高速公路工程建設(shè)檔案管理中的特點(diǎn)與對(duì)策研究

文/浙江臺(tái)州甬臺(tái)溫高速公路有限公司 蔣美飛

一、檔案管理的相關(guān)概述

檔案管理亦稱(chēng)檔案工作，是檔案館直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱(chēng)，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。具體來(lái)說(shuō)，檔案管理工作主要包括檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究以及檔案提供利用等各項(xiàng)工作，檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國(guó)家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個(gè)社會(huì)的科學(xué)能力中占有重要地位，成為社會(huì)信息系統(tǒng)的基石。

二、高速公路工程建設(shè)檔案管理的特點(diǎn)

高速公路工程建設(shè)檔案的管理具有自身的特點(diǎn)，具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：首先，數(shù)量非常龐大。對(duì)于高速公路建設(shè)來(lái)說(shuō)，從最初的施工準(zhǔn)備到最后的工程竣工驗(yàn)收都要進(jìn)行資料記載，對(duì)這些文字資料都需要建立檔案，具體包括工程的建設(shè)周期、施工環(huán)境、施工長(zhǎng)度以及施工過(guò)程中需要注意的問(wèn)題等等，一項(xiàng)工程建設(shè)的檔案管理數(shù)量非常多，加上我國(guó)近些年工程建設(shè)迅猛發(fā)展，這就更增加了高速公路工程建設(shè)檔案的數(shù)量。其次，各項(xiàng)資料文件形成的周期比較長(zhǎng)。與其他工程相似，高速公路工程建設(shè)是一項(xiàng)較大的工程，修建一條公路得需要幾年的時(shí)間，從立項(xiàng)到最后的施工整體完成需要的時(shí)間比較長(zhǎng)，因此檔案資料文件的形成周期也比較長(zhǎng)。再次，檔案資料涉及的單位比較多。高速公路的建設(shè)包括很多方面，而且設(shè)計(jì)和施工等各個(gè)方面需要多家單位共同完成，只有相互協(xié)調(diào)才能保證工作的順利開(kāi)展。

三、當(dāng)前高速公路工程建設(shè)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)高速公路工程建設(shè)檔案管理工作的重視程度不夠。對(duì)于高速公路工程建設(shè)檔案管理工作，政府及相關(guān)部門(mén)對(duì)此工作非常重視，而且干預(yù)力度較大。但是，近些年，政府的干預(yù)力度不斷下降，加上相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到高速公路工程建設(shè)檔案管理工作的重要性，認(rèn)為施工才是最重要的，檔案管理不會(huì)影響整體工程建設(shè)，因此缺乏對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度，這樣在安排人員進(jìn)行檔案管理時(shí)就不夠上心，很多檔案管理人員身兼數(shù)職，只是將檔案管理工作當(dāng)作副職，那些專(zhuān)職的檔案管理人員流動(dòng)性較大，導(dǎo)致檔案管理工作經(jīng)常敷衍了事，存在很多問(wèn)題，整體質(zhì)量有待提高，為后期的資料查詢(xún)帶來(lái)很多不便。

（二）檔案管理水平有待提高。在高速公路工程建設(shè)的過(guò)程中，會(huì)有一些民營(yíng)企業(yè)，這部門(mén)民營(yíng)企業(yè)由于規(guī)模小、受到政府管控力度不大，甚至有的施工企業(yè)管理懶散，對(duì)施工材料等的整理工作應(yīng)付了事，經(jīng)常出現(xiàn)亂堆亂放的情況。在記錄工程建設(shè)時(shí)，資料不夠齊全，整理不規(guī)范，而且檔案資料很難與高速公路工程建設(shè)保持同步，經(jīng)常這一部分的施工資料在一個(gè)人的手中，而另外一部分的施工在另外一個(gè)人手中，這樣很難保證施工材料的完整性，不利于檔案管理工作的順利開(kāi)展。

四、高速公路工程建設(shè)檔案管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)高速公路工程建設(shè)檔案管理工作的重視。檔案管理工作是高速公路工程建設(shè)管理的重要組成，該項(xiàng)工作對(duì)后期的資料查詢(xún)以及工程質(zhì)量管理發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，因此今后相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)該項(xiàng)工作的重視。由于檔案管理工作具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，因此要安排專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行檔案管理工作。在管理過(guò)程中，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與工程建設(shè)同步，并且管理人員需要有強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，兢兢業(yè)業(yè)，將各項(xiàng)資料按照相關(guān)規(guī)范進(jìn)行整理，使各項(xiàng)資料條理清晰，便于今后的使用。

（二）加快檔案信息化的建設(shè)。隨著科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，在高速公路工程建設(shè)檔案管理中開(kāi)始應(yīng)用信息化技術(shù)，傳統(tǒng)的手工操作已經(jīng)很難滿(mǎn)足當(dāng)前的發(fā)展需求，因此新形勢(shì)下應(yīng)當(dāng)加快檔案管理的信息化建設(shè)。為了更好地滿(mǎn)足政府和相關(guān)部門(mén)對(duì)工程信息的需求，今后應(yīng)采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的管理，充分利用館藏資源的信息化，這樣使用者通過(guò)計(jì)算機(jī)就能查閱到相關(guān)的資料，同時(shí)也有利于檔案管理工作效率和準(zhǔn)確度的不斷提高，達(dá)到事半功倍的效果。

（三）對(duì)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)定期開(kāi)展監(jiān)督和檢查。由于高速公路工程建設(shè)檔案管理工作具有自身的特點(diǎn)，而且工作相對(duì)瑣碎，在施工過(guò)程中管理人員將主要精力放在施工過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)忽視檔案管理工作，因此需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期的檢查和監(jiān)督。在檢查和監(jiān)督的過(guò)程中，主要查閱檔案資料是否真實(shí)準(zhǔn)確，并將檔案管理工作作為績(jī)效考核的重要指標(biāo)之一，通過(guò)評(píng)比來(lái)調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的工作積極性，這樣能夠及時(shí)匯報(bào)檔案管理工作的進(jìn)展情況，有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行合理處理。

（四）對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核和檢查。為了調(diào)動(dòng)工作的積極性，今后可以對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核和檢查。檔案考核內(nèi)容主要有檔案制度建設(shè)健全、庫(kù)房要求、資料填寫(xiě)規(guī)范、是否真實(shí)性、收集完整性、有效性等，這樣定期與不定期檢查保證檔案資料質(zhì)量，更好地為檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，也確保檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收順利通過(guò)。檔案管理要求交工完成后6個(gè)月完成檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收，到目前至還沒(méi)有一家公司在工程交工完成后6個(gè)月完成檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收的，因此今后在這方面需要加強(qiáng)努力，在規(guī)定時(shí)期完成檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作。