數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用分析

文/泰安市中醫(yī)醫(yī)院 李欣

近年來，在醫(yī)院的發(fā)展中，人事檔案管理具有重要作用和地位，人事檔案的數(shù)據(jù)化信息管理已成為一項(xiàng)重要舉措。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)模式的人事檔案管理方法已不能滿足時(shí)代發(fā)展的需求。為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理的規(guī)范性，就必須結(jié)合數(shù)字化信息創(chuàng)設(shè)出新的管理模式，從而更好地滿足醫(yī)院人事檔案管理的需求，本文就數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用與作用提出分析探討。

一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理的重要性

（一）人工操作效率低。醫(yī)院的人事檔案主要記錄醫(yī)院內(nèi)工作人員的個(gè)人情況，如個(gè)人學(xué)歷、社會關(guān)系、工作情況、思想品德、當(dāng)下職務(wù)、個(gè)人性格及在職期間的各種獎(jiǎng)罰等信息，是個(gè)人參與社會活動的記載以及個(gè)人情況的真實(shí)反映，是醫(yī)院了解院內(nèi)職工的重要途徑。在對人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，通常采用人工管理的方法，對個(gè)人檔案中的資料進(jìn)行人工手寫記錄。不僅工作效率低，還容易出現(xiàn)抄寫錯(cuò)誤，對于抄寫中出現(xiàn)的錯(cuò)誤修改起來也比較困難，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。同時(shí)，在后期查找時(shí)也有諸多不便，很難快速查找工作人員的個(gè)人檔案，不利于管理的科學(xué)化、系統(tǒng)化與標(biāo)準(zhǔn)化。而數(shù)字化信息技術(shù)的推行，避免了上述問題的出現(xiàn)，使得醫(yī)院認(rèn)識檔案的管理更加規(guī)范與高效。

（二）人事檔案管理的資料利用率低。大多數(shù)醫(yī)院對于人事檔案的管理并不重視，只注重對檔案的保管，卻不能充分的利用，這樣不僅占用大量的空間場地，無形中也加大了醫(yī)院的開支，使醫(yī)院在此方面的開支大幅提高。同時(shí)，紙質(zhì)版的檔案在進(jìn)行翻閱與查找時(shí)容易造成磨損與損壞。

（三）檔案管理信息化水平較低。就目前來看，我國很多醫(yī)院對自身的人事檔案管理的過程中，基礎(chǔ)設(shè)施與設(shè)備條件都不夠完善，相對落后于其他科室，信息技術(shù)較薄弱，跟不上現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展。

二、數(shù)據(jù)化信息在醫(yī)院人事檔案中的優(yōu)點(diǎn)

（一）提高了醫(yī)院人事檔案管理的工作效率。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，數(shù)據(jù)化信息管理不僅運(yùn)算速度快，且數(shù)據(jù)存儲量較大，可以方便人事檔案管理人員進(jìn)行資料的編輯、查找與檢索。同時(shí)，數(shù)字化信息的應(yīng)用可以在短時(shí)間內(nèi)為檔案管理人員提供各種人事資料。并且數(shù)據(jù)化信息在錄入時(shí)，可減少手工操作帶來的問題，提高工作效率和質(zhì)量。

（二）數(shù)字化信息的儲存更全面，儲存時(shí)間更長。數(shù)字化信息檔案記錄方式不需要太多的空間，在計(jì)算機(jī)上記錄即可，且儲存空間大，使得儲存信息更全面。數(shù)字化信息檔案以電子文檔的格式儲存在電腦或優(yōu)盤等電子儲存器中，可以保留很長時(shí)間，不會像紙質(zhì)版的有所磨損。

（三）促進(jìn)了醫(yī)院考核的公平性。在醫(yī)院的考核中，由于紙質(zhì)版檔案在查閱時(shí)耗費(fèi)一定的時(shí)間和精力，考核人員在查閱時(shí)往往會一帶而過，這對于考核而言缺乏一定的公平性。而信息化檔案可以避免這一現(xiàn)象出現(xiàn)，工作人員可以迅速查找考核者的檔案資料，減少查找資料的時(shí)間，同時(shí)，可將數(shù)字化電子檔案公開，使考核數(shù)據(jù)公開透明，員工可以一目了然了解情況，使考核過程公平、公正、公開。

三、數(shù)據(jù)化信息在醫(yī)院人事檔案中的應(yīng)用

（一）建立電子版的人事檔案。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，醫(yī)院對人事檔案管理工作的發(fā)展中，應(yīng)首先建立電子版的人事檔案。1.在對相關(guān)人員的信息進(jìn)行記錄整理時(shí)，通過計(jì)算機(jī)將人事信息記錄到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，不僅可以減少手工抄寫的失誤，同時(shí)使檔案更加美觀整潔。2.在需要相關(guān)人員的信息資料時(shí)可通過計(jì)算機(jī)的搜索功能直接找出來，連接打印設(shè)備進(jìn)行打印，用時(shí)較短。3.傳統(tǒng)的人事檔案建立需要較大的檔案室來儲存，而電子版檔案的儲存可直接在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，不僅占空間小，還具有極強(qiáng)的保密性。4.對于電子檔案中的相關(guān)信息應(yīng)該及時(shí)更新，通過區(qū)域網(wǎng)與電子檔案之間的聯(lián)系，對干部的工作作風(fēng)有更全面的了解，為醫(yī)院的干部選拔做好準(zhǔn)備。

（二）構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化人事檔案管理。要保障數(shù)字化信息的安全規(guī)范，必須建立一定的規(guī)章制度，從而保障網(wǎng)絡(luò)的安全與穩(wěn)定。通過數(shù)字化信息對網(wǎng)絡(luò)化人事檔案的建立，將臨床科室、檔案管理部門與醫(yī)院管理部門連接起來，達(dá)到人事檔案資源共享。實(shí)行數(shù)據(jù)化信息檔案管理的崗位責(zé)任制，分工明確，建立并完善科學(xué)的用戶權(quán)限管理制度。

（三）強(qiáng)化數(shù)字化信息的安全防護(hù)措施。數(shù)據(jù)化信息技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用，為醫(yī)院檔案管理工作帶來許多方便，但同時(shí)也受到網(wǎng)絡(luò)信息安全方面的隱患。人事檔案資料記錄著醫(yī)院工作人員的很多信息，一旦丟失或泄露，會造成很多嚴(yán)重后果。因此，應(yīng)不斷提高檔案管理人員的安全意識，加強(qiáng)相應(yīng)的防護(hù)工作，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全隱患的防護(hù)意識，通過設(shè)立防火墻、安裝殺毒軟件等實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的安全防護(hù)工作。同時(shí)，在重要人事檔案的儲存時(shí)進(jìn)行加密處理，確保檔案的安全性。

四、結(jié)束語

總之，醫(yī)院要想快速健康發(fā)展，就必須利用好數(shù)字化信息檔案的管理方式，使其發(fā)揮最大作用，提升檔案管理水平，推動醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理與發(fā)展。