網(wǎng)絡(luò)時(shí)代公立醫(yī)院檔案管理改革探析

文/淄博市精神衛(wèi)生中心 田偉

一家公立醫(yī)院的成立、建設(shè)與發(fā)展全都記錄在檔案之中，這不但有利于醫(yī)院的發(fā)展，還能促進(jìn)醫(yī)院提高科研水平、加快醫(yī)學(xué)進(jìn)步。尤其是在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)高速發(fā)展，公立醫(yī)院檔案管理改革是必然趨勢(shì)，加上國(guó)家醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的縱深推進(jìn)，使得傳統(tǒng)檔案管理無(wú)法繼續(xù)適應(yīng)發(fā)展需要，如何在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代加強(qiáng)公立醫(yī)院檔案管理改革，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和檔案管理之間的完美結(jié)合，這對(duì)公立醫(yī)院的改革與發(fā)展而言是當(dāng)務(wù)之急。

一、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代公立醫(yī)院檔案管理改革的重要性

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的公立醫(yī)院檔案管理改革就是利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)方法與手段開(kāi)展檔案管理工作，顯著提升公立醫(yī)院檔案管理的效率與質(zhì)量，對(duì)公立醫(yī)院的發(fā)展有重要意義。一方面，加強(qiáng)檔案管理改革是公立醫(yī)院適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展新形勢(shì)的必然結(jié)果。進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代以后，信息化建設(shè)步伐越來(lái)越快，傳統(tǒng)的手工查找檔案資料的工作模式不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，且很難達(dá)到預(yù)期效果，引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以后就可建立電子查閱系統(tǒng)，人們只需輸入關(guān)鍵詞就可找到相關(guān)檔案資料，不僅效率高、時(shí)效性強(qiáng)，而且范圍廣，能更好地滿(mǎn)足網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展要求。另一方面，加強(qiáng)檔案管理改革是公立醫(yī)院在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代提高管理水平、有效利用檔案資源的重要途徑。隨著時(shí)間連續(xù)不斷的推移，公立醫(yī)院的檔案資料越來(lái)越多，需要占用更大的空間，特別是過(guò)去的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)方式要求建立獨(dú)立保管室，不僅難以查詢(xún)，且占用空間。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代改革檔案管理之后，就能大大提高工作效率，節(jié)約存儲(chǔ)空間，讓各種臨床疾病與病患的全程診斷、治療、效果以及人事、文書(shū)等詳細(xì)資料體現(xiàn)價(jià)值，更好地服務(wù)于公立醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)、管理、科研等活動(dòng)，推動(dòng)醫(yī)院不斷提升管理水平，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

二、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代加強(qiáng)公立醫(yī)院檔案管理改革的策略建議

（一）更新檔案管理理念。計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)以及辦公自動(dòng)化設(shè)備等的應(yīng)用與現(xiàn)代化的管理理念是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代公立醫(yī)院改革檔案管理的關(guān)鍵，隨著科技與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，公立醫(yī)院廣泛應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)展各項(xiàng)管理工作，對(duì)檔案信息的需求有增無(wú)減，且要準(zhǔn)確、系統(tǒng)、快速地提供。充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷完善公立醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，這是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代公立醫(yī)院檔案管理適應(yīng)醫(yī)療衛(wèi)生改革與加快發(fā)展的關(guān)鍵，所以公立醫(yī)院要注意及時(shí)更新檔案管理理念，選擇符合實(shí)際的檔案管理軟件，開(kāi)發(fā)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等將各個(gè)科室連接起來(lái)，形成整體，在各部門(mén)與各科室之間共享信息資源，提高檔案信息的實(shí)時(shí)性、準(zhǔn)確性、高效性。同時(shí)，公立醫(yī)院要加強(qiáng)檔案保管設(shè)施建設(shè)，專(zhuān)門(mén)設(shè)置檔案庫(kù)房，配齊必要保管設(shè)施，并利用計(jì)算機(jī)管理檔案，發(fā)揮對(duì)信息的收集、傳遞與利用等功能，通過(guò)配備整套掃描系統(tǒng)，徹底改變過(guò)去由人工錄入資料的落后做法，提高檔案工作的效率與準(zhǔn)確性。此外，公立醫(yī)院要注意收集各類(lèi)信息并加以整理，多借鑒社會(huì)其他領(lǐng)域的信息，豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)，促使檔案管理更規(guī)范化、更現(xiàn)代化，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的改革，提高公立醫(yī)院整體管理水平。

（二）強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是由軟件、硬件與基礎(chǔ)設(shè)施、存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)信息等共同構(gòu)成的系統(tǒng)，具備完整、經(jīng)濟(jì)、安全、可靠、高效等特征。而網(wǎng)絡(luò)安全就是保護(hù)公立醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的各個(gè)組成部分不被破壞，信息不被泄露或更改，確保系統(tǒng)正常有序運(yùn)行，連續(xù)提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，這是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代改革公立醫(yī)院檔案管理的關(guān)鍵。公立醫(yī)院具體可采取防火墻、攻擊檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密以及數(shù)據(jù)恢復(fù)等技術(shù)手段加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，保證檔案信息的安全性。公立醫(yī)院的檔案信息關(guān)乎患者的診療與康復(fù)順暢與否，關(guān)乎醫(yī)患雙方合法利益受到保護(hù)與否，醫(yī)療衛(wèi)生體制改革也要求公立醫(yī)院全面發(fā)揮醫(yī)療服務(wù)功能，采取有效措施保證內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)以及工作平臺(tái)上的數(shù)據(jù)信息的安全性，同時(shí)積極建立檔案管理子系統(tǒng)，以辦公自動(dòng)化為基礎(chǔ)擴(kuò)展系統(tǒng)，把電子檔案管理和電子公文運(yùn)轉(zhuǎn)貫通到一起，為完善公立醫(yī)院的公文生成與歸檔機(jī)制提供可靠技術(shù)保障。公立醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)基于辦公自動(dòng)化平臺(tái)提供的權(quán)限管理、人員管理、智能表單與工作平臺(tái)等基礎(chǔ)組件構(gòu)成，和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)協(xié)同運(yùn)行，降低開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)的成本，增強(qiáng)系統(tǒng)適用性，有效促進(jìn)公立醫(yī)院各類(lèi)公文被科學(xué)、規(guī)范、有效地歸檔，夯實(shí)公立醫(yī)院實(shí)現(xiàn)文檔一體化的基礎(chǔ)，在保證檔案信息安全的同時(shí)深化檔案管理改革。

（三）主動(dòng)提供檔案服務(wù)。檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性工作，公立醫(yī)院檔案人員服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)弱和服務(wù)水平的高低決定著檔案管理改革的程度大小，只有基于主動(dòng)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，才能將死材料變成活信息，把過(guò)去的被動(dòng)檔案管理轉(zhuǎn)變成主動(dòng)檔案服務(wù)。所以檔案人員必須熱愛(ài)檔案事業(yè)，正確樹(shù)立服務(wù)精神，在日常工作中主動(dòng)熱情地提供檔案服務(wù)，并注意拓展服務(wù)形式，摒棄傳統(tǒng)的等靠要工作模式，改變傳統(tǒng)看攤收攤、重藏輕用的管理方式，把封閉的、被動(dòng)的檔案管理改革成開(kāi)放的、主動(dòng)的檔案管理與服務(wù)，最大限度發(fā)揮檔案信息的功能與價(jià)值，將檔案管理改革與公立醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益結(jié)合在一起，在主動(dòng)服務(wù)與跟蹤服務(wù)上狠下功夫，提高檔案管理效益。隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革中公立醫(yī)院各項(xiàng)工作的持續(xù)改進(jìn)與發(fā)展，對(duì)檔案服務(wù)的要求越來(lái)越高，服務(wù)重點(diǎn)從以往的行政、政治等需要發(fā)展為醫(yī)院的科學(xué)研究、業(yè)務(wù)建設(shè)等需要，所以檔案人員不僅要精通專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，還應(yīng)掌握醫(yī)療衛(wèi)生知識(shí)、基建檔案、科研成果檔案、聲像檔案、設(shè)備檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等知識(shí)，按照不同需求主動(dòng)提供針對(duì)性的檔案服務(wù)，同時(shí)要具備做好本職工作的語(yǔ)言文字表達(dá)能力、信息處理能力，利用現(xiàn)代技術(shù)手段豐富檔案信息資源，以檔案內(nèi)容為基礎(chǔ)編寫(xiě)公立醫(yī)院的院史、大事記、干部任免、職稱(chēng)晉升、先進(jìn)個(gè)人以及先進(jìn)單位等匯編，主動(dòng)服務(wù)于公立醫(yī)院的醫(yī)療、科研與教學(xué)等工作。

（四）深入開(kāi)發(fā)利用檔案。長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，公立醫(yī)院的檔案人員更多的是重視案卷的數(shù)量與整理、保管，在開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源的工作中存在很大的盲目性與被動(dòng)性，嚴(yán)重阻礙檔案信息的二次加工與利用，影響公立醫(yī)院檔案管理的改革與發(fā)展。為適應(yīng)醫(yī)療衛(wèi)生體制改革需要，公立醫(yī)院檔案人員必須積極參與醫(yī)院的管理工作，融入醫(yī)院改革大潮，全面了解改革重難點(diǎn)，促進(jìn)檔案管理和公立醫(yī)院改革的同步規(guī)劃與發(fā)展，且網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案管理重心也需要從整理與保管快速轉(zhuǎn)向收集、開(kāi)發(fā)與利用，讓公立醫(yī)院從多個(gè)渠道獲得醫(yī)療改革信息服務(wù)。公立醫(yī)院檔案部門(mén)還要深化和各部門(mén)的聯(lián)系，了解其工作需要，探索檔案流向與信息服務(wù)的有效方法、途徑，研究網(wǎng)絡(luò)時(shí)代開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的規(guī)律，為利用者提供參考；圍繞公立醫(yī)院醫(yī)療改革的關(guān)鍵問(wèn)題與重點(diǎn)問(wèn)題，有針對(duì)性地編研檔案，方便使用者總結(jié)，為今后的改革提供有效借鑒；推動(dòng)檔案單一型館藏向綜合型館藏的發(fā)展，做好檔案、資料與信息的一體化服務(wù)，促使公立醫(yī)院的各種信息相互補(bǔ)充和滲透，形成完整的信息體系，為公立醫(yī)院的改革與發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理是組成公立醫(yī)院管理工作的重要部分之一，其質(zhì)量?jī)?yōu)劣是判斷公立醫(yī)院整體管理水平高低與實(shí)力強(qiáng)弱的重要指標(biāo)，公立醫(yī)院檔案部門(mén)只有順應(yīng)醫(yī)療衛(wèi)生改革需要，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代及時(shí)更新理念，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全，加強(qiáng)檔案管理改革，才能把過(guò)去的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變成主動(dòng)服務(wù)，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷提升檔案管理水平，深化對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，讓檔案在公立醫(yī)院的管理、運(yùn)行與提升業(yè)務(wù)能力、優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)等方面發(fā)揮更大的作用。