加強工程檔案管理對促進工程質(zhì)量的作用探討

文/海洋石油工程股份有限公司 張琬

地理環(huán)境和科技水平會對海洋石油工程的開展造成一定程度的影響，無論是前期的圖紙設(shè)計，還是后期的建設(shè)和安裝都存在相對較多的影響因素。這無疑極大程度上提升了海洋石油工程的施工難度和工程檔案管理難度。在此情況下，相關(guān)工作人員首先要利用專業(yè)設(shè)備和儀器對不同的油氣田性質(zhì)和海域環(huán)境進行全面的調(diào)查，然后再利用先進的系統(tǒng)搜集工程各環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，并對其進行有效的整理。這樣能夠及時發(fā)現(xiàn)工程開展過程當中存在的各種安全風險和質(zhì)量問題，從而能采取有效的措施和方法來對整體的工程質(zhì)量進行有效的控制。以確保實際的工程檔案管理和工程建設(shè)質(zhì)量都能夠達到預(yù)期的要求。

一、工程質(zhì)量和檔案管理的內(nèi)在聯(lián)系

在實際的海洋石油公司工程開展過程當中，無論是科學(xué)地進行前期的準備工作，還是有效地開展后續(xù)的建設(shè)和維護工作，都是為了能夠最大限度地提升整體的工程質(zhì)量。而工程質(zhì)量是否得到有效的提升，不僅和施工人員的規(guī)范操作及施工材料的質(zhì)量有著密切的關(guān)系，同時還會受到工程檔案管理工作的影響。通常情況下，大部分海洋石油公司在開展實際的工程建設(shè)之前就已經(jīng)建立好了相關(guān)的工程檔案，其中會包含工程檔案的招投標信息和立項文件等重要憑證，以及相關(guān)的工程設(shè)計圖紙和施工方案，這樣才能夠確保實際的工程能夠按照預(yù)期的要求循序漸進開展。如果相關(guān)工作人員忽視工程檔案的建立和管理，很可能會導(dǎo)致重要的工程信息或者重要憑證丟失，從而給后續(xù)的工作開展造成較為嚴重的不良影響。此外，工程當中包含的具體施工資料和重要文件資料都需要安排專業(yè)人員對其進行反復(fù)多次的檢測，如，工程當中涉及的重要施工材料，如磚塊、鋼筋、水泥等的采購合同和檢驗文件。只有確保所收集的信息和數(shù)據(jù)準確無誤，才能夠為后續(xù)的工程開展提供科學(xué)有力的參考。因此。也可以說，工程檔案管理不僅是海洋石油工程開展當中的重要組成部分，同時也是確保工程開展和建設(shè)質(zhì)量提升的關(guān)鍵所在。

二、加強工程檔案管理對促進工程質(zhì)量的作用

（一）為工程提供可靠的理論依據(jù)。海洋石油公司的工程檔案準確、真實、詳細地對整個工程開展的具體情況進行記錄，并根據(jù)相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度對其進行分類整合，使之形成較為完善的重要文獻和資料文檔。其中包含的資料信息不僅會對工程開展情況造成影響，同時還會左右工程質(zhì)量，是后續(xù)工程開展的重要理論依據(jù)和科學(xué)參考。海洋石油公司往往安排專業(yè)的檔案人員負責具體的檔案管理工作，為了使檔案管理人員的管理工作有章可循、有法可依，還需要在原有的基礎(chǔ)上建立較為完善的工程檔案管理規(guī)章和制度，全面對檔案的收集、整理、編制等操作進行有效的規(guī)范。不僅會設(shè)置相應(yīng)的檔案室來儲存重要的紙質(zhì)文件，同時還會借助計算機建立先進的電子信息數(shù)據(jù)庫來儲存重要的圖片、視頻、電子文檔等檔案，為相關(guān)的工作人員提供重要檔案的檢索和瀏覽。此外，檔案管理人員還會根據(jù)公司開展的進度不斷搜集第一手資料，并對各階段的工程質(zhì)量檢測報告進行有效整合，及時對重要的檔案進行有效更新。這樣不僅能夠全面提升工程檔案管理的科學(xué)性和準確性，同時還能根據(jù)以往的工程檔案可能出現(xiàn)的突發(fā)事故和管理問題進行綜合預(yù)測，然后以此為依據(jù)制定具有較高科學(xué)性和可行性的工程檔案管理緊急應(yīng)對機制，這樣能夠最大限度避免各種工程安全事故和檔案管理風險的出現(xiàn)。

