完善高校學籍檔案管理的思考

文/景德鎮(zhèn)陶瓷大學資產管理處 周海英；景德鎮(zhèn)陶瓷大學機電學院 嚴君美

一、高校學生檔案管理存在的主要問題

（一）由于畢業(yè)生的檔案意識不強，畢業(yè)后不知道檔案去向。一些大學生畢業(yè)以后沒有進入國有企事業(yè)單位，進入私企，所以沒有意識到檔案的重要性，不關心自己檔案離校之后的去處，等到其再次參加工作，通過國家公務員招聘考試時，要調檔進行政審時，才發(fā)現檔案不知所蹤，慌了手腳。

（二）班級管理過程中，學籍檔案管理缺乏完整性。一份完整的的大學生學籍檔案，主要由大學以前的材料和大學時期的材料構成。大學以前的材料包括：高中時期的學籍表、高考報名登記表、自愿填報表、體檢表，入團材料。大學時期的材料主要包括：大學生學籍表、在讀大學期間的成績表、高校畢業(yè)生登記表、學士學位；如果繼續(xù)深造讀碩士、讀博士的，還有報考碩士（博士生）登記表，報考博士的還有三位左右的專家推薦表，這個階段的學籍表、成績單、碩士（博士）畢業(yè)生登記表和申請碩士（博士）答辯申請表，獲得碩士、博士的證明材料。但是到了用人單位，進行檔案審核過程中發(fā)現，有一些檔案缺乏完整性，有的沒有學籍表，有的丟了成績單，有的沒有獲得學歷證明的材料。

（三）出現亂檔現象。所謂的亂檔現象，是指在班級管理大學生的檔案過程當中，出現管理混亂，混淆檔案的現象。比如把本屬于A同學的檔案，裝入到了B同學的檔案袋，由于人事檔案管理的保密性決定，個人沒有權利也沒有機會接觸到本人的檔案。所以大學時期很難發(fā)現這個問題。只有到了新的單位或者人才市場，這類錯誤才會被發(fā)現。如果人事檔案的主體A離開大學以后，進入私企工作，檔案回到原籍或者人才市場，這類錯誤就很難彌補。如果等到若干年以后，A因為工作需要檔案，或者出國留學等因素，需要自己大學時的成績單，就發(fā)現自己的成績不知去向。而補成績證明是需要經過一定的程序才能辦理，這就需要耗費大量的人力和財力才能彌補這個檔案管理不當帶來的損失。

（四）黨組織材料在轉遞過程中的丟檔現象。檔案在轉遞過程中，發(fā)現一些該入檔的材料，沒有及時裝入進去，尤其是反映黨組織關系的一些材料。如入黨時的政審材料，黨員材料的入黨申請書、自傳、入黨志愿書，黨員考核材料、入黨轉正申請書等等。其某一材料的缺失，導致黨員材料的不完整，該生的干部履歷表寫了是黨員的政治身份，檔案中卻缺少相應的黨員材料，有造假嫌疑。

（五）投遞檔案時地址不詳導致檔案滯留其他部門。某博士畢業(yè)時，其就業(yè)單位剛好也是一個高校。在其就職調檔時，其投遞地址注明是“某某大學”，說明是該生的博士檔案材料，由于其投遞地址沒有具體寫到是就職高校的“某某大學人事處”，后來機要機關在轉遞該生的檔案，見其是博士材料，就把檔案投遞到了該校的研究生院。后來該博士費了很多周折，從原來學校追蹤，發(fā)現其檔案在幾個月前就到了對方就職的高校，只是因為投遞地址不詳細的原因，把應該投遞到人事處的檔案投遞到了該校的研究生處。

二、解決之道

（一）增強高校生檔案意識。高校應該利用國際檔案日、大學生文化月等活動，提高大學生的檔案意識。了解檔案對于個人職業(yè)發(fā)展的重要性。高校學生畢業(yè)以后，沒有立即就業(yè)，或者就業(yè)以后進入了私企，沒有進入國家事業(yè)行政單位的，最好把檔案轉入到原籍的教育局或者原籍的勞動力人才市場。這樣才能保證檔案管理的安全性。

（二）大學檔案管理應建立班級檔案員管理制度。為了保證在校高校生檔案管理的完整性，應指派班級檔案管理員。由于個人檔案有保密性，所以最好是由班上的團支書、班長共同擔任。如果團支書、班長負責本班學生檔案管理的工作，那么其本人的檔案則由班主任親自管理。這樣有助于減少班主任工作的繁重而導致檔案管理缺少完整性的問題。

（三）在檔案管理過程中保證人檔一致。高校學生檔案的管理，一定要保證人檔一致。避免張冠李戴的現象。尤其是在班級或者專業(yè)中有同名同姓現象的，在入學時要給檔案編號。最好是檔案號和學籍號一致，這樣可以規(guī)避人檔分離或者人檔不一致的現象。

（四）轉遞過程中保證黨組織材料的完整。黨員材料的整理，是一個復雜的工序，和高校的組織部門有密切的關系。而在實際管理過程中發(fā)現，高校的組織部門人員相對少，工作量大。所以組織部門在高校學生離校之前轉遞之前，一定要克服工作中的重重困難，保證工作認真仔細。保證黨員檔案材料的完整，避免學生離校以后在干部提拔過程中產生檔案材料作假的嫌疑。

（五）檔案投遞時注明詳細的地址。在檔案投遞過程中，一定要保證地址的翔實。有獨立人事檔案管理部門的單位，一定要寫清楚是該單位的人事管理部門或者人事檔案管理部門的詳細的地址。沒有獨立人事檔案管理部門的，投遞到人才市場或者當地教育局。具體到省、市、區(qū)（縣）、街道和門牌號。最好要寫清楚具體的接收人的姓名，備注電話。這樣才能保證檔案不丟失。人事檔案管理無小事，是一個繁雜冗長的過程，在檔案管理的各個環(huán)節(jié)中，強調管理是為了保護個人隱私權?！霸诟訌娬{個體尊嚴的今天，隱私權已經從比較單純的一種人們個人的私事層面，發(fā)展為包括個人信息所有、使用、保護和救濟在內的完整的基本權利?！边@就需要很多管理人員具備足夠的耐心和細心，才能把檔案管理好。