從大數(shù)據(jù)角度淺析高校檔案管理信息化建設

文/山西中醫(yī)藥大學 肖亞春

互聯(lián)網(wǎng)信息技術的深入研究以及在社會各領域中的廣泛應用，不僅加快了大數(shù)據(jù)時代的誕生，也推動了高校檔案管理工作模式改革創(chuàng)新的進程。大數(shù)據(jù)技術從產(chǎn)生到現(xiàn)在逐步形成量級、高速、價值密度低以及多樣化的基本特征，如何才能實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息價值的最大化是大數(shù)據(jù)技術研究與發(fā)展的目標，利用大數(shù)據(jù)技術可以最大限度提高高校檔案管理工作的效率以及效果。

一、高校檔案信息化建設中的主要問題

（一）檔案管理信息化建設工作在高校包括領導在內的大多數(shù)人重視不夠。認為檔案管理信息化工作是一項可有可無，看不到個人業(yè)績的工作。所以，才使得檔案管理信息化建設的資金和人員投入難上加難。還有另外一個問題，有些高校雖然也邀請有關領域的專家學者一起搭建高校檔案信息化管理平臺，成立建設小組，但因缺少檔案管理信息化建設的基本經(jīng)驗和技術，造成檔案管理信息化建設效果大打折扣。

（二）有關高校檔案管理信息的安全防護措施未到位。部分高校檔案管理人員將檔案管理工作簡單化，錯誤地認為檔案管理信息化工作就是將各種紙質檔案進行掃描整理和存儲，沒有明確這項工作的主要內容與職責，缺少必要的檔案信息管理的安全意識，造成檔案信息安全管理制度形同虛設，各種檔案信息安全保護措施更是沒有落實到位。一些高校讓學校原有的網(wǎng)絡管理中心來具體維護和管理檔案信息發(fā)布以及查詢網(wǎng)站后臺，降低了檔案信息發(fā)布、查詢網(wǎng)站搭建以及維護工作的專業(yè)化。

（三）高校檔案信息管理系統(tǒng)還存在一些漏洞。傳統(tǒng)高校檔案管理工作以人力為主，由檔案管理人員將各種紙質檔案進行分類整理，按照一定的規(guī)律和要求對不同的檔案進行編號，以此來提高檔案查找使用的效率，因而，原有高校檔案管理工作對工作人員人力需求量較大，并且工作人員稍微一分神就會出現(xiàn)整理上的遺漏和錯誤。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，利用現(xiàn)代化的信息技術、掃描技術等手段將大量的檔案資料進行電子化和信息化管理，雖然提高了高校檔案管理工作水平以及工作效率，但是也增加了高校檔案管理系統(tǒng)被攻擊、檔案信息被竊取或者丟失的可能性。高校領導對這方面存在的潛在風險還缺乏必要的認識，更沒有什么防護預案。

二、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理信息化建設的建議

（一）要加強從業(yè)人員培訓力度，強化人們的信息化和數(shù)字化意識。首先，高校應進一步完善檔案管理人員的培訓機制，對檔案管理人員進行檔案管理、互聯(lián)網(wǎng)技術、視覺媒體傳達等領域的培訓，轉變檔案管理業(yè)務人員錯誤的工作理念以及落后的工作方法。其次，高校還應在招聘檔案管理人員中轉變“是人就能干”的觀念，盡量招聘那些檔案管理專業(yè)或信息管理專業(yè)的人員，創(chuàng)造一支專門的檔案管理信息化隊伍，為檔案管理信息化建設提供專業(yè)人才保障。其三，要通過各種形式多宣傳、廣宣傳，讓每個人都參與到檔案管理信息化工作中來。

（二）加強高校檔案管理信息化硬件設備投入力度。高校檔案管理信息化建設是一項既復雜又龐大的工程，所以，高校應購買功能更加強大的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)，并由專門人員進行系統(tǒng)管理與維護。此外高校還應完善檔案信息安全保障制度以及安全防護措施，提高對各種突發(fā)狀況的應對能力。

（三）注重高校檔案管理系統(tǒng)的安全問題。高校檔案管理信息化建設并不是降低了紙質檔案的價值，而是更好地保護紙質檔案的安全、完整，并且還可以充分發(fā)揮電子檔案靈活快捷的優(yōu)勢，因此，高校檔案管理人員應一如既往地做好檔案館的防火、防盜及防潮等措施，盡可能消除損毀檔案的隱患。此外，還應定期檢查檔案管理系統(tǒng)，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的漏洞并采取根本性的措施來保證檔案管理系統(tǒng)的正常使用，做好應急預案，提高檔案管理系統(tǒng)對黑客、病毒等應對能力，充分發(fā)揮密鑰技術、防火墻技術在提高電子檔案管理方面的積極作用。

（四）完善高校檔案數(shù)據(jù)信息采集制度。高校檔案管理人員應提高檔案數(shù)據(jù)信息的分辨能力和管理能力，以確保信息資料收集的準確性和完整性。此外，檔案管理人員還應對檔案數(shù)據(jù)信息進行及時有效的整理和篩選，刪除那些已經(jīng)證實是錯誤的數(shù)據(jù)信息，使檔案數(shù)據(jù)信息準確無誤，提高檔案價值。

三、總結

大數(shù)據(jù)時代對高校檔案管理信息化建設既是機遇，更是挑戰(zhàn)，各級黨委政府及高校領導要高度重視，完善高校檔案信息管理各項規(guī)章制度，加強檔案管理信息化硬件設備建設，提高高校檔案管理工作的高效化、科學化以及現(xiàn)代化，同時要加強對檔案從業(yè)人員的業(yè)務培訓和改變用人選擇途徑，通過以上途徑，為充分發(fā)揮檔案管理信息化建設對促使高校持續(xù)發(fā)展的推動作用提供保障。