淺談設計工程備案與備案資料存檔的重要性

文/中國電建集團華東勘測設計研究院有限公司 李若素

當今社會，政府為大力抓好建設工程合同管理，為把市場培育發(fā)展成統(tǒng)一、開放、競爭、有序的大市場，實現(xiàn)資源優(yōu)化配置，為生產(chǎn)生活提供優(yōu)質(zhì)建筑產(chǎn)品，為國家和社會創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟效益。設立了以各地建筑工程規(guī)范為法律依據(jù)，實施設計建設工程備案，為規(guī)范建筑市場起到了一定的作用。設計建設工程備案的意義在于監(jiān)督審查機構(gòu)的工作，認可審查合格的設計圖紙的合法性。只有通過建設行政主管部門的備案手續(xù)，該設計圖紙才能正式用于建筑施工，否則該設計圖紙是非法的。

當然建設單位收到勘察設計單位的資料后，最后肯定是要做資料存檔的，各個省市都有相關的規(guī)定。外省勘察設計單位入本省的相關規(guī)定，可到每個省市的城鄉(xiāng)建設網(wǎng)上查找相關資料。至于涉及施工圖，那是勘察設計項目實施階段必走的一個環(huán)節(jié)，這對整個工程合同管理規(guī)范建筑市場有重大意義。由于我單位的設計工程備案很多是省外設計項目備案，需按當?shù)卦O計工程備案規(guī)定辦理。

工作原因，我曾數(shù)十次去各省市縣進行設計工程備案。我單位屬大型央企，獲得住房和城鄉(xiāng)建設部（注：原建設部）頒發(fā)的工程設計、勘察、造價、監(jiān)理等諸多甲級證書。我單位承接過許多跨省工程，在跨省工程備案的實際操作過程中，有些自己的體會。希望縮小備案這項工作本來目的與實施效果之間的差距，最終是推動行業(yè)向前發(fā)展的。

一、備案材料的要求各地不一

外省企業(yè)入準入地各市縣信息備案均需提供企業(yè)工程技術(shù)人員的身份證和近三個月社保證明；項目備案需提供項目經(jīng)理、各專業(yè)負責人、注冊人員身份證明和注冊執(zhí)業(yè)證書。我每回帶去各地核驗的各種證書原件都可用一個拉桿箱裝。十分害怕將這些單位和個人的重要資質(zhì)證書弄丟，但為了滿足各地建設部門要求提供的個人注冊執(zhí)業(yè)證書原件，非注冊人員職稱證書、畢業(yè)證書、勞動合同等證明原件的規(guī)定要求，也不得不按章行事。然而即便這樣還會因各地核驗員不同，核驗的標準理解不同，有時人員專業(yè)與資質(zhì)標準不完全吻合，核驗員會要求再次提供個別人員資質(zhì)證明或直接否定配備人員。我往往要再跑當?shù)刂匦逻f交一次按核驗員要求提供的核驗材料。

希望備案材料各建設行政部門能統(tǒng)一范圍要求，核驗員經(jīng)過建設行政部門培訓上崗。

二、備案是多級多次核驗

去外省承攬工程所在地地市級建設主管部門辦理企業(yè)信息備案時，先帶各種備案材料進行一次核驗，核驗完成再將備案材料提交到縣級建設主管部門辦理。在縣級建設主管部門辦理過程中如發(fā)現(xiàn)一點問題要進行修改（比如需補報一個人的最近社保證明），那么我還要返回地級市所在建設主管部門再重新核驗資質(zhì)。在此之前，備案材料網(wǎng)上錄入核驗地級市和縣建設主管部門已進行過一遍。希望工程備案減少審查層級和重復核驗。

三、取消身份證原件核驗

希望進準入地備案時，核驗各種復印件和原件時不要身份證原件，因為身份證信息是全國聯(lián)網(wǎng)的，企業(yè)在申請各項企業(yè)資質(zhì)時身份證原件就已審核過。而單位的技術(shù)人員經(jīng)常要出差，收齊技術(shù)人員身份證很難實現(xiàn)，因此身份證原件核驗最好能取消，而只要核驗加蓋單位章的身份證復印件。

四、跨省工程備案的其它要求

準入地的各級建設主管部門在要求外省備案企業(yè)所在地主管部門出具出省、行業(yè)、誠信證明的同時還對外省市企業(yè)承攬工程業(yè)務附加條件。比如還要求查看企業(yè)的獲獎、銀行擔保、工商等文件，有些文件在一般企業(yè)取得的效率和時間上都有難度，這樣勢必給企業(yè)帶來許多成本和麻煩。希望外省企業(yè)與本省企業(yè)在工程備案這件事上能平等對待，在各地市享有相同建設權(quán)。

五、備案申請資料存檔的重要性

由于備案準入地保存?zhèn)浒覆牧弦蟾鞑幌嗤覀儨蕚鋫浒干暾埍矸輸?shù)也各不一樣。這些細節(jié)會造成對工程進展的不利影響。曾經(jīng)發(fā)生過建設單位遺失我單位已備案好的《勘察設計項目備案申請表》原件，去準入地質(zhì)檢部門進行施工圖審核。準入地建設局一定要拿到備案好的紙質(zhì)《勘察設計備案申請表》原件存入建設局的檔案中，才給辦理項目建設方準入的事件。最終我設計方拿出已存入我單位檔案中心的一份備案申請表原件，一級級領導簽字確認，將申請表原件給準入地后，此項目才得以完成項目的圖紙審核工作，沒有影響后面的施工進程和竣工等工序。

設計工程備案完成后備案資料存檔十分重要，它是項目工作過程中一個不可缺失的工作環(huán)節(jié)，備案存檔資料成為后續(xù)項目工作完成的重要依據(jù)。備案資料的管理和其他各類工程檔案一樣，不僅僅局限于收集起來，束之高閣就完事大吉，應通過備案文件科學、系統(tǒng)地管理，為政府決策提供準確的依據(jù)，為建設行政主管部門對建設項目實行動態(tài)管理提供翔實的數(shù)據(jù)資料，為建設單位和社會各界對工程項目的監(jiān)督提供詳細、真實的信息，而這些工作正是我單位檔案中心的工程檔案管理之一，將備案工作和工程檔案工作結(jié)合，必定會促進工程建立和完善，促進建設市場的科學、有序、規(guī)范化發(fā)展。加強備案材料檔案管理，更有助于單位的可持續(xù)發(fā)展，促進各類建設項目的勘察設計工作，大大提高工作效率。