解析水利工程檔案管理水平有效性提升的實踐探索

文/泉州市石壁水庫管理處 張明蘭

由于水利工程中包含較多的信息，在進行檔案管理時會面臨很多復雜的問題，因此在水利工程的建設中，提升檔案管理水平是一個亟待解決的問題。雖然在實際工程建設中水利工程的檔案管理工作已被歸納到計劃之中，但是仍存在一系列的問題，所以需要加強對水利檔案管理工作的重視，使檔案管理工作規(guī)范化。

提高水利檔案管理工作人員的自身素質(zhì)以及水利檔案管理信息的安全防范水平，對檔案管理水平的有效提升發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

一、水利工程檔案管理在工程建設中的重要性

在水利工程的建設中，采用創(chuàng)新型的管理方案并對其不斷完善是提升檔案管理的主要核心，并根據(jù)水利工程的相關(guān)規(guī)律和特征，有序統(tǒng)一管理檔案可實現(xiàn)檔案價值的有效提高。在水利工程檔案管理中，規(guī)范化與標準化是其發(fā)展的基本目標，為了實現(xiàn)這一目標，需保持檔案管理與水利工程建設的一致性，通過對檔案等各種資料的整理，可以給相關(guān)工程的決議、施工以及后期的維護等提供一定的參考。話句話說，水利工程檔案在整個工程的建設與后期維護中貫穿始終，所以，為了提高工程建設的質(zhì)量，要保證檔案管理的準確性與完整性，并針對存在的一系列問題進行及時改進。

二、水利工程檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄。在我國相關(guān)水利工程的建設過程中，相關(guān)企業(yè)僅關(guān)注工程本身所需要的成本及質(zhì)量，而往往忽視水利工程檔案管理，檔案管理意識較薄弱。工程的相關(guān)單位為了擁有更高的經(jīng)濟效益，甚至忽視整個工程中的相關(guān)細節(jié)，更不會將其記錄存檔，這對水利工程的長遠發(fā)展勢必會帶來一定的負面影響。

（二）檔案管理體制與制度漏洞較多。實施與水利工程建設領(lǐng)域相關(guān)的法律、法規(guī)及制度等不僅可以約束水利工程的建設，與此同時也使得水利工程中各個環(huán)境的相關(guān)工作內(nèi)容及工作方式等有所改變，此外，水利工程檔案也會隨之發(fā)生變化。但是，就目前的水利工程檔案管理而言，并沒有與工程變革的體制與制度完全相適應，因而導致檔案管理體制與制度漏洞較多，使其約束力大大降低，造成水利工程檔案管理中問題百出。

（三）檔案管理人員能力較低。在實際生活中，人們普遍認為檔案管理并不是一項復雜的工作，不需要專業(yè)的人士去完成。然而在現(xiàn)實中，水利工程檔案管理會涉及很多領(lǐng)域，因此相關(guān)的檔案管理人員需要具備專業(yè)知識和能力才能確保工程的完整性。要想勝任水利工程檔案管理這一工作，管理人員必須具備較高的專業(yè)素養(yǎng)。在我國實際的水利工程檔案管理工作中，在篩選檔案管理人員時往往不會出現(xiàn)專業(yè)能力的選拔，即便會考核他們，考核的內(nèi)容也不能滿足實際工作的需求。除此之外，一般從事檔案管理工作的人員相比其他領(lǐng)域來說具有較低的收入，相關(guān)的從業(yè)人員缺乏相應的專業(yè)知識和技能，因此會在很大程度上降低檔案管理的質(zhì)量。

三、提升水利檔案管理水平的實踐探索

（一）重視水利工程檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化。在水利工程的建設過程中，檔案往往作為其真實記錄，所以確保檔案的完整性與真實性對水利工程的長遠發(fā)展起著尤為重要的作用。水利工程的建設和實施與檔案的管理直接掛鉤，提升水利檔案管理的水平是做好每一項水利工程的基本前提。隨著高科技的不斷進步，相關(guān)企業(yè)單位為了保證檔案管理的規(guī)范性，已將計算機技術(shù)納入該領(lǐng)域，逐漸實現(xiàn)了檔案管理的信息化，從而有效減少或避免了管理人員的失誤。除此之外，在管理檔案時利用計算機技術(shù)不僅可以極大縮短工作時間，還能提高管理人員的工作效率，電子文檔不同于紙質(zhì)文檔，不容易損壞丟失，避免給相關(guān)企業(yè)或單位帶來不必要的損失。

（二）提高水利檔案管理工作人員的自身素質(zhì)。由于水利檔案管理人員的薪資不高，不能吸引一些高水平的人士，因此從事該項工作的人員文化水平相對較低一些，再加上他們很少接觸高科技，更不用說使用計算機技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的信息化，在此情況下進行檔案管理工作降低了工作效率，提升他們的自身素質(zhì)有助于提升檔案管理的水平。他們往往采用筆錄的方法進行檔案的相關(guān)管理，然而在此過程中難免會出現(xiàn)很多誤差，這就給以后的工作造成很多麻煩。因此，相關(guān)管理人員應注意自身的整體素質(zhì)，多學習一些高科技，與時俱進，使自身的素質(zhì)及技能不斷提高。另外，相關(guān)企業(yè)或單位應增加對檔案管理人員的培訓，確保他們能順應時代變化的潮流，進而實現(xiàn)檔案管理的高效率及高水平。

（三）提高水利檔案管理信息的安全防范水平。提高水利檔案管理信息的安全防范水平對整個水利工程尤為重要：第一，為了避免丟失相關(guān)的檔案信息，要嚴格控制機房的進出人員，同時還要加強對檔案機房門窗的防盜管理。第二，應加強信息系統(tǒng)的維護，當相關(guān)用戶在操作錯誤的情況下，信息系統(tǒng)應予以提示或警告。第三，為了防止系統(tǒng)長時間運行出現(xiàn)溫度過高的現(xiàn)象或者突然斷電造成數(shù)據(jù)丟失，應配備空調(diào)及不間斷的電源在檔案機房中，同時為避免產(chǎn)生復印機靜電效應，機房中不應出現(xiàn)地毯。第四，為防止病毒入侵到計算機，導致丟失大量信息及數(shù)據(jù)，安裝防病毒卡是檔案機房計算機不可缺少的內(nèi)容，或是在計算機系統(tǒng)安裝專門的查殺病毒軟件對其進行定期檢測以及查殺病毒等。第五，針對檔案的數(shù)據(jù)盤或系統(tǒng)盤應貼上保護的標簽，定期備份重要的數(shù)據(jù)文件和系統(tǒng)文件，逐漸加強檔案管理人員的信息安全意識，為避免發(fā)生水利檔案的信息和數(shù)據(jù)丟失或遺漏的現(xiàn)象，相關(guān)部門需要對檔案管理人員進行定期技能培訓。

四、水利工程檔案管理前景展望

目前，水利工程檔案管理逐漸呈現(xiàn)出全方位、立體化的發(fā)展趨勢。在此，水利檔案管理的相關(guān)工作需以科學發(fā)展觀為指導，對水利檔案管理工作的新任務、新思路重新認識，并將新的具體措施制定出來。

與時俱進， 做好迎接新形勢下水利檔案管理的各種挑戰(zhàn)和任務的準備工作。水利工程檔案的載體形式隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進步也發(fā)生了明顯變化， 以計算機為基礎(chǔ)的數(shù)字化檔案向傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案發(fā)出了挑戰(zhàn)。根據(jù)國家相關(guān)部門的要求，各部門和單位應該逐漸實現(xiàn)水利工程檔案管理工作的信息化、數(shù)字化，逐漸形成完善的水利工程信息資源數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡管理系統(tǒng)。

整合資源，各相關(guān)單位和部門實現(xiàn)資源共享。隨著信息化進程的逐步推進， 水文地質(zhì)、建設施工、資源開發(fā)利用、抗旱防汛等不同單位和部門之間實現(xiàn)資源共享的欲望和要求越來越強，而逐漸淘汰了孤島式的信息資源。因此，相關(guān)部門和單位應該對資源加以整合，確保彼此之間分工明確，實現(xiàn)各種水利資源的優(yōu)化配置和信息數(shù)據(jù)的互補和共享。

五、結(jié)束語

歷史性、 沿續(xù)性和流域性是水利工程的顯著特征，因此提升水利工程檔案管理的水平對水利工程的長遠建設發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。加強水利工程檔案管理工作首先就要針對目前存在的一系列問題進行系統(tǒng)分析，并在此基礎(chǔ)上提出相應的改進策略，重視水利工程檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化，提高水利檔案管理工作人員的自身素質(zhì)及水利檔案管理信息的安全防范水平這些舉措都能對水利檔案管理工作發(fā)揮出重要的價值。