房地產(chǎn)企業(yè)工程合同檔案管理的強(qiáng)化方式分析

文/山東省濱州市鄒平縣集祥房地產(chǎn)開發(fā)有限公司 董艷萍

對(duì)于我國房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展來講，加強(qiáng)工程合同檔案管理十分重要，其是提高房地產(chǎn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的有利要素，還是加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)市場競爭力的關(guān)鍵點(diǎn)。基于此，房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門需給予工作合同檔案管理高度重視，促使其存在的價(jià)值與效用在房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展中充分地發(fā)揮出來，為推動(dòng)房地產(chǎn)企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供有利條件。

一、房地產(chǎn)企業(yè)工程合同檔案管理現(xiàn)狀

（一）工程合同法律體系不健全。當(dāng)前我國房地產(chǎn)企業(yè)工程合同法律體系還不健全，一些法律條例欠缺較強(qiáng)的嚴(yán)謹(jǐn)性，有很多紕漏，導(dǎo)致部分房地產(chǎn)企業(yè)出現(xiàn)有法不依、執(zhí)法不嚴(yán)的現(xiàn)象，進(jìn)而影響工程合同檔案管理效率。

（二）業(yè)主行為缺失。當(dāng)前房地產(chǎn)行業(yè)競爭十分劇烈，業(yè)主時(shí)常會(huì)提一些相對(duì)較苛刻的問題，而企業(yè)為了生存發(fā)展不得不接受。有的企業(yè)希望展開嚴(yán)格的合同管理工作，但在具體工作中時(shí)常因業(yè)主行為缺失而無法落實(shí)。

（三）合同檔案管理意識(shí)淡薄。不依據(jù)合同辦事， 出現(xiàn)問題也不找合同，而是找領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商，盡管是正當(dāng)?shù)乃髻r也切勿理所當(dāng)然。沒有設(shè)立專門的合同管理部門。諸多房地產(chǎn)企業(yè)都未構(gòu)建合同管理組織，欠缺行之有效的合同管理制度與實(shí)際操作流程，無法對(duì)工程合同進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。

二、房地產(chǎn)企業(yè)工程合同檔案管理的強(qiáng)化方式

（一）布設(shè)合同管理組織。想要加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)工程合同檔案管理，首先需要布設(shè)合同管理組織，創(chuàng)建房地產(chǎn)企業(yè)工程合同檔案管理部門。配合房地產(chǎn)企業(yè)工程合同檔案管理工作人員，把工程合同管理的工作納入房地產(chǎn)企業(yè)行政管理部門的管理內(nèi)容中。此外，簽訂工程合同的當(dāng)事人內(nèi)部也需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)工程合同管理部門，還需要為其配備一個(gè)工程合同管理工作人員，創(chuàng)建工程合同臺(tái)賬和統(tǒng)計(jì)以及檢查報(bào)告制度，從而確保工程合同管理的質(zhì)量。

（二）確定合同管理流程。在房地產(chǎn)企工中，針對(duì)一些經(jīng)常性的工作，例如圖紙批準(zhǔn)的程序和工程變更程序以及分包商的賬單查詢程序等等，都需要進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，在進(jìn)行相關(guān)程序的時(shí)候可以有章可循。這樣可以有助于工程合同檔案管理工作人員的工作，為工程合同檔案管理工作人員減少了一些不必要的麻煩。

（三）構(gòu)建合同管理機(jī)制。第一，實(shí)施合同交底制度。在簽訂工程合同以后，合同管理工作人員需要對(duì)各個(gè)級(jí)別的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和各個(gè)工作小組負(fù)責(zé)人進(jìn)行合同交底，把大家組織在一起對(duì)合同進(jìn)行學(xué)習(xí)，對(duì)工程合同中主要的內(nèi)容進(jìn)行解釋說明，使各個(gè)負(fù)責(zé)人可以熟悉工程合同中的主要內(nèi)容和規(guī)定以及管理程序，深入了解承包人員的合同責(zé)任與工程的范圍。第二，實(shí)施責(zé)任分解制度。房地產(chǎn)企業(yè)工程合同檔案管理工作人員需要把簽訂的工程合同中的責(zé)任分解到每個(gè)工作小組和分包商的身上，使其可以明確自己的工作范圍和責(zé)任，在其對(duì)工程合同中的責(zé)任有了深入的了解以后，再把相應(yīng)的責(zé)任分解到每個(gè)人的身上，使每個(gè)人都可以盡職盡責(zé)，一起實(shí)施工程合同。第三，實(shí)施每日工作報(bào)送制度。想要有效地對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)工程合同檔案進(jìn)行管理，需要在合同管理機(jī)制中實(shí)施每日工作報(bào)送制度，需要工程項(xiàng)目中的各個(gè)部門把本部門的實(shí)際工作情況和未來一周的工作計(jì)劃，報(bào)送給工程合同檔案管理部門，使工程合同檔案管理部門可以及時(shí)掌握工程信息，并且可以及時(shí)對(duì)已經(jīng)發(fā)生和即將要發(fā)生的問題進(jìn)行解決。

（四）制定合同示范文本制。房地產(chǎn)企業(yè)想要有效地強(qiáng)化工程合同檔案管理，可以實(shí)施合同示范文本的制度。通過合同示范文本制度，可以使簽訂工程合同的當(dāng)事人加深對(duì)法律和法規(guī)的理解，使工程合同符合法律法規(guī)，防止出現(xiàn)缺款少項(xiàng)和顯失公平條款的出現(xiàn)，并且也可以幫助當(dāng)事人熟悉工程合同的運(yùn)行。此外實(shí)施合同示范文本制度，有助于房地產(chǎn)企業(yè)的行政管理部門對(duì)工程合同進(jìn)行監(jiān)督，還有助于在發(fā)生糾紛的時(shí)候，有效維護(hù)當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)利益。在簽訂工程合同的時(shí)候使用標(biāo)準(zhǔn)化的合同，有助于完善工程合同檔案管理制度，利于工作人員進(jìn)行檔案管理。

（五）提高合同管理人員綜合素養(yǎng)。隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)工程領(lǐng)域的工作人員需要加強(qiáng)合同觀念與意識(shí)。因此房地產(chǎn)企業(yè)需要對(duì)工程部門的工作人員進(jìn)行相關(guān)法律知識(shí)的普及和培訓(xùn)。此外，還需要對(duì)工程合同檔案管理工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提升其管理水平和專業(yè)素養(yǎng)。目前，我國的技術(shù)人員較多，但是在合同管理方面的人才較少，因此房地產(chǎn)管理層可以從技術(shù)人員中挑選出一些有潛力的年輕人，把其送到高校進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使其可以成為優(yōu)秀的合同管理工作人員，并且努力地開展工程合同管理工作。

三、結(jié)束語

綜上所述，如今，我國房地產(chǎn)企業(yè)工程合同檔案管理工作依然存在些許問題，如合同法律環(huán)境不好、業(yè)主行為不規(guī)范、合同管理意識(shí)淡薄，為了保證我國房地產(chǎn)企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，優(yōu)化上述幾點(diǎn)問題勢在必行，只有將所存的問題切實(shí)地解決掉，才能確保工程合同檔案存在的效用在房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展中充分地發(fā)揮出來。