論現(xiàn)階段社區(qū)檔案的管理原則

文/焦作市檔案局 王雪萍

關(guān)于社區(qū)檔案管理的意見，前人學(xué)者已有不少論述，結(jié)合現(xiàn)階段城市社區(qū)檔案管理的具體問題，似有進一步探討的空間，本文擬提出幾點原則，僅供參考。從便于工作開展的角度出發(fā)，現(xiàn)階段社區(qū)檔案的管理不應(yīng)亦不必嚴苛，可在基本遵守業(yè)務(wù)規(guī)范的基礎(chǔ)上，根據(jù)具體的工作情況，進行適當?shù)恼{(diào)整，遵循多種靈活性管理原則，既保證工作有效完成，又不徒增社區(qū)工作人員的負擔(dān)，起到事半功倍的效果。

一、“不折騰、能找到”的原則

由于社區(qū)檔案工作者往往身兼數(shù)職，工作任務(wù)多，且檔案業(yè)務(wù)水平有限，加上在全國統(tǒng)一的標準出臺之前，社區(qū)歸口管理的部門較多，對檔案的整理要求不統(tǒng)一，導(dǎo)致社區(qū)檔案整理不規(guī)范情況普遍存在。在這種情況下，對社區(qū)檔案的歸檔整理宜采取“弱化手工整理，強化目錄檢索”的原則和舉措。對檔案整理規(guī)范標準適當放寬，只要能夠遵循檔案形成的規(guī)律，滿足檔案整理的基本要求，沒有出現(xiàn)大的原則性錯誤，就可以適當簡化整理流程，不必苛責(zé)檔案保管期限、分類標準以及裝訂方式等是否完成正確等問題。不過，必須對檔案資料目錄的制定嚴格要求，因為這是確保檔案資料能夠被順利查找到的必要條件。尤其是在目前辦公流程實現(xiàn)電子化的大環(huán)境下，規(guī)范電子文件目錄，可以大大提高檢索效率，彌補檔案整理不夠規(guī)范的缺憾，因此，應(yīng)嚴格確保檔案分類、文件題名、頁碼等信息的正確性。對于安裝有專門檔案管理軟件的社區(qū)，可直接用軟件來管理，在沒有安裝專門的檔案管理軟件的社區(qū)，則可使用WORD、EXCLE等辦公軟件進行目錄的錄入和管理。同時，應(yīng)注重對原生電子檔案的收集和保存，這也是提高檢索效率的有益途徑。

二、“不丟失、存得住”的原則

由于辦公經(jīng)費和場地有限，許多社區(qū)的檔案保管條件不充足，在這種情況下，就可以“弱化保管條件，強化安全意識”為準繩。對各載體檔案保管來說，可以適當弱化保管條件，不要求有專門的檔案庫房、密集架、防磁柜等，不要求必須達到檔案保管的“十防”標準，但必須有專門的櫥柜放置檔案，達到防火、防盜、防潮的基本要求；不要求檔案的絕對安全，對損毀檔案能夠進行修補、復(fù)制、技術(shù)處理等，但必須對檔案定期檢查，確保紙質(zhì)檔案不丟失、不嚴重損毀，聲像和電子檔案可讀可用等。同時，應(yīng)強化社區(qū)工作人員的檔案安全意識。一是以隨時收集的方法將社區(qū)各門類檔案，尤其是與百姓生活密切相關(guān)的健康、低保等“民生檔案”予以及時收集整理，確保檔案資料齊全完整。二是保管好各門類紙質(zhì)及電子資料，確保基本安全。三是認真做好重要檔案的異地異質(zhì)備份工作，減少重要檔案資料因不可抗拒力所帶來的損失。由此，保證社區(qū)實體檔案和電子檔案的安全。

三、“不擱置、會利用”的原則

針對社區(qū)的具體情況，社區(qū)檔案利用最有效的形式主要有三種：第一種是檔案的查詢服務(wù)，這是利用的最基本形式，對社區(qū)檔案人員來說，要熟悉社區(qū)檔案的分類，熟練掌握檔案查詢軟件，能夠熱情快捷地查詢到群眾所需的資料。第二種是舉辦專題檔案資料展。舉辦展覽可由社區(qū)自行舉辦，也可以與檔案部門或其他職能部門聯(lián)合舉辦，展覽主題的設(shè)定應(yīng)充分考慮社區(qū)居民的需求，以社區(qū)居民現(xiàn)階段最關(guān)注的問題為主題來策劃辦展內(nèi)容，可以宣傳新的政策法規(guī)、普及社區(qū)歷史、展現(xiàn)社區(qū)文明風(fēng)尚等，盡可能貼近群眾所思所想，才會收到良好的社會反響。展覽的形式可以是實地實物展，也可以是基于檔案部門或其他政務(wù)平臺上的網(wǎng)上展覽，形式多樣，能滿足不同受眾的需要。值得注意的是，由于社區(qū)檔案的內(nèi)容會涉及到家庭或個人的隱私，因此，在舉辦展覽之前，要與涉及到的家庭和人員做好溝通，防止因隱私泄露而產(chǎn)生不必要的沖突。第三種是開展檔案編研，鑒于社區(qū)的具體情況，開展編研工作不能要求過高，可以有針對性地開展社區(qū)介紹、大事記、組織機構(gòu)沿革、專題概要等資料匯編型的編研，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，促進社區(qū)各項工作穩(wěn)步、健康發(fā)展。

四、“不雷同，有特色”的原則

社區(qū)特色檔案，通常是指反映了社區(qū)的歷史地理特色、文化特色、經(jīng)濟特色、民族特色等方面資料，應(yīng)針對具體不同的情況，分門別類建立專題檔案資料庫。如，社區(qū)內(nèi)有著名的歷史或地理標志的，可以建立專門的區(qū)域文化檔案，全面收集有關(guān)歷史事件、著名人物和地理地貌的相關(guān)信息；社區(qū)內(nèi)以少數(shù)民族人口居多的，可以專門建立社區(qū)少數(shù)民族檔案，記錄社區(qū)內(nèi)少數(shù)民族的人口組成、工作情況、文化特點等；社區(qū)內(nèi)以老年人居住居多的，可以專門建立社區(qū)養(yǎng)老檔案，對轄區(qū)內(nèi)老年人的年齡、身體狀況、子女聯(lián)系方式等進行記錄。社區(qū)特色檔案的建立和利用，對于社區(qū)管理工作具有非常重要的意義，不但能夠幫助社區(qū)工作人員更好地熟悉轄區(qū)居民的情況，保護轄區(qū)內(nèi)的歷史文化傳承，豐富居民的文化生活，也是服務(wù)和推動地方經(jīng)濟文化發(fā)展的重要手段。

五、結(jié)語

隨著社區(qū)檔案工作的重要性越來越突出，社區(qū)檔案的規(guī)范化程度越來越完善，其社區(qū)服務(wù)的能力和水平也必將隨之越來越高。現(xiàn)階段社區(qū)檔案管理只是城市化進程中的過渡形態(tài)，未來隨著城市化的不斷深入，城市基層治理的持續(xù)強化和延伸，基層檔案管理必將逐漸走向規(guī)范化、制度化。