電子公文流程管理中工作流技術(shù)應(yīng)用

文/中國飛行試驗(yàn)研究院 孫穎飛

由于電子信息技術(shù)不斷發(fā)展，電子公文得以出現(xiàn)，并且得到越來越廣泛的應(yīng)用，在實(shí)際應(yīng)用中也發(fā)揮著越來越明顯的優(yōu)勢。在電子公文實(shí)際應(yīng)用中，電子公文流程管理為重要任務(wù)，也是有效保證，而電子公文流程管理需要對(duì)相關(guān)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，工作流技術(shù)便是其中較重要的一種。在實(shí)際工作開展中，管理人員需對(duì)該技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用，以提升電子公文流程管理效果及質(zhì)量。

一、工作流技術(shù)簡化電子公文管理

對(duì)于工作流技術(shù)而言，其在實(shí)際應(yīng)用中可實(shí)現(xiàn)過程邏輯與應(yīng)用邏輯分隔，過程邏輯能夠使業(yè)務(wù)管理目標(biāo)、功能以及相關(guān)策略得以體現(xiàn)，工作流技術(shù)這一功能與數(shù)據(jù)庫管理及應(yīng)用軟件分隔比較類似，在過程邏輯和應(yīng)用邏輯實(shí)現(xiàn)分隔的基礎(chǔ)上，可對(duì)兩者實(shí)行相互獨(dú)立修改，在不同過程邏輯中應(yīng)用邏輯可實(shí)現(xiàn)重復(fù)應(yīng)用。因此，在電子公文流程管理中，利用工作流及技術(shù)能夠分離出流程控制中相關(guān)公共職能，也是使電子公文應(yīng)用管理與過程管理實(shí)現(xiàn)分離，使電子公文管理由傳統(tǒng)管理中分離，可利用工作流管理系統(tǒng)單獨(dú)實(shí)行管理，從而使電子公文管理實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化，使電子公文業(yè)務(wù)系統(tǒng)效率得以提升。

二、工作流技術(shù)規(guī)范電子公文管理

工作流技術(shù)所具備的十分重要的一個(gè)特點(diǎn)就是工作流本身為模型，可使業(yè)務(wù)計(jì)算機(jī)化表示模型得以反映，其主要目的就是在計(jì)算機(jī)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)集成以及自動(dòng)化。在電子公文流程管理中，通過對(duì)工作流技術(shù)進(jìn)行利用，可使電子公文流動(dòng)過程實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步分化，使其成為更小任務(wù)計(jì)算單元，對(duì)于每項(xiàng)具體內(nèi)容實(shí)行描述，對(duì)其所涉及數(shù)據(jù)信息內(nèi)容及流向進(jìn)行研究，同時(shí)可說明管理中各個(gè)權(quán)力人操作需求以及所具備的權(quán)限。通過這種管理方式，可使電子公文管理更加規(guī)范，在實(shí)際管理中通過對(duì)標(biāo)準(zhǔn)工作任務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行設(shè)定，對(duì)每項(xiàng)任務(wù)工作內(nèi)容及職責(zé)進(jìn)行定義，對(duì)電子公文管理中每個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，同時(shí)通過對(duì)電子公文處理流程進(jìn)行規(guī)劃，可實(shí)現(xiàn)相互獨(dú)立活動(dòng)，這樣一來，在電子公文傳遞中能夠減少不必要中間狀態(tài)，使電子公文傳遞時(shí)間及臨時(shí)儲(chǔ)存時(shí)間明顯降低，也就能夠使業(yè)務(wù)過程整體處理時(shí)間降低。另外，電子公文流通整個(gè)過程可實(shí)現(xiàn)規(guī)則運(yùn)行，對(duì)于公文所處狀態(tài)，每個(gè)具備權(quán)限人員均可實(shí)行查詢，相關(guān)人員也能夠由系統(tǒng)中獲取自身任務(wù)表，使流轉(zhuǎn)過程得以規(guī)范，還能夠通過可視化形式對(duì)工作流過程進(jìn)行直觀控制，也就能夠發(fā)現(xiàn)其中不合理之處，可優(yōu)化重組電子公文管理過程，使電子公文管理更加具有規(guī)范性。

三、工作流技術(shù)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化電子公文流程

相比于普通過程模型，工作流模型最明顯特點(diǎn)就是能夠被工作流管理系統(tǒng)執(zhí)行，也就是工作流需利用計(jì)算機(jī)軟件才能夠得以完成，且完全由軟件系統(tǒng)控制，在計(jì)算機(jī)技術(shù)支持基礎(chǔ)上，使過程得以自動(dòng)化執(zhí)行。就構(gòu)建工作流模型目的而言，能夠通過計(jì)算機(jī)實(shí)行，促使業(yè)務(wù)過程實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。所以，在電子公文流程管理中，利用工作流技術(shù)實(shí)際上就是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，包括整體任務(wù)調(diào)度、資源分配及管理規(guī)則等方面內(nèi)容。利用工作流技術(shù)實(shí)行管理，可通過計(jì)算機(jī)工具使電子公文流程完全實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，從而為電子公文流程過程控制及決策提供支持，在電子公文管理中也就能夠?qū)崿F(xiàn)在適當(dāng)時(shí)間將適當(dāng)信息向適當(dāng)人傳遞，促使電子公文實(shí)現(xiàn)自動(dòng)流轉(zhuǎn)，使電子公文流程能夠更加清晰，更加便于進(jìn)行操作，從而使電子公文管理效率得以有效提升。

四、工作流技術(shù)提升電子公文流程管理效率

在電子公文流程管理中，利用工作流技術(shù)，可保證電子公文管理系統(tǒng)依據(jù)規(guī)劃流程實(shí)現(xiàn)運(yùn)行，確保電子公文流程管理得以進(jìn)一步規(guī)范，對(duì)于工作流程及有關(guān)數(shù)據(jù)可實(shí)現(xiàn)更便捷訪問，也就能夠使工作質(zhì)量得以提升。通過對(duì)信息流轉(zhuǎn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)控制，對(duì)于獨(dú)立活動(dòng)并行執(zhí)行，使電子公文傳遞中不必要狀態(tài)減少，從而可使電子公文傳遞及臨時(shí)儲(chǔ)存時(shí)間減少，也就能夠使不必要的工作及重復(fù)工作減少，使電子公文管理成本得以降低，進(jìn)而使電子公文管理效率提升。

五、總結(jié)

在現(xiàn)代電子公文流程管理中，工作流技術(shù)有著越來越廣泛的應(yīng)用，并且發(fā)揮著十分重要的作用，具有重要價(jià)值。在實(shí)際管理工作的開展中，管理人員應(yīng)當(dāng)在各個(gè)方面對(duì)工作流技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用，以提升電子公文管理質(zhì)量及效率，從而使電子公文流程管理更好符合實(shí)際需求，保證電子公文得以更好應(yīng)用。