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    文書檔案管理的改進措施

    2018-11-25 03:42:15隋笑林
    企業(yè)文明 2018年9期
    關(guān)鍵詞:文書工作文書資料

    文/隋笑林

    文書,本文主要討論公務(wù)文書,主要是指機關(guān)在公務(wù)活動中形成或使用的具有特定格式的文書,如:請示、批復(fù)、報告、通知等。在以往的文書檔案管理中,主要采用的是紙質(zhì)檔案管理方式,但當(dāng)今社會科技不斷進步,各類技術(shù)革新為紙質(zhì)文書管理模式提供了更多的可能性。在這樣的背景下,各單位紛紛開展了紙質(zhì)文書檔案管理工作的改革,但因為缺乏相關(guān)的經(jīng)驗,所以改革效果并不是很理想,新的文書檔案管理模式還在探究過程中。本文將就目前文書檔案管理工作中存在的不足進行分析,以期能找到更佳的管理工作模式。

    文書檔案管理中存在的不足

    文書工作與檔案工作銜接不順暢

    文書檔案管理工作是一個整體,但在整體之下,文書工作與檔案工作是分開的。文書工作與檔案工作之間有著密不可分的聯(lián)系,但又是獨立存在的個體,因此在開展這兩項工作的過程中,既需要注重整體,同時也需要尊重個體。就文書工作和檔案工作的落實現(xiàn)狀進行分析可以看出,大部分單位在兩項工作獨立開展中取得了一定的成效,但在兩項工作銜接中存在問題。文書工作人員的檔案管理意識淡薄,而檔案管理人員則對文書工作不夠了解,在這樣的情況下,就導(dǎo)致了兩項工作的銜接不順暢,文書檔案管理工作的整體落實效果受到了影響。

    各部門的配合不到位

    文書檔案管理工作涉及到的內(nèi)容廣、部門多,因此需要單位各部門密切配合,才能保證工作的順利落實。但在實際操作過程中,有些部門缺乏配合意識,有些部門不愿意配合,在各部門配合不力的情況下,文書檔案管理人員收集資料的難度增加,很多機密的資料無法收集齊全,不完整的文書檔案資料,限制了文書檔案價值的發(fā)揮。同時在各部門配合不力的情況下,文書檔案管理人員的工作積極性會受到打擊,從而影響這一管理工作的開展。

    文書檔案管理人員綜合素質(zhì)較差

    文書檔案管理工作開展的質(zhì)量與檔案管理人員的綜合素質(zhì)有著密不可分的關(guān)系。對各單位的檔案管理人員綜合素質(zhì)進行評價發(fā)現(xiàn),大部分檔案管理人員并不是檔案管理專業(yè)人才,而是從其他崗位臨時抽調(diào)出來的,對文書檔案管理工作認識淺顯、知識體系不完備,極大程度地束縛了文書檔案管理工作的開展和創(chuàng)新。

    改進文書檔案管理工作的措施

    對文書工作和檔案工作銜接進行規(guī)范

    在文書檔案管理工作中,文書工作屬于基礎(chǔ)性工作,文書工作的主要職責(zé)是收集文書資料,做好文書資料的立卷歸檔工作。在此工作完成之后,檔案管理人員才能從事具體的管理工作。因此,在文書工作開展中,各單位應(yīng)給予這一工作更多的關(guān)注和支持,文書工作人員在實際工作中,應(yīng)對文書資料的紙張、文字格式等進行要求,在收發(fā)文件的時候,必須要做好登記工作,若是發(fā)現(xiàn)文件缺失,則應(yīng)及時查找。在對領(lǐng)導(dǎo)的講話、外出開會的記錄等賬外資料進行整理過程中,必須要及時收集處理,確保文件材料的完整。做好文書工作,可以為檔案工作做好鋪墊,兩者的有效銜接,對文書檔案管理工作效率的提升有著積極的作用。

    增強各部門的配合意識

    在文書檔案工作開展中,資料的收集是非常關(guān)鍵的,因此文書檔案管理人員應(yīng)多與各部門交流,多了解各部門的工作,及時掌握最新的資料。同時為了增強各部門的配合意識,單位應(yīng)對文書檔案管理工作的重要性進行宣傳,對各部門的配合職責(zé)進行明確,以此來促使各部門能夠配合文書檔案管理人員的工作。另外,在各部門開辦各項活動的時候,文書檔案管理人員應(yīng)積極參與其中,整理單位在活動中形成的反映細節(jié)的檔案資料,篩選研究、綜合分析、認真整合,發(fā)揮檔案信息功能,豐富檔案資源。

    對文書檔案管理人員進行培訓(xùn)

    文書檔案管理工作的執(zhí)行離不開相關(guān)的工作人員,因此在落實這一工作的過程中提升從業(yè)人員的綜合素質(zhì)尤為重要。單位應(yīng)聘請此方面的專家為工作人員講解最新的文書檔案管理技術(shù)、管理要點等,以此來增加文書檔案管理人員的知識儲備,提升其專業(yè)技能,促使工作人員能夠更好地完成工作。

    綜上所述,在文書檔案管理工作中,面對切實存在的問題,我們應(yīng)及時地進行分析、予以解決,應(yīng)跟隨時代的步伐創(chuàng)新文書檔案管理工作,確保文書檔案管理工作能夠與時俱進,為單位提供更加可靠的歷史資訊。

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