文檔一體化管理系統(tǒng)在檔案工作中的應(yīng)用分析

文/華能瀾滄江水電股份有限公司 楊蓉璠

在計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用背景下，信息化程度已經(jīng)成為衡量社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的一個(gè)重要指標(biāo)。在檔案工作領(lǐng)域，文檔一體化就是檔案工作信息化的體現(xiàn)，而文檔一體化管理程度可以體現(xiàn)其信息化程度?，F(xiàn)如今電腦辦公已經(jīng)成為常態(tài)，檔案工作人員在檔案管理工作中必須要科學(xué)做好大量的電子文書、電子檔案的管理工作，確保檔案具有完整性以及真實(shí)性。為此，檔案部門需要建立起文檔一體化管理系統(tǒng)，切實(shí)提升文檔一體化管理的水平。

一、文檔一體化管理對象的內(nèi)涵

文檔一體化管理是指要把文件管理與檔案管理相互結(jié)合，使其形成統(tǒng)一的管理工作形式。而通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開展文檔一體化管理工作，則需要構(gòu)建起文檔一體化管理系統(tǒng)。電子公文從一開始的形成到后來的流轉(zhuǎn)、歸檔利用，這整個(gè)過程可以實(shí)現(xiàn)一體化的管理系統(tǒng)，就是文檔一體化管理系統(tǒng)。文檔一體化管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)與管理的程序化、規(guī)范化，也可以做到收發(fā)文、歸檔工作的一體化，并且可以實(shí)現(xiàn)文檔信息存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)化、文檔查詢利用電子化。

在這一管理系統(tǒng)的運(yùn)用方面，需要界定其管理對象的內(nèi)涵，即電子文件與電子文檔的內(nèi)涵。

首先，電子文件實(shí)際上就是指一種在數(shù)字設(shè)備、數(shù)字環(huán)境中形成的以數(shù)碼形式存儲(chǔ)在光盤、磁盤或者磁帶等載體中的文件，它們能夠借助計(jì)算機(jī)設(shè)備來讓人們進(jìn)行閱讀與處理，還能通過通信網(wǎng)絡(luò)渠道來進(jìn)行傳遞。電子文件的信息主要是通過二進(jìn)制數(shù)字代碼來進(jìn)行記錄與表達(dá)，人們還會(huì)將其稱為數(shù)字文件，使其區(qū)別于其它形式的文件。

其次，電子檔案則主要是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備之中的通用電子圖像文件的集合，也就是一種電子案卷。電子檔案也是誕生于數(shù)字環(huán)境中的產(chǎn)物，可供使用者借助于計(jì)算機(jī)等設(shè)備對電子檔案中蘊(yùn)含的信息進(jìn)行讀取、存儲(chǔ)以及利用?？梢哉f，電子檔案就是一種由電子文件篩選轉(zhuǎn)化而形成的數(shù)字化檔案文件。但是需要注意的是，文件雖然是檔案的前身，但是卻并非所有的文件都可以被轉(zhuǎn)化成為檔案。兩者之間的關(guān)系存在著一種批判繼承的辯證關(guān)系，尤其是在社會(huì)活動(dòng)的過程中，產(chǎn)生了海量的電子文件，卻沒有必要將其全部轉(zhuǎn)化成為電子檔案。再加上電子檔案要成為檔案，并非是一個(gè)自動(dòng)化的過程，依舊要經(jīng)過檔案人員的鑒別與挑選，將保留下來的電子文件轉(zhuǎn)化成為檔案。因此，電子文件需要遵循一定的程序，實(shí)現(xiàn)條理化管理，并且得以集中保管，才可以轉(zhuǎn)化成為檔案。

二、文檔一體化管理系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值

當(dāng)前辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的廣泛運(yùn)用早已改變了檔案的保管工作方式，現(xiàn)已朝著文檔一體化管理的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變與發(fā)展，甚至建立起了文檔一體化管理系統(tǒng)。而文檔一體化管理系統(tǒng)已經(jīng)運(yùn)行了一段時(shí)間，取得了很好的管理效果。具體而言，文檔一體化管理系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值可以體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（一）大幅度減少了檔案人員的勞動(dòng)量。在以往的檔案工作中，檔案人員面臨著繁瑣的手工勞動(dòng)量，很容易在文件歸檔的過程中出現(xiàn)文件的重復(fù)著錄情況，這不利于提高檔案工作的質(zhì)量。而在文檔一體化管理系統(tǒng)的運(yùn)用中，卻可以明確規(guī)定公文運(yùn)轉(zhuǎn)步驟。從收文到發(fā)文，這整個(gè)運(yùn)行過程可以實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)邏輯歸檔，而紙質(zhì)文件則可以現(xiàn)行歸檔。因此，在文檔一體化管理過程中，檔案人員一般是負(fù)責(zé)保證電子文件與紙質(zhì)文件的完整性、準(zhǔn)確性，將有保存價(jià)值的歸檔文件進(jìn)行收集，并判定與檢查歸檔文件的期限，做好電子文件的借閱管理、電子文件數(shù)據(jù)整理等方面的工作。實(shí)際上只要文件產(chǎn)生的過程完成了，也就相當(dāng)于完成了檔案的歸檔工作。而文件管理與檔案管理的著錄相一致，可以大幅度減少檔案人員的勞動(dòng)量。

