn)在了用戶的面前，進(jìn)而提高用戶的體驗(yàn)和滿意度，實(shí)現(xiàn)檔案資料的價(jià)值。

五、結(jié)語

經(jīng)濟(jì)全球化給我國經(jīng)濟(jì)帶來了更為廣闊的發(fā)展空間，信息化建設(shè)也已然成了經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)中的重要活動(dòng)內(nèi)容。而財(cái)務(wù)管理關(guān)乎整個(gè)企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)營，對(duì)其進(jìn)行信息化建設(shè)也是企業(yè)自身發(fā)展的內(nèi)在需求，更是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。因此企業(yè)要從自身做起，轉(zhuǎn)變思想，積極創(chuàng)新，構(gòu)建優(yōu)質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的信息化建設(shè)。