（二）客觀反映各階段的質(zhì)量水平。工程檔案囊括了施工前、施工中、施工后各個環(huán)節(jié)的重要信息，通過對檔案進行查閱，能充分了解不同階段的工程建設(shè)質(zhì)量情況。工程開始之前的立項文件記錄了與工程有關(guān)的設(shè)立、審核、決定，而在此基礎(chǔ)上，還會產(chǎn)生一些估算編制、招投標、項目大綱、設(shè)計等多文件資料，這些資料會對后續(xù)的精準設(shè)計和測量勘探提供準確的參考。在人們對于工程施工的要求不斷提升的當下，檔案管理人員也需要不斷對施工理念和檔案管理體系進行革新，如量化分析理念、精細化管理的推行。想要實施全新的工程檔案管理模式，就必須要對原有的公司檔案進行全面了解，然后在此基礎(chǔ)上構(gòu)建科學(xué)精準的全新工程檔案管理質(zhì)量體系。另外。也可以對檔案信息進行科學(xué)有效評價的基礎(chǔ)之上，用更加精準和科學(xué)的方法對整體的工程進行多方面、全方位的評測，從而更好地把握工程進度和工程質(zhì)量變化。此外，工程當中還包括了較多的無法從表面看見、具有較多隱蔽性的施工工序，而在整體工程完成之后，相關(guān)的檢測人員并不能全面對這些環(huán)節(jié)進行質(zhì)量的檢測。此時，通過對工程檔案的查閱就能夠?qū)@些不同的工序進行全面的了解，從而有效將各種質(zhì)量安全隱患扼殺在萌芽階段。

（三）有效提高整體工程質(zhì)量。海洋石油工程本身涉及的內(nèi)容相對較多，想要確保每一個環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量都能夠達到相關(guān)的要求，檔案管理人員就必須要全面加強工程開展過程當中的信息資源檔案的管理力度。然后再對實際的資料檔案進行全面的分析，以確保能夠更好地為施工人員的技術(shù)革新和施工工序的調(diào)整提供指導(dǎo)。另外，在公司進行相關(guān)的方案制定和決策的過程中，也可以充分參考工程當中的相關(guān)信息，這樣能夠最大限度地避免由于施工錯誤或者決策失誤而造成整體的工作質(zhì)量下降的現(xiàn)象出現(xiàn)。此外，工程檔案當中還包括了參與施工的各個工作人員的詳細資料，以及詳細規(guī)定了每個工作人員的工作內(nèi)容和工作職責的重要文件。如，設(shè)計人員、材料采購人員、安全管理人員、技術(shù)指導(dǎo)人員，施工人員等。還會及時對每個工作人員的職責變更和工作表現(xiàn)進行詳細的記錄，這樣一旦整體的工程出現(xiàn)了相關(guān)的質(zhì)量問題或者維護操作，就能夠根據(jù)檔案當中記錄的信息來追究工作人員的責任，并視情況對工作人員進行有效的處置。在每個工作人員的責任意識和職業(yè)素養(yǎng)都得到全面提升的情況下，整體的工程效率和工作質(zhì)量自然會隨之提高。

三、加強檔案管理促進工程質(zhì)量提升的措施

（一）加強檔案創(chuàng)建管理。檔案管理人員必須要從施工前期準備入手，全面加強施工中和竣工后的檔案信息收集和整理，然后根據(jù)不同階段施工性質(zhì)創(chuàng)建相應(yīng)的檔案。在施工前工程檔案創(chuàng)建的過程當中，檔案管理人員首先要對施工圖紙、設(shè)計文件、招投標文件進行全面核實，及時對存在的錯誤和漏洞進行處理，根據(jù)相關(guān)的要求對不同的資料進行歸檔和管理。在施工階段，則需要對工程涉及的設(shè)備、材料、人員等資料進行收集，然后以此為依據(jù)對施工進度和工程質(zhì)量進行全面控制。在工程完成之后，則需要根據(jù)具體的要求搜集相關(guān)的工程評估、工程驗收、工程總結(jié)等重要資料。不僅要將工程形成的紙質(zhì)文件進行妥善的保管，還要將不同階段的工程檔案錄入檔案管理系統(tǒng)當中。這樣不僅能夠使實際的工程檔案更加科學(xué)和完善，同時還能為后期的管理和維護提供科學(xué)真實的重要數(shù)據(jù)。

（二）提高人員專業(yè)素養(yǎng)。公司必須要引導(dǎo)相關(guān)的管理人員樹立全新的管理理念，利用實際培訓(xùn)和網(wǎng)絡(luò)途徑加強現(xiàn)代工程檔案管理知識的教育和宣傳，不斷鼓勵檔案管理人員根據(jù)具體的管理情況進行管理方式和管理手段的創(chuàng)新。在確保檔案人員更加熟悉實際工作流程和管理方法的基礎(chǔ)上，有效提升檔案管理人員的道德水平和職業(yè)素養(yǎng)。另外，還必須要建立相應(yīng)的員工培訓(xùn)檔案，除了要加強對施工員、造價員、監(jiān)理員、安全員的管理之外，還必須要增設(shè)材料員有培訓(xùn)檔案，并將其納入到職業(yè)培訓(xùn)的總結(jié)當中。對于參加培訓(xùn)并達到相關(guān)資格的工作人員，則頒發(fā)相應(yīng)的資格證書，并將相關(guān)的《資料員合格證》收入培訓(xùn)檔案當中。也可以根據(jù)實際的工程開展情況聘用具有較高管理水平的專業(yè)人才，全面加強檔案管理優(yōu)秀隊伍建設(shè)。從而有效為實際的工程質(zhì)量提升打好基礎(chǔ)。

（三）建立完善管理制度。我國相關(guān)部門出臺了一系列與石油海洋工程有關(guān)的法律法規(guī)和制度政策，在實際的管理過程當中，檔案管理人員需要充分參考本區(qū)的具體情況，然后以行標和國標為基礎(chǔ)來制定不同的工程檔案管理制度。不僅要對每個工作人員的工作內(nèi)容和職責進行明確，同時還需要全面加強對影像、聲音、文檔等工程檔案的管理。公司需要制定較為完善的檔案管理工作人員制度，在工程開展之前有效加強崗前培訓(xùn)，不僅要對管理人員的培訓(xùn)、注冊、證書的取得進行規(guī)范，還必須要求參與工程的每個人員都具備相關(guān)的職稱資格。此外，還要全面推行檔案責任制和檔案績效考評制度，不僅要徹底落實各環(huán)節(jié)的檔案管理工作，同時還要加強對各種違規(guī)管理操作的處罰力度。全面加強全新的信息檔案數(shù)據(jù)庫制度的建設(shè)，對相關(guān)檔案信息的錄入、管理、更新、檢索進行明確的規(guī)定，不斷加強先進的計算機技術(shù)和信息化檔案管理機制的引入。此外，還需要定期對檔案管理系統(tǒng)進行有效更新和升級，這樣才能夠有效避免因檔案信息泄露而給企業(yè)造成嚴重不良影響的現(xiàn)象出現(xiàn)。在全面提升工程檔案管理的科技化和信息化水平的同時，不斷促進工程質(zhì)量的穩(wěn)步提升。

四、結(jié)束語

檔案管理人員首先要樹立全新的海洋石油工程檔案管理觀念，對以往的檔案管理問題和各種突發(fā)性情況進行全面分析。在充分了解工程質(zhì)量提升過程當中工程檔案管理的重要作用的情況之下，利用各種有效的途徑和渠道加強檔案的管理。此外，海洋石油公司還必須全面提高對管理專業(yè)人員的重視，可以通過各種有效的培訓(xùn)和教育全面提升檔案人員的專業(yè)水平和管理能力，這樣才能使實際的工程檔案管理工作取得事半功倍的效果。此外，還必須要充分考慮海洋石油工程的特性和檔案管理實況，不斷加強檔案管理制度建設(shè)，在確保整體工程質(zhì)量和檔案管理效率能夠得到全面提升的同時，為我國海洋石油工程的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。