（二）有效提高了辦文辦事的工作效率。文檔一體化管理系統(tǒng)在實(shí)際運(yùn)行的過程中，可以在很大程度上降低公文流轉(zhuǎn)強(qiáng)度，有利于加快公文辦理速度，進(jìn)而可以縮短收文與發(fā)文等過程的辦理周期，這就有效提升了行政辦事的工作效率。而且文檔一體化管理系統(tǒng)能夠?qū)φ谵k理中的相關(guān)文件實(shí)施監(jiān)督與查詢。若是文件長時(shí)間處于辦理狀態(tài)，則可按照辦結(jié)期限對有關(guān)人員適時(shí)地催辦，避免檔案人員出現(xiàn)忘記辦理的問題。文檔一體化管理系統(tǒng)也可以對電子文件的流轉(zhuǎn)情況進(jìn)行詳細(xì)全面的記載，管理人員可通過這一系統(tǒng)，對電子文件的辦理過程進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)督，公文提交運(yùn)轉(zhuǎn)的效率得到了有效的提升，大大地減少了公文積壓的問題。此外，文檔一體化管理系統(tǒng)的運(yùn)行可以實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，可以減少文檔紙質(zhì)辦公的費(fèi)用，具有經(jīng)濟(jì)性的特點(diǎn)。

（三）有效保證文檔的完整性與準(zhǔn)確性。在文檔一體化管理系統(tǒng)的運(yùn)行中，遵循了實(shí)時(shí)歸檔的要求。因此，在發(fā)文這個(gè)環(huán)節(jié)中，一旦正式發(fā)布，就可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)歸檔。檔案人員可批復(fù)系統(tǒng)給出“工作請示”，就可以實(shí)現(xiàn)立即歸檔的工作。在歸檔工作完成后，電子文件自身及其信息數(shù)據(jù)會(huì)被自動(dòng)化地輸入檔案的臨時(shí)數(shù)據(jù)庫，管理人員可對其進(jìn)行在線管理，包括電子文件的鑒定、電子文件的校對、電子文件的整理、電子文件的數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入等等。電子文件信息實(shí)際上具有易變性與易逝性的特點(diǎn)，出現(xiàn)文件不完整或者不真實(shí)等情況的概率并不低。而在文檔一體化管理系統(tǒng)的運(yùn)行中，檔案人員可以在電子文件形成的這個(gè)階段，就對其辦理過程進(jìn)行嚴(yán)格全面的監(jiān)督與控制，保證其所有的信息數(shù)據(jù)都得到即時(shí)的高效歸檔，可確保電子檔案的完整性以及真實(shí)性。

三、文檔一體化管理系統(tǒng)的改進(jìn)研究

在檔案工作領(lǐng)域，文檔一體化管理系統(tǒng)的推廣運(yùn)用獲得了較好的成果，但是其中也存在一些問題，在一定程度上限制了這一系統(tǒng)的運(yùn)行實(shí)效性。因此，我們應(yīng)該對文檔一體化管理系統(tǒng)進(jìn)行合理的改進(jìn)，改善其中的問題，切實(shí)發(fā)揮這一系統(tǒng)的功能。

（一）改進(jìn)管理系統(tǒng)的安全問題。實(shí)際上，在電子文檔的使用過程中出現(xiàn)的安全性問題依舊是檔案部門非常重視和亟待改進(jìn)的問題。比如有病毒問題、黑客攻擊、數(shù)據(jù)丟失問題、數(shù)據(jù)泄密問題等等。為了切實(shí)保障文檔一體化管理系統(tǒng)的有效運(yùn)用，則需要將電子文檔的使用安全性擺在首位。要改進(jìn)文檔一體化管理系統(tǒng)的電子文檔安全性問題，則可從三個(gè)方面入手。首先，檔案部門應(yīng)該加強(qiáng)文檔一體化管理系統(tǒng)所使用的網(wǎng)絡(luò)的安全性。為此，我們在開發(fā)軟件的過程中，就需要考慮增強(qiáng)電子文檔的加密技術(shù)。在電子文檔的存儲(chǔ)方面，可以考慮使用專用的服務(wù)器，使其只在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安穩(wěn)的運(yùn)行。其次，檔案部門需要做好電子文檔的保管安全工作。對于歸檔的載體，需要進(jìn)行防寫處理，也要防止出現(xiàn)擦、劃等損傷的可能性。單片載體可以放置在專用的裝具之中，防止其受到擠壓，或者遭遇到強(qiáng)磁場與熱源，從而保障單片載體的使用安全性能。最后，在文檔一體化管理的初期階段，檔案部門應(yīng)該做好紙質(zhì)文件與電子文件之間的雙重歸檔工作。若是后來的電子文檔性能比較穩(wěn)，則可考慮將一般的文件僅以電子版文件的形式保存下來。

（二）優(yōu)化管理系統(tǒng)的系統(tǒng)功能。在文檔一體化管理系統(tǒng)中，應(yīng)該切實(shí)統(tǒng)籌考慮數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)，真正實(shí)現(xiàn)信息共享和功能的有效銜接，保證系統(tǒng)功能的齊全性、便利性、高效性，從而在整體上優(yōu)化文檔一體化管理系統(tǒng)，從而提高這一系統(tǒng)的運(yùn)用實(shí)效性。一方面，在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)方面，應(yīng)該保證其一致性。在文檔一體化管理系統(tǒng)的運(yùn)行過程中，電子文件和電子文檔具有一定的先后關(guān)系，這一關(guān)系會(huì)對數(shù)據(jù)源產(chǎn)生影響。為了保證系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)發(fā)揮其應(yīng)有的功能，則應(yīng)該對公文與檔案著錄的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一。在公文處理的過程中，就應(yīng)該盡可能地形成會(huì)揭示檔案內(nèi)外部特征的信息，可以在檔案信息輸入環(huán)節(jié)減少重復(fù)輸入的工作量，發(fā)揮出更優(yōu)的文檔一體化管理效果。其次，在功能結(jié)構(gòu)方面，要盡可能地保持其連貫性。在設(shè)計(jì)文檔一體化管理系統(tǒng)的功能時(shí)，可以結(jié)合文檔處理業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)管理者操作思路等來進(jìn)行，保證管理者在操作時(shí)可以高效率地完成系統(tǒng)的各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)。

（三）提升管理系統(tǒng)的自動(dòng)化水平。在文檔一體化管理方面，需要面臨日益豐富的文檔種類，而且文檔數(shù)量也在與日俱增。若是要提高文檔一體化管理系統(tǒng)的運(yùn)行水平，則應(yīng)該提高其辦公自動(dòng)化水平，實(shí)現(xiàn)檔案調(diào)用的網(wǎng)絡(luò)化，降低一些工作的重復(fù)性，節(jié)約不同職能部門的辦公時(shí)間，滿足其實(shí)際的工作要求。這是進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的體現(xiàn)，而這一建設(shè)進(jìn)程還需要更強(qiáng)的技術(shù)設(shè)備的支持，提高文檔一體化管理的辦公自動(dòng)化水平是必要的舉措。為此，有關(guān)機(jī)構(gòu)或者單位可加大技術(shù)設(shè)備的投入，并且適當(dāng)組織培訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案部門人員的文檔一體化管理能力。同時(shí)，可以積極引進(jìn)現(xiàn)代管理人才，為當(dāng)前的檔案管理部門注入新鮮活力。

（四）建立文檔一體化的標(biāo)準(zhǔn)化體系。在建立標(biāo)準(zhǔn)化體系的過程中，要注重對存檔光盤制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，便于進(jìn)行統(tǒng)一保管。比如，管理人員可以對光盤類型及其格式進(jìn)行統(tǒng)一。若是光盤種類不同，那么相應(yīng)的生產(chǎn)用的原料也會(huì)有一定的差距，光盤保存壽命也不一致，不利于實(shí)現(xiàn)文檔一體化的標(biāo)準(zhǔn)化。而在存檔格式方面，若是對其進(jìn)行統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化，可以避免出現(xiàn)存檔內(nèi)容在其它計(jì)算機(jī)平臺(tái)不能讀取的問題。此外，對光盤的封面標(biāo)識(shí)、簽署等等，都可以統(tǒng)一化和有序化，還可以制定光盤信息遷移的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)光盤的全面有效保管、維護(hù)。

四、結(jié)束語

綜上所述，在檔案工作領(lǐng)域，文檔一體化管理是非常重要的檔案工作管理趨勢。尤其是在辦公自動(dòng)化愈發(fā)突顯的當(dāng)下，推廣和使用文檔一體化管理系統(tǒng)是不可避免的檔案工作路徑。為此，我們可以有效認(rèn)識(shí)文檔一體化管理系統(tǒng)的管理對象和應(yīng)用價(jià)值，并針對其實(shí)際運(yùn)行中已經(jīng)存在或潛在的問題，采取有效的改進(jìn)措施，完善這一管理系統(tǒng)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，切實(shí)保障檔案工作的規(guī)范化、有序化、標(biāo)準(zhǔn)化。