檔案管理信息化建設(shè)中的問(wèn)題與解決路徑分析

文/菏澤市單縣科技局 蔡迎秋

檔案管理信息化屬于一種新興的管理方式，對(duì)其運(yùn)用可以為檔案管理工作提供諸多便利。在計(jì)算機(jī)技術(shù)快速普及的背景下，大量電子檔案也隨之迅速形成。但在實(shí)踐之中，受多種因素影響，如相關(guān)規(guī)程以及觀念等，致使檔案管理信息化建設(shè)面臨著很大局限性，所以必須對(duì)此實(shí)施破除，以推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。

一、檔案管理信息化建設(shè)中的問(wèn)題

在檔案管理信息化建設(shè)中，管理意識(shí)薄弱是其中存在的問(wèn)題之一。由于某些單位對(duì)信息化建設(shè)的重視程度不夠，在檔案管理中慣于運(yùn)用傳統(tǒng)的管理方法，這雖然會(huì)耗費(fèi)大量的人力及物力，但某些單位卻仍舊愿意運(yùn)用這一模式，認(rèn)為實(shí)物保存的方式才是最為可靠的，對(duì)檔案管理信息化完全處于忽視狀態(tài)，致使財(cái)務(wù)以及檔案信息出現(xiàn)流失現(xiàn)象，檔案管理工作一度呈現(xiàn)出滯后性。

由于檔案管理信息化出現(xiàn)的時(shí)間較短，諸多技術(shù)性的問(wèn)題還有待突破，許多單位都對(duì)其特性難以準(zhǔn)確把握，因而無(wú)法及時(shí)對(duì)相關(guān)制度予以完善，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)管理制度極不健全，在遇到管理問(wèn)題時(shí)，也不能夠借助一套相對(duì)完善的制度，對(duì)問(wèn)題予以正確處理，最終對(duì)檔案管理信息化水平的發(fā)展起到制約作用。

相關(guān)工作人員素質(zhì)不高，也是現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)中所存在的主要問(wèn)題。由于許多管理人員為兼職，所以很難將自身工作熱情與專注力都投身于一處。在這種情況下，管理人員經(jīng)常對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生懈怠情緒，難以對(duì)管理工作予以高度重視，并且，也缺乏一定的鉆研與學(xué)習(xí)精神，未能對(duì)信息技術(shù)的操作有一個(gè)全面掌握，導(dǎo)致自身工作能力極為落后，難以對(duì)檔案管理信息化建設(shè)起到良好的推動(dòng)作用。

二、檔案管理信息化建設(shè)解決路徑分析

（一）重視檔案管理信息化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及，各行各業(yè)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的依賴與日俱增，相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，電子檔案有著十分明顯的優(yōu)勢(shì)，不但能夠降低管理人員的工作強(qiáng)度，也能使檔案管理工作效率獲得顯著提升，是一種行之有效的檔案管理模式。所以，針對(duì)現(xiàn)今檔案管理工作來(lái)說(shuō)，應(yīng)對(duì)檔案管理信息化予以重視，及時(shí)轉(zhuǎn)變自身觀念，摒棄傳統(tǒng)落后的管理模式，讓檔案管理工作在新時(shí)代能夠煥然一新，做到與時(shí)俱進(jìn)，以推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展與突破，使檔案管理工作能夠真正得到信息化技術(shù)的裨益，從而以更好、更便捷的方式，提升檔案管理工作的質(zhì)量。對(duì)此，一方面相關(guān)單位應(yīng)提起對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的高度重視，將信息化技術(shù)深入貫徹至檔案管理工作之中。另一方面，相關(guān)單位還應(yīng)加大對(duì)硬件設(shè)施的資金投入，為檔案管理工作提供設(shè)施保障，使檔案管理工作可以獲得優(yōu)化，從而促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的有序化發(fā)展。

（二）完善檔案管理制度。完善檔案管理制度是強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)的必要前提，唯有對(duì)相關(guān)管理制度予以完善，才能在最大程度避免問(wèn)題的發(fā)生，使該套管理制度能夠?qū)n案管理工作起到約束作用，讓相關(guān)管理人員能夠細(xì)心地開(kāi)展檔案的收集與歸檔工作。另外，還應(yīng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，以對(duì)有價(jià)值的檔案信息實(shí)施有效保存，防止重要檔案的丟失，進(jìn)而為檔案管理工作帶來(lái)消極阻礙。同時(shí)，在對(duì)制度實(shí)施完善之后，還應(yīng)將新制度下發(fā)到各個(gè)部門(mén)中，以促進(jìn)規(guī)范化管理的貫徹與延伸，確保電子檔案的完善性以及真實(shí)性，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作的全面管理。

（三）提升管理人員素質(zhì)。提升管理人員素質(zhì)，是檔案管理信息化建設(shè)工作的有效保障，通過(guò)對(duì)管理人員素質(zhì)的提升，有利于強(qiáng)化其工作素養(yǎng)與工作能力，使其能夠更好地投身于管理工作之中，對(duì)管理工作提起十足熱情，并采用一絲不茍的工作態(tài)度，去解決檔案管理工作中所存在的問(wèn)題，以深化自身管理成效，凸顯自身在單位中的價(jià)值。對(duì)此，相關(guān)單位可以通過(guò)培訓(xùn)的方式，來(lái)促進(jìn)管理人員素質(zhì)的提升，讓其能夠始終學(xué)習(xí)到先進(jìn)的檔案管理理論知識(shí)以及夯實(shí)自身工作能力，使自身綜合能力獲得進(jìn)步。再者，還可邀請(qǐng)相關(guān)專家，開(kāi)展講座活動(dòng)，讓管理人員能夠不斷拓展自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以更從容地應(yīng)對(duì)自身管理工作，從而使檔案管理信息化建設(shè)工作得到切實(shí)發(fā)展。

三、總結(jié)

總而言之，在檔案管理工作中，應(yīng)對(duì)信息化建設(shè)予以高度關(guān)注，以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，使檔案管理工作能夠做到與時(shí)俱進(jìn)，真正獲得優(yōu)化。所以，對(duì)相關(guān)單位來(lái)說(shuō)，應(yīng)重視檔案管理信息化，完善檔案管理制度，提升管理人員素質(zhì)，使檔案管理信息化建設(shè)能夠得到深入，從而推